Reuniones, debates, despidos... Cómo hacer discursos para cada situación

El clásico discurso impersonal ya no sirve. Además de estructurar bien el guión, hay que adaptar su contenido a la audiencia.

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1) CONFERENCIAS


Qué debes hacer

Conoce a la audiencia. Infórmate sobre el público que va a asistir. Luego, adapta tu discurso a sus conocimientos, edades, experiencias, etc.

Sírvete de otras ponencias. Si no es la primera vez que hablas de ese tema, pueden servirte intervenciones anteriores. En cualquier caso, actualízalas con los últimos datos disponibles.

Controla el tiempo que tienes. Incluye algunos párrafos que, a pesar de su interés, no sean cruciales. De este modo, si ves que se te echa el tiempo encima, podrás prescindir de estas partes menos importantes de tu guión.

Imprime tu sello personal. Se supone que eres un especialista del tema que vas a tratar, por tanto conviene que des tu punto de vista.

Céntrate en el tema. Más vale profundizar en éste, en vez de dar pinceladas sueltas sobre varios asuntos. Usa, además, un tono dinámico.

Sé cortés. Agradece su presencia a la audiencia y a la organización su deferencia por invitarte. El invitado agradecido recibe su recompensa.


Errores a evitar

Oratoria apasionada. La expresión de los sentimientos rara vez da resultado en público. Si tienes necesidad de desahogarte, procura hacerlo en privado.

Improvisar. Revelará la falta de motivación con que te has preparado y esto molestará a la audiencia.

Aprender de memoria. Es bueno que estudies el guión para que el día del discurso puedas hablar con soltura, pero si lo aprendes de memoria corres el riesgo de quedarte en blanco y no saber cómo seguir.

Limitarse a leer. Esto resulta monótono. Si lo has practicado con antelación, podrás ojear el escrito de manera intermitente para no perder el hilo.

Emplear jergas. Evita el lenguaje técnico. Expón tus ideas de forma sencilla, explícita y clara.

 

(2) DEBATES


Qué debes hacer

Expón tu opinión con firmeza. Tu conocimiento y postura personal ante el tema a debatir deben ser profundos, firmes y sinceros. Muestra una actitud tolerante y un enfoque profesional. No permitas que tu actitud degenere en debilidad.

Busca datos. Elabora argumentos y recopila datos para rebatir las posibles objeciones y propuestas que, con toda seguridad, saldrán a relucir. Eso sí, no te excedas con los números. Siempre surte más efecto una exposición comprensible que una interminable enumeración de cifras; y, además, te las podrían rebatir.

Ve al grano. Cuando expongas tu postura, sé directo. En los debates, la palabra pasa de uno a otro con rapidez. Si no concretas, no dirás nada.

Emplea un estilo directo. El lenguaje directo es mejor que el indirecto; la voz activa más adecuada que la pasiva y la franqueza es mucho más eficaz que la insinuación.

Buenas maneras. Finalizado el debate, despídete con cordialidad de los participantes.


Errores a evitar

Caer en provocaciones. Los debates suelen subir de tono a medida que avanzan. Sin embargo, piensa que asistes para exponer y defender tus ideas hasta un 
límite , marcado por las normas de la correcta comunicación, la honestidad y la buena educación.

Interrumpir. Trata de no cortar las exposiciones de los demás participantes, y mucho menos al moderador. Ya te llegará el turno de dar tu opinión.


Abusar de los tópicos. Debes evitar las frases hechas. Son triviales y a fuerza de repetirlas resultan gastadas, carentes de valor.

Irse antes de que finalice. Si crees que el debate ha llegado a un límite en el que es imposible hablar, es preferible que permanezcas callado en vez de irte.

 

(3) CURSILLOS


Qué debes hacer

Planifica los contenidos. Los cursillos suelen durar dos o tres días, cada uno con varias sesiones de dos horas como máximo. Trata los temas de menos a más y nunca dejes uno a la mitad para continuarlo en la siguiente sesión.

Habla con calma. Emplea un ritmo pausado, pero sin llegar a hacerlo monótono. Los oyentes deben entender y aprender lo que explicas.

Realiza prácticas. Procura que los alumnos realicen ejercicios sobre los temas más importantes. Conviene hacerlos en el momento y a continuación discutirlos entre todos.

