Los 4 mejores softwares para gestionar tu pyme

La mejor selección para la gestión de las áreas clave de negocios de pequeño tamaño

Antes de elegir las mejores herramientas para un negocio, conviene fijar un presupuesto máximo, analizar el retorno de la inversión, contrastar y comparar bien entre las opciones del mercado, hacer una prueba demo para confirmar que vas sobre seguro –siempre teniendo en cuenta que vas a necesitar un tiempo para recorrer la curva de aprendizaje necesaria– y formar a tu personal en el uso de la herramienta, explica Italo Viale, cofundador de Outreach Humans, una agencia especializada en performance SEO para compañías de software B2B. Él mismo nos hace su propia selección pensando en lo que mejor funciona para negocios de pequeño tamaño en cuatro áreas clave de la empresa: facturación, marketing online, gestión de nóminas y RRHH y gestión y seguimiento de proyectos.

1.- Gestión de la contabilidad: Holded

El tema administrativo puede ser un auténtico quebradero de cabeza si no se genera un protocolo de funcionamiento que sea ágil y práctico. Contar con las herramientas adecuadas hace aún más fácil lo que de otra forma es todo un suplicio: las facturas, los pagos, la presentación de impuestos trimestrales… La clave es conseguir con la tecnología que este tipo de tareas dejen de ser algo tedioso y susceptible de errores.

Holded es un ERP que cuenta también con su propio CRM; es una herramienta integral de gestión de empresas. Además, se integra con una amplia gama de plataformas, como Dropbox, PayPal, Stripe, Prestashop, entre otras. Se puede sincronizar con el banco para emitir remesas automáticas y se integra con otras herramientas del negocio para obtener informes avanzados muy completos.

Cuenta con una versión totalmente gratuita de hasta dos usuarios, con funcionalidades limitadas.

2.- Marketing online: Hubspot

Sin marketing digital estarás descuidando un aspecto clave del negocio, que puede ser crítico a medio y largo plazo. La herramienta de marketing online por excelencia es Hubspot, un software muy potente y completo que permite enviar campañas de email marketing, gestionar anuncios en redes sociales, programar posts en blog y redes, posicionar el SEO y mucho más. Por otra parte, este software también permite hacer seguimiento comercial y acceder a informes avanzados de ventas, así como de marketing.

No se trata de una herramienta de bajo coste, pero hay que tener en cuenta que integra muchas soluciones de marketing en una. Deberás analizar si a tu negocio le compensa más tener a alguien publicando manualmente posts en redes sociales en vez de automatizar gran parte del trabajo.

Además, ten en cuenta el coste que te supondría contratar cada funcionalidad por separado. Por ejemplo, podrías trabajar por un lado con un software de email marketing como MailChimp en su versión premium, por otro con Hootsuite para redes sociales y por otro con un software como SalesForce para todos los temas de ventas.

Los precios de Hubspot comienzan en la versión Starter de 50 dólares al mes y pueden incrementarse hasta los 3.200 dólares mensuales el caso de acceder a una suscripción Enterprise.

3.- Recursos Humanos: Factorial

Si buscas un software de calidad para toda la gestión del papeleo del personal, una gran solución es Factorial. Se trata de uno de los mejores softwares de gestión para PYMES, porque es user-friendly, asequible y muy seguro respecto a la información sensible y confidencial que se suele tener en estos programas informáticos.

Factorial te permite generar de forma fácil y automatizada todo tipo de documentación propia de Recursos Humanos: con él podrás manejar contratos, bajas y otros documentos, generar evaluaciones de desempeño, llevar control horario de los trabajadores, gestionar las vacaciones y mucho más.

Cuesta 3 euros por empleado al mes y tiene una versión Enterprise más completa que se presupuesta de forma personalizada.

4.- Gestión de proyectos: Zoho

Por mucho talento que tenga tu gente, si no tenéis una herramienta que os ayude a estar coordinados, no estaréis trabajando al máximo rendimiento. Por ejemplo, con una solución como Zoho puedes evitarte muchos emails inútiles y reuniones extensas que no llevan a nada. Este software cuenta con un gestor de email, un programa de asistencia remota a clientes, permite hacer reuniones virtuales y además integra todo ello en cada uno de los proyectos y responsables de tu PYME.

Hay que señalar que si bien Zoho es ideal para gestionar proyectos, también tiene prestaciones de ventas y mercadeo, y de finanzas para empresas y autónomos. En concreto, si este se sitúa entre los mejores softwares para gestionar tu PYME en 2020 es porque tiene CRM, gestión de inventario, formularios y opciones de facturación.

Otra funcionalidad interesante de Zoho es el chat interno, de uso privado para los trabajadores. A veces un mensaje rápido por esta vía puede reducir el exceso de correos electrónicos o de pérdidas de tiempo en el pasillo o la zona de café. Eso sí, asegúrate de que el chat no se convierta en un problema de distracción para tus empleados, que les impida trabajar con fluidez y tranquilidad.