Gastos deducibles que los autónomos deben tener en cuenta al cerrar el trimestre

Los gastos deducibles son aquellos imprescindibles para llevar a cabo la actividad profesional o empresarial.

Nomo, la plataforma fintech que integra los servicios financieros y las herramientas de gestión de negocio de autónomos y freelancers, ha lanzado una guía práctica sobre gastos deducibles para que este cierre de trimestre sea más llevadero. La guía incluye las claves para que los autónomos sepan cómo deducir los gastos generados por su actividad y reducir los impuestos a pagar.

Lo primero aclarar que por gastos deducibles se entienden aquellos gastos imprescindibles para llevar a cabo la actividad profesional o empresarial. Se trata de gastos que se pueden deducir para pagar menos impuestos a la Administración Pública, tanto en cuanto a IVA como a IRPF. 

Para deducir gastos estos deben estar siempre justificados con una factura, no sirve un ticket. Además, deben estar vinculados a la actividad económica o empresarial del negocio; deben estar imputados a la base del periodo impositivo que se declara; y el gasto debe estar registrado en la contabilidad o libro de registros. 

En el caso del IVA es importante tener en cuenta que, el plazo para deducir los gastos prescribe a los 4 años y que la cuota del IVA soportado será deducible en la medida en la que el gasto esté vinculado a la actividad. Si un gasto está imputado al 50% de la actividad, sólo será deducible el 50% del IVA. 

Qué gastos son deducibles

Material necesario para la actividad: el autónomo puede deducir el 100% del IVA del gasto en materiales y productos necesarios para el desarrollo de la actividad profesional. Es fundamental presentar factura y demostrar que el gasto está efectivamente destinado a la actividad. 

Transporte y viajes: se pueden deducir todos los gastos de desplazamiento como aviones, taxis, trenes, hoteles- siempre y cuando se acredite su carácter profesional. 

Gastos de manutención: muchos autónomos desconocen que se pueden desgravar los gastos de manutención, es decir, todos los gastos en dietas que se realizan fuera de casa en establecimientos de hostelería o restauración. Para desgravarlos es imprescindible pagar con tarjeta y guardar el ticket. La guía de Nomo distingue entre comidas propias y comidas con clientes, estos últimos en concepto de representación empresarial, algo que no siempre es sencillo demostrar.

Servicios profesionales externos: notarios, abogados, economistas, asesorías, gestorías… son gastos que están directamente relacionados con la actividad profesional de cualquier autónomo y, en consecuencia, también son deducibles. 

Formación: Es deducible siempre y cuando esté directamente relacionada con la actividad profesional.  

Suscripciones a medios de comunicación: son deducibles si su temática se vincula a la actividad profesional. 

Compra de un dominio web: la web debe estar activa y el contenido versar sobre la actividad del autónomo.  También la compra de un ordenador o cualquier otro material informático suele considerarse imprescindible para cualquier autónomo, independientemente de su actividad principal

Los salarios de los trabajadores: son deducibles, así como las pagas extraordinarias u otros gastos vinculados como dietas o incentivos. 

Seguridad Social: tanto la derivada de la contratación de trabajadores y la propia del autónomo.

Asistencia a eventos y ferias. También esta puede ser una actividad común entre los autónomos, tanto en calidad de comprador como de expositor. Si estas ferias o eventos están directamente vinculadas con tu actividad profesional y puedes justificar e su vínculo, todos los gastos derivados son deducibles, claro que, en este trimestre de poco te va a servir esta bonificación teniendo en cuenta la paralización internacional de estos eventos a causa del coronavirus.

Reparaciones: son deducibles todos los gastos derivados de trabajos de mantenimiento, repuestos y adaptación de bienes para la actividad laboral. Pero no son deducibles los gastos que se deriven de la mejora de bienes materiales, ya que estos gastos son amortizables en varios años. 

Tributos: Hay tributos fiscalmente deducibles como el Impuesto de Actividades Económicas (IAE) y el Impuesto de Bienes Inmuebles (IBI). También hay tributos y tasas no estatales y contribuciones estatales que pueden deducirse.

Gastos difíciles de justificar y deducir

Para ser realmente de ayuda para los autónomos, la guía de Nomo lista los gastos que pueden ser difíciles de justificar.  Entre estos se encuentran:

-Los gastos de representación, donde se incluyen las comidas con clientes.

-El teléfono móvil. Es un gasto deducible al 100% pero, para ello, tienes que demostrar que su uso es exclusivo para fines laborales. En los casos y siempre que se justi que, se puede deducir el 100%, siempre y cuando la factura esté a tu nombre, el que gura en tu alta de autónomo. 

-Ropa de trabajo. Si se trata de un uniforme de trabajo o de un vestuario específico de protección para tu actividad comprado en tiendas especializadas, es un gasto fácilmente demostrable. Más complicado es justificar la relación de la compra de un traje, por ejemplo, con el trabajo

-Vehículo y sus gastos vinculados como peajes o la gasolina. Los gastos derivados de un vehículo, como la compra de combustible, el pago de una plaza de parking o los peajes también son deducibles, aunque también son difíciles de justificar. Por ello, “generalmente, solo podrás deducirte el 50% del gasto de combustible”, recuerdan en Nomo. En lo que respecta a la adquisición de un vehículo, deberás demostrar que la compra está íntegramente ligada a la actividad económica de manera que no podrás deducir este gasto si destinas al vehículo también un uso personal.

-Gastos derivados de trabajar en casa. Como en otros casos, lo complicado aquí es justificar que realmente son gastos vinculados a la actividad profesional y no a la personal. Si el autónomo trabaja en una vivienda de su propiedad podrá deducir el porcentaje de los gastos propios de la titularidad de la vivienda que se calcula que dedica a su actividad: IBI, gastos de la comunidad o seguro del hogar, así como un porcentaje de los gastos de suministros. Por ejemplo, si dedica el 20% de la propiedad al negocio se podrá deducir únicamente el 20% de los gastos totales. En la guía Nomo explica estos tipos de gastos con todo detalle, también en el caso de que la vivienda en la que trabaja el autónomo no sea de propiedad.

Gastos fiscalmente no deducibles 

Hay también algunos gastos que no son deducibles. Entre estos se encuentran:

-Las sanciones y multas

-Donativos y liberalidades

-Los gastos realizados con entidades que residen en paraísos fiscales.

-Pérdidas de juego.  

Gastos de IRPF deducibles sin factura  

La normativa del IRPF es un poco más laxa que la del IVA, y por ello hay algunos gastos de IRPF deducibles sin necesidad de factura. Entre estos se encuentran: 

-La cuota de autónomos

-Los salarios y seguros sociales

-Las pólizas de seguros

-Los gastos bancarios

-Los gastos de contratos mercantiles

-Los impuestos y tasas municipales como el IBI.  

Nomo es la plataforma fintech – web y app-  que integra los servicios financieros y herramientas de gestión del negocio de los autónomos y freelancers. Nacida en Innocells, el hub de innovación y venture builder del Banco Sabadell, la plataforma permite la digitalización de tickets y facturas con una sola foto, agregar la cuenta bancaria para visualizar a tiempo real la tesorería del negocio y conciliar la contabilidad con los movimientos bancarios. Nomo también permite crear y enviar presupuestos y facturas de forma ilimitada a los clientes, llevar el control de los pagos y de las facturas pendientes de cobro. La plataforma analiza el resultado neto trimestral del autónomo y calcula a tiempo real la liquidación de impuestos a pagar a final de trimestre.