Manual de primeros auxilios si tienes sobrecarga de trabajo

Como el dinero, el tiempo es un fondo disponible: se puede dilapidar de manera estéril, disfrutar equilibradamente, emplearlo con fines productivos o invertirlo asumiendo riesgos. 
Se puede ganar, ahorrar y perder. Incluso, robar.

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Desconecta

DESCONECTA

Establece nítidamente y con criterios inflexibles un tiempo para trabajar y un tiempo para vivir. Hay que saber dotar a este último de estímulos suficientes para que nos permita desconectar de la jornada laboral.

- Por escrito. Felipe II exigía que se le facilitara todo por escrito. Es un método que da inmejorables resultados. Así se gana en rigor, exactitud y extensión; se evitan las divagaciones y permite afrontar su estudio cuando se considere el momento más idóneo.

- Afronta los asuntos. Ante los temas pendientes, siempre es mejor tomar la iniciativa desde el primer momento. Una buena idea es despedazarlos. Incluso en partes pequeñas. Psicológicamente reconforta y facilita las cosas. De esta manera se los tiene dominados, mientras que si éstos acaban por dominarnos, se produce una situación espesa que contamina todo nuestro comportamiento en lo profesional y personal.

 

LOS PEQUEÑOS DETALLES.

Es muy importante preocuparse en que las condiciones de trabajo sean agradables, cuidando hasta los detalles más pequeños para conseguir un medio que resulte confortable. En Estados durante la década de los cincuenta se llegó a experimentar incluso con el color de las paredes. Se comprobó que éste era un factor que incidía en la productividad de las cadenas de montaje de manera decisiva.

Cada cosa a su tiempo. La acumulación de obligaciones acaba desembocando en la dispersión y en la impotencia, con lo que se produce un efecto perverso. El exceso de horas de actividad degenera en entorpecimiento y resultados deficientes. Es aconsejable trabajar de manera relajada para obtener máximos rendimientos. Tomarse un respiro, abrir tiempos muertos. Estos lapsus de relajación se han calculado, como promedio, en cuatro minutos por cada hora de trabajo concentrado.

 

ORGANIZACIÓN CLASIFICADA

Sin lugar a dudas la acumulación de papel es un gran engorro. Con el fin de acometer esta ingrata tarea de una forma efectiva es aconsejable dividir en varias partes los asuntos pendientes de resolver. Esta 
división puede establecerse también siguiendo un criterio de prioridades:

Una carpeta para los temas más urgentes e importantes; otra para los que no debemos descuidar; otra para aquellos pendientes de afrontar; y una 
última para los asuntos que están sin resolver y se han ido postergando.

Esta última carpeta conviene que tenga una capacidad cuanto menos voluminosa mejor. Incluso, podemos ilustrarla exteriormente con un emblema sugerente.

 

CONFLICTOS: INCIDENCIAS, URGENCIAS Y CRISIS

Cualquier tarea se desarrolla sobre la base de un conjunto de acciones de carácter aparentemente menor pero de gran importancia en la consecución de los objetivos. Estas pequeñas acciones son de un gran peso específico en la tarea principal. Por ejemplo , una llamada trivial de un colaborador o una consulta provocan interrupciones que ponen en peligro nuestra actividad.

Pero entre las interrupciones, también existen diversas categorías:

Las incidencias: suelen estar más o menos relacionadas con los objetivos de la tarea, y se caracterizan porque no hemos podido preverlas, no constan en los planes ni están reflejadas en nuestra agenda.

- Las urgencias: Surgen de forma imprevista, generalmente provocando agitación y alarma. Interrumpen las tareas creando cierto ambiente de precipitación y premura (“el director ha pedido un informe sobre las ventas de este segmento para esta tarde...”)

Debemos distinguir también entre lo importante (que tiene que ver con los intereses y objetivos del grupo de trabajo) y lo urgente (que tiene que ver con una interpretación temporal o falta de tiempo).

...y las temidas crisis: es el grado máximo que puede alcanzar una urgencia (no hay plazo de ejecución suficiente ni forma de modificar los programas para lograrlo...). El asunto afecta a los objetivos y carece de alternativas posibles. Por eso las crisis se resolverán con sobreesfuerzos, con incrementos de trabajo, etcétera.

 

VISITAS NO ANUNCIADAS

Llaman a la puerta del despacho en el momento en que estamos terminando un informe. Esta situación incómoda puede producirse cuando un colaborador o una persona de fuera espera que le recibamos. Son las visitas no anunciadas. El problema es que con ellas podemos perder un tiempo muy valioso.

Por ello ten en cuenta las siguientes normas, para gestionar las visitas externas.


- Deja que tu secretaria organice la agenda. En función de las prioridades y de los motivos de la reunión.

- Establece unas horas fijas de consulta. Y limita el tiempo de la visita.

- Durante la visita no permitas que se produzcan interrupciones.


- Si la visita es inesperada, sé escueto en el diálogo para minimizar la perturbación.


- Si es necesario, delega la visita a otro colega.

Asimismo para que puedas manejar las visitas de manera que te ahorre tiempo. Es
 esencial:


- Recibe las visitas externas sólo en horas de consulta establecidas.


- Atiende las visitas internas que tengan cita previa.

- Comprueba que el motivo de la visita coincide con tus objetivos.


- No recibas a nadie en horas ‘tabú’, salvo excepciones .


- Establece un tiempo límite para cada entrevista (por ejemplo, quince minutos) si es necesario amplíalo cinco minutos más.

 

[SEGURO QUE TE INTERESA... La organización del tiempo del emprendedor]

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