Facilita la comprensión. Utiliza todos los recursos (diapositivas, transparencias, vídeos...) para que se entienda bien tu exposición.

Acepta preguntas en el acto. Si alguien tiene dudas, permite que las planteen en el momento. Esto puede aclarar las ideas a más de uno.


Errores a evitar

Dictar. Perderás el hilo y probablemente no llegarás a hablar de todo lo que tenías previsto.


Abusar de los números. No presupongas que los demás están tan familiarizados como tú con las cuentas. No hables a los otros como si fueran ignorantes, pero tampoco les atribuyas unos conocimientos inmerecidos. Trata de hallar un término medio.

Responder bruscamente. Si te hacen una pregunta que consideras poco inteligente o que denota falta de atención, responde con normalidad. Además, piensa que si un 30% del público no comprende lo que dices, es porque no expones con claridad el tema.


(4) REUNIONES


Qué debes hacer

Estudia el orden del día. Éste recoge todos los temas que se tratarán en la sesión. Se suele conocer con suficiente antelación para dar tiempo a reflexionar, estudiar y preparar los temas.

Tono informal. Habla de manera distendida, pero con el debido respeto personal y jerárquico.

Mejor, sentado. Las intervenciones deben hacerse sentado. Si precisas resaltar una idea especial, ponte de pie y habla. Pero no te muevas del sitio.

Comparte ideas. Si existe alguna idea que consideres crucial para los demás, ponla por escrito y repártela cuando vayas a intervenir, nunca antes.

Habla para todos. Al rebatir una idea, habla directamente a la persona que la ha planteado mirándola directamente, pero dirige también la vista hacia los demás. De esta forma, conseguirás que el resto de participantes se decanten inconscientemente por tus argumentos.


Errores a evitar

Falta documentación. El “me falta un documento, voy a buscarlo” denota falta de profesionalidad.

No escuchar a los demás. Poco a poco la reunión se convierte en debate. Escucha a los demás sin interrumpirles, pide la palabra cuando quieras intervenir, sobre todo si eres “novato” entre los participantes.

Críticas destructivas. Cuando critiques, no personalices, alude al departamento correspondiente. Jamás hables mal de una persona ausente. Si se critica algo de tu área o de ti, escucha. Si no tienen razón, aporta datos que desmientan los comentarios. Si la tienen, admite el error y comprométete a solucionarlo.

 

(5) MOTIVAR O ANIMAR


Qué debes hacer

Felicita por los logros. Expresa tu consideración por lo que la audiencia ha conseguido o aportado.

Sé concreto. No dejes que la audiencia se pregunte: “pero ¿qué es lo que quiere?”. Trata de dejar muy claros los objetivos que persigues.

Trabajo activo. Motiva a tus oyentes para que comiencen a actuar inmediatamente.

Muestra entusiasmo. Habla con dinamismo y autoridad. Expresa confianza en los éxitos futuros. Mantén un tono optimista e informal.

Incentiva con premios. Si propones incentivos o premios, generarás mayor entusiasmo.

Refuerza con los resultados de otros. Anima a la audiencia a emular los logros de aquellos compañeros que ya han obtenido buenos resultados.


Errores a evitar

No involucrarse. No te desentiendas del trabajo. Utiliza el enfoque de “estamos juntos en esto”.

Vivir en el pasado. No reniegues de acciones pasadas, ni vivas de éxitos de otros años. Expresa confianza en el futuro y sé optimista en tu tono.

Dejar cabos sueltos. Explica quiénes son las personas encargadas de llevar a término los objetivos marcados. Además, debes nombrar a un responsable de grupo. Esta persona marcará las pautas de actuación y será el intermediario entre el grupo de trabajo y tú.

 

(6) COMUNICAR MALAS NOTICIAS


Qué debes hacer

Reconoce la situación. No basta con establecer los hechos y decir simplemente: “no deberíamos preocuparnos más por este problema. Está zanjado”. Es imprescindible que aportes detalles de cómo has llegado a esta conclusión.

Explica los medios para salir de ella. Haz una declaración breve y franca respecto a las acciones que se emprenderán para manejar la crisis.

