REDUCE EN TRANSPORTE Y LOGÍSTICA
La logística es una categoría de gasto muy compleja que implica la mensajería, valija, paquetería, transporte convencional, por carretera, aéreo, tren, barco, nacional, internacional, etc. En función de sus necesidades, cada empresa podrá complementar a su vez todo esto con, por ejemplo, centros de distribución. La optimización de esta partida de gasto, que normalmente nuestros clientes consideran estratégica, no tiene un modelo único y estandarizado. El proceso debe comenzar, primero, con un análisis de las necesidades y de los recursos disponibles. Un buen plan de ajuste en esta partida suele generar un ahorro, en la mayoría de los casos, superior al 20%”, explica Francisco Escanellas.
Optimiza desplazamientos
Cuando la logística no se limita a llevar algo de un punto a otro, sino que tienes que abastecer, por ejemplo, una pequeña red de franquicias a las que suministrar una serie de materias primas y productos de una manera recurrente y, además, tienes que recuperar devoluciones, el plan de ajuste se complica mucho. Ya no basta con salir al mercado a buscar el mejor proveedor, es que tienes que cambiar tu procedimiento: reestructurar el número de veces que haces devoluciones o entregas, por ejemplo, optimizando los viajes al evitar que los vehículos vuelvan vacíos“, explica Luis Santiago.
Por cierto, ¿recuerdas el ejemplo que nos daba este profesional sobre los embalajes redondos al hablar de rediseñar los productos y servicios? Es importante tenerlo en mente para recordar que cualquier pequeño detalle al que quizás no le das importancia, como que la forma de una caja redonda ocupe más espacio y encarezca el transporte, puede ser vital para ajustar esta partida.
La flota de coches
En este aspecto, lo primero que debes “analizar es si has comprado el coche que realmente necesitas y no el que el proveedor te ha vendido por cualquier circunstancia. En la optimización de esta cuenta podrá influir desde la época del año en que se realiza el renting o leasing, hasta campañas específicas de los proveedores en condiciones especiales para alcanzar objetivos, tipos de seguro, diferencial en kilometraje, valor residual, así como infinidad de pequeños matices que pueden llegar a tener una influencia determinante en el coste final del vehículo”, comenta Francisco Escanellas. Y advierte este experto: “El precio final que pague una gran empresa para una flota de 200 vehículos o más no tiene necesariamente que ser mejor que el que pague una pequeña empresa por cinco vehículos”.
Caso práctico
Grupo Indas. Tarjetas de repostaje para ahorrar costes en el renting
Esta empresa, que fabrica y comercializa pañales de adultos y compresas femeninas, tiene una flota de 120 coches para su red comercial, repartida por todo el mercado español y portugués. Y han obtenido suculentos ahorros simplemente cambiando las notas de gastos de kilometraje por tarjetas de gasolina. “Al realizar compras centralizadas logramos descuentos sobre el precio de venta al público; ya no es el comercial que va a una estación de servicios y paga el precio de mercado”, explica Jesús M. Fernández Cartón, director del área financiera (CFO).
Optimizar el renting. Pero la mayor ventaja es el mejor control sobre los kilómetros que se hacen: “Si antes gastábamos 80.000 euros en gasóleo al año ahora lo hemos rebajado a 50.000. También ahorramos en el renting de los vehículos porque unos comerciales hacen más kilómetros que otros y si te sobrepasas del límite de kilometraje acordado, pagas un suplemento mucho mayor de lo que supone la devolución por defecto. Al funcionar con tarjetas, podemos intercambiar vehículos entre los comerciales para no sobrepasar el límite”, explica.
AJUSTA LOS COSTES DE MENSAJERÍA
En este caso, la clave para conseguir ajustar al máximo tu factura dependerá de que te detengas a realizar un minucioso análisis de lo que realmente consumes y de lo que necesitas. Y a partir de ahí, salir al mercado a buscar los proveedores que mejor se ajusten en precio y servicio. “Debes asegurarte de que no comparas peras con manzanas, y los proveedores no te lo van a poner fácil. Para elegir bien, antes de salir al mercado debes saber cómo quieres que te oferten y así asegurarte de que tus comparaciones se basan en los mismos conceptos. Esto parece una tontería, pero en mensajería ocurre mucho. Hay que descomponer todos los componentes: el seguro, el peso, pero también el volumen que se olvida mucho, la urgencia, la reexpedición, etc.”, explica Gustavo Ranera, director general de Óptima Consultores.
Y nos pone un ejemplo muy clarito: “Si haces un envío de paquetes que sólo pesa dos kilos pero que tienen un tamaño grande, como los que suelen hacer los fabricantes de juguetes, al pasar por el arco de las empresas de mensajería, que miden volumen y peso, te van a aplicar casi seguro un extra por el volumen. Esto casi nadie lo tiene en cuenta. Contrata por peso y punto”, asegura Ranera.
Otro error muy habitual es funcionar por inercia con sistemas que no son necesarios y que encarecen el proceso. Por ejemplo, “empresas que en todas sus delegaciones trabajan con repartos normales y en Madrid funcionan con motos, mensajería urgente, que es mucho más caro. Y luego te sorprendes porque al preguntar por qué se hace así dicen, simplemente, que porque siempre se ha hecho así”, asegura Ranera.
Compara bien
La pregunta que debes hacerte siempre es: ¿realmente necesito utilizar servicios de mensajería urgente o los envíos puedo esperar a mañana? Para conocer cuáles son las mejores opciones del mercado, puedes utilizar herramientas como el comparador de precios www.mensajerialowcost.es, que funciona como central de compras, para conseguir mejores precios.
AHORRA EN LAS INSTALACIONES DE EMPRESA
Llegados a este punto, ya te habrás dado cuenta de que muchas de las medidas que puedas haber tomado antes, como la optimización de los stocks, el teletrabajo, el fax por e-mail o la eliminación de archivos al pasarnos a la factura electrónica te están permitiendo un ahorro adicional en las instalaciones de tu empresa.
Es el momento de preguntarse: ¿me interesa cambiar a una oficina más pequeña o alquilo ese espacio a otra empresa? Si el espacio disponible es una oficina, seguro que encuentras profesionales dispuestos a compartir despacho para ahorrar los costes de alquiler. Y lo mismo sirve para un almacén sobredimensionado o un local comercial que está perdiendo clientes (aunque en este caso es importante buscar actividades complementarias).
Localizaciones secundarias
Si tu empresa se encuentra a pie de calle o en localizaciones de primera línea, debes preguntarte también si es absolutamente necesario mantener esa ubicación (salvo en los locales comerciales, el cambio no afectará a la imagen de la empresa). Incluso puedes ir un poco más allá y pensar en la posibilidad de reducir el mantenimiento de oficinas comerciales en otras ciudades (buscando socios complementarios que hagan esa labor allá donde seamos menos competitivos).
