Este documento garantizará la continuidad de tu empresa familiar

En protocolo familiar es un conjunto de principios y reglas escritas, derivadas del diálogo y el consenso, que regulan la relación entre la familia y el negocio a fin de que no interfiera la una en el otro.

Two businessmen discussing in factory
Westend61Getty Images
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Qué es

“Un conjunto de principios y reglas escritas, derivadas del diálogo y consenso, que regulan la relación entre la familia y el negocio, y que son vividas por una familia empresaria”. Esta es la definición que ofrece en su libro El protocolo familiar ¿Si o no? Rafael Rodríguez Díaz. Desde que apareciese el concepto a comienzos de la década de los 90, este documento se ha convertido en una útil herramienta para mejorar la gestión y garantiza la continuidad de los negocios familiares.

El documento nace de las relaciones familiares y ha de ser consensuado tras una reflexión y diálogo a fondo de todos los integrantes de la organización, repasando todos aquellos aspectos capitales que pueden afectar tanto a la familia como a la empresa en el presente y a futuro.


Por su parte, Borja García de Roda, socio de la asesoría legal y consultoría de empresas RSM, afirma que, al igual que sucede con el pacto de socios, un protocolo familiar ha de ser como un traje a medida de cada empresa en el que pueden regularse cualquier punto considerado de interés.

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Cuándo redactarlo

Aunque puede redactarse desde el principio, el protocolo familiar es más propio de empresas familiares con determinada entidad. Nos referimos ya al momento en el que empiezan a incorporarse al negocio las nuevas generaciones con sus respectivas familias.

Dependerá también de la voluntad de los firmantes el grado de compromiso que quiera otorgarse a dicho documento. Así, pueden decantarse por la redacción de un protocolo interno a modo de pacto entre caballeros, con mera fuerza moral, o se le puede dotar de fuerza legal. No obstante, según Borja García de Roda, una vez que figuran las firmas de los interesados en el documento, su cumplimiento es obligado, aunque su redacción sea privada. Lo recomendable, aunque no obligatorio, es elevarlo a público ante un notario o autoridad legal y trasladar a los estatutos los cambios pertinentes.

En cuanto a su aprobación, ya se ha dicho que sin un elevado nivel de consenso, el protocolo familiar carece de sentido. Según Rodríguez Díaz, en las pequeñas empresas familiares se tiende a la unanimidad y cuando son más grandes, a partir de 10 o 12 miembros, se inclinan a los acuerdos por mayoría del 70-90%.

Fases

Según Rodríguez Díaz, la elaboración del protocolo consta de distintas fases:


-Diagnóstico: En esta suele se un profesional quien analiza de manera objetiva a la familia mediante entrevistas individuales o grupales. Al margen, se examinan otros documentos y los aspectos empresariales, desde las cuentas de resultados hasta las funciones que desempeña cada uno dentro de la organización. Con las conclusiones extraídas de la investigación se emite un diagnóstico.
-Desarrollo del protocolo: Es el momento de empezar con el debate interno dentro de la familia, debates que, según Rodríguez Díaz, pueden prolongarse por un tiempo de entre 40-60 horas con encuentros espaciados en un periodo que puede ir de los seis meses al año y medio. Aquí intervienen sólo las partes interesadas hasta alcanzar el consenso en los puntos que recogerá el protocolo.
-Implementación: Pactados de común acuerdo todos los puntos y ya firmados, se procede a la implementación y al traslado de las modificaciones que correspondan a los estatutos de la sociedad, realizar los cambios legales necesarios o reorganizar la estructura empresarial si es lo que se ha acordado.
-Incorporarlo a la vida de la familia y la empresa. El protocolo no consiste en un documento estático que se firma una vez y se guarda en el cajón. Hay que revisarlo periódicamente y proceder a las actualizaciones que precise. “Cuando se presente una situación delicada recogida en él se debe seguir lo propuesto o, en consenso familiar, modificarlo”. dice Rafael Rodríguez.

Los contenidos

Aunque ya se ha dicho que se trata de un documento único propio de cada organización, hay aspectos comunes que se hacen extensibles a cualquier protocolo. Según la Escuela de Negocios EAE Business School, los contenidos mínimos que deberían describirse están relacionados con:


-Cómo van a ser las relaciones económicas y profesionales de los socios o miembros de la familia.
-De qué manera se va a producir la entrada o salida de nuevos socios
-Cómo se gestiona y organiza la operativa del día a día en el negocio, es decir, quién asume cada rol y qué salario va a percibir por desempeñarlo.
-Cuáles serán los órganos de gobierno, quién participa en ellos y de qué manera. Los órganos que suelen existir en las empresas familiares son: La Asamblea de Familia, el Consejo Familiar y los Comités de Seguimiento, clasificados en ámbitos de actuación. Rodríguez Díaz aclara en su libro que mientras que la Asamblea Familiar la integran toda la familia, incluyendo a los cónyuges y parejas de hecho consolidadas y a los hijos e hijas de 16 años en adelante, el Consejo de Familia existe para aunar voluntades, de manera que uno de sus cometidos más importantes es elaborar el protocolo familiar.
-Qué mayoría necesaria es exigible en cada uno de estos órganos para la adopción de acuerdos
-Cómo se va a designar al sucesor y qué criterios debe cumplir en cuanto a formación, experiencia y capacidades
-Qué sanciones se adoptarán si no se cumplen las normas establecidas y acordadas entre todos.

Otras reglas

Junto a las ya referidas en el apartado anterior,el protocolo familiar admite todas las reglas que se estimen convenientes y en cualquiera de los ámbitos de la empresa. Así, tanto pueden dictarse normas de conducta referentes a la ética, confidencialidad o trato con terceros, como normas que regulen el trabajo de los familiares o los principios financieros.

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