Muestra tu solidaridad. Expresa preocupación por los empleados, accionistas y el público en general que pueda verse afectado por la crisis.

Continúa informando. Asegura a la audiencia que seguirás dándole más detalles y que le informarás de las actuaciones según vayan surgiendo.

Construye un mensaje directo y claro. Intenta dar mensajes en la línea de los titulares de prensa. Se trata de que tu declaración sea sucinta y clara y pueda transmitir tu mensaje con una frase, eso sí, bien pensada.

Emplea un tono sincero. Utiliza un estilo enérgico, conciso, positivo y sincero.


Errores a evitar

Utilizar un tono molesto o impaciente. Evítalo, recuerda que para mucha gente un “sin comentarios”, u otra frase evasiva, implica culpabilidad.

Buscar “cabezas de turco”. Los responsables deberán explicar qué les hizo actuar de esa manera, pero todo lleva su tiempo. No señales culpables hasta que no tengas muy claro quiénes son.

No dar señales de vida. Desaparecer hasta que “pase la tormenta” no es buena idea. Dará pie a que la prensa, e incluso los propios empleados, hagan divagaciones sobre el tema.

Ocultar datos. Proporciona toda la información en un lenguaje claramente comprensible para la audiencia. Al final, todo se sabe.

 

(7) PRESENTAR NUEVOS PRODUCTOS

Qué debes hacer

Muestra todas sus facetas. Denomina y describe el producto o servicio en términos generales. Después haz una descripción más detallada del mismo, preferiblemente con la ayuda de diagramas, diapositivas o vídeos. Habla de cómo se ha conseguido, de sus características técnicas y de diseño, así como de los beneficios que aporta.

Distínguelo de los demás. Explica las ventajas que aporta y en qué mejora a los productos o servicios parecidos que hay en el mercado.

Deja que lo prueben. Permite a los asistentes que investiguen y prueben el nuevo producto.

Cuenta alguna curiosidad. En estos actos es agradable escuchar cómo se eligió el nombre o el color del producto. Son detalles que luego se contarán en todas las “comidillas” y, por tanto, darán publicidad al producto o servicio.

Algo de generosidad. Si el nuevo producto o servicio no es muy caro, regálalo a las personas que hayan asistido a la presentación. Si su precio es elevado, puedes hacer un sorteo.


Errores a evitar

Criticar a la competencia. Una cosa es hablar de las bondades de tu producto o servicio, y otra basar tu exposición en criticar aquello que ofrece la competencia. Si tu producto o servicio es realmente bueno, ya se dará cuenta el público de ello.

No saber responder preguntas. La audiencia suele ser muy curiosa, por tanto, si no conoces hasta el último detalle del nuevo producto o servicio, pide a algún técnico o representante de ventas que te acompañe el día de la presentación.

Excederse en el despliegue. No hace falta que lleves a invitados estrella o gastes en costosos decorados y juegos de luces. Busca un auditorio con buena acústica, cómodo y accesible para el público.


(8) DAR BUENAS NOTICIAS

Qué debes hacer

Habla con modestia. Deja que los hechos hablen por sí mismos. Sé moderado respecto a los éxitos y sus causas, sin embellecimiento ni retóricas.

No te alargues. Aunque estés dando buenas noticias, no tienes por qué hablar durante horas. Sé concreto, aporta los datos más relevantes al respecto y entrega dossiers que amplíen de manera suficiente la información. De este modo los asistentes podrán comprobar por sí mismos la buena marcha del negocio.

Deja que valoren el éxito. Si hablas para los empleados, crea en ellos el deseo de repetir el logro. Si es una audiencia general, haz que valoren el éxito explicando su historia y mencionando el esfuerzo y el tiempo dedicado a ese trabajo.


Errores a evitar

Dar lecciones. Evita decir a tus competidores: “¡Lo veis!”. En vez de eso, muestra tolerancia y buena voluntad. Quizás la buena noticia la den ellos.

Autoadularse. Aunque las decisiones importantes las tomes tú, ten en cuenta que trabajas en equipo. Por tanto, comparte el éxito con los empleados que hayan contribuido en los logros de la empresa.

No seguir actuando. Es imprescindible retomar el mensaje de la motivación y emprender nuevas estrategias para continuar mejorando.

 

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