Abaratar costes no implica que estés optimizando en logística. Sí es cierto que optimizas en precio, pero… Si reduces costes en logística, piensa que le tiene que resultar interesante al usuario, que no deberías hacerlo sólo porque te interese a ti como negocio. Una empresa de logística más barata o un cartón de embalaje peor que se traduzcan en un retraso, en un mal servicio o en un producto dañado pueden hacerte perder un cliente.
A la hora de organizar tu logística, está claro que tienes que tener en cuenta tu curva de eficiencia: con qué combinación de recursos obtienes los resultados más satisfactorios, pero la pregunta que deberías hacerte es: ¿cuánto te cuesta conseguir un nuevo usuario? Si hacemos caso a las estadísticas, para un negocio como el tuyo tiene que estar entre seis y 14 euros, dependiendo del sector, el tipo de clientes a los que te dirijas, el producto que vendas y si eres una startup que está a punto ya de abandonar ese apellido o si estás arrancando.
Si todavía estás en fase de adquisición y comenzando a trabajar la conversión, estarás quizá en 30 euros. Mucho, ya, pero es la realidad. Pues bien, ¿estás dispuesto a perder un cliente por una mala gestión logística? ¿Te la juegas por ahorrarte un euro por envío con la empresa de mensajería y apostar por el operador más barato?
1. Revisa el historial de pagos contrarreembolso
“¿Sabes cómo ahorramos nosotros costes en logística? En el momento en el que nos llega un pedido de un cliente que ha elegido el pago contrarreembolso, antes de preparar el paquete, revisamos primero su historial para ver si es de fiar. Nos hemos encontrado con que muchos de los que eligen este sistema, cuando les llega el paquete ya no lo quieren, no pagan y nos tenemos que comer el envío. Si en el historial encontramos esto, directamente no se lo enviamos. Hasta ahora nunca se han quejado…”. Esto nos lo cuenta off the record Roberto, responsable del departamento de Atención al Cliente de una tienda online del sector del retail.
2. Tunea tus paquetes para poder envíar en frío
“Salvo que traigas producto de Galicia o que se pueda enviar en menos de 24 horas en cajas isotérmicas, ahora mismo resulta difícil trabajar con las empresas de mensajería. Hay opciones de entrega en frío 72 horas y hay más garantías si se pagan pluses, y, por supuesto, siempre está la opción de la logística propia, pero, claro, eso no está al alcance de todos los bolsillos”, nos contaba un emprendedor del sector de la alimentación sobre los envíos en frio. “Si quieres envíar en frío o tu cliente está en Madrid o Barcelona olvídate de este servicio. Todavía no esta bien implantado fuera de las grandes ciudades. Nosotros enviamos a través de las empresas de logística tradicionales con caja isoterma 40×40 con gel frío estanco. Esta solución nos cuesta 2,10 euros por envío”, nos explicaba otro tendero online especializado en un producto delicattessen de alimentación.
3. Organiza envíos junto a otras empresas
“Cuando no tengo más remedio que enviar libros a través de compañías de transporte, trato de juntarme con otros dos o tres editores y enviamos los libros juntos. Así, en caso de que haya gastos mínimos de transporte, los vamos compartiendo”, comenta Ariana Squilloni, fundadora de la editorial infantil barcelonesa A buen paso. “En los aspectos logísticos, me ayudan mis padres: por ejemplo, para llevar libros a la feria de Bolonia, en Italia, aprovecho las visitas que hacen mis padres a Barcelona para que recojan los libros que necesito para la feria. Cuando llega el momento, vuelo a Milán (viven allí) y mi padre y yo vamos con el coche cargado de libros. Estoy a punto de imprimir un libro en Italia y estoy pensando seriamente en enviar mis padres a la imprenta”, comenta.
4. Aprovecha el almacén de tu operador logístico
Que necesites un almacén no quiere decir que tengas que invertir en costes fijos y meterte en un alquiler tan pronto en la vida de tu negocio. Si no necesitas mucho espacio, puedes aprovechar el almacén de tu proveedor de logística. “Vamos comprando determinadas cantidades de producto a nuestro proveedor, que almacenamos en el operador logístico nacional, porque si lo tenemos que almacenar y gestionar y etiquetar y embolsar nosotros, nos resultaría muy costoso. Probamos tres meses a hacerlo nosotros y nos salía más rentable subcontratarlo”, apunta Alain Cuifit, responsable de la tienda de ropa deportiva calefactable HeatSport.
“Eso sí, hay que guardar un equilibrio muy fino en las compras para no quedarse corto, pero tampoco apalancar mucho dinero en stock. Nuestros productos son muy estacionales, con lo que no necesitamos mucho stock. Pero, además, no podemos confiar en que nuestro proveedor, desde su país de origen (Taiwán, China), dé un servicio tan bueno como el que damos nosotros a la hora de entregar los productos, asesoramiento técnico, gestionar cambios de tallas, colores…”, añade.
5. Envía desde tus proveedores
Dependerá del producto, pero hay ocasiones en las que sí te interesará enviar directamente desde tu proveedor, sin que pase por tus manos. Sobre todo, si no tienes un único proveedor.
6. Trabaja con varias empresas de transporte
No todos los envíos son iguales. Te interesa revisar su frecuencia por tipo de producto y destino; cuánto pesan tus envíos y cuáles son los costes por volumen y zona. Te puede interesar un proveedor logístico para cada una de las combinaciones. “Al principio, nosotros sólo trabajábamos con una única empresa de transporte, pero hemos visto que esto no es óptimo, porque puede fallarte. Y si tienes más de una, siempre puedes apretar, no en precio, pero sí en calidad de servicio. Ahora trabajamos con cuatro empresas de logística. Nuestro software planificación de recursos empresariales (ERP) decide en función de volumen, peso, zona de envío y la prioridad de envío, y qué operador logístico es mejor teniendo en cuenta las características de cada una de las agencias y los costes que tienen para nosotros. En ese aspecto, no ganamos dinero, pero tampoco nos hace perderlo. Por lo general, lo perdemos con los envíos. Con este sistema, lo que conseguimos es ajustar para que las pérdidas sean mínimas”, explica Cristina Gómez, responsable de Operaciones de DeMartina.com, una tienda física y online de juguetes de Sevilla.
7. Recibe al vacío
La logística también consiste en cómo te envía el producto tu proveedor y de qué forma puedes ahorrar costes, sobre todo, si tienes que pasar aduanas. “Si tu proveedor está en China y te dedicas al retail, pregunta si te puede enviar la ropa al vacío. Visualmente es muy feo, pero la prenda no sufre daño y el volumen te puedo asegurar que se reduce considerablemente…”, sugiere un emprendedor del sector del retail offline.
8. Packaging para buzonear
Hay dos preguntas de principiante en logística: ¿Está tu packaging adaptado para las necesidades del envío? ¿Hay alguna forma en la que puedas hacerlo más eficiente? Esto no se suele tener en cuenta cuando se diseña el packaging. Es lo que le ocurrió a Patricia Pólvora en Teterum.es, una tienda online de té por suscripción. El primer packaging se dañaba cuando el repartidor trataba de introducirlo en el buzón: era demasiado grande. Así que se recorrió los portales de Barcelona midiendo el tamaño de los buzones para diseñar un packaging que fuera elegante y que permitiera entregar su producto sin necesidad de que el cliente estuviera en casa.
9. Amplía tus fechas de entrega
¿Cuáles son las expectativas de tiempo de entrega de tus clientes? A lo mejor, a determinados clientes y determinados productos puede que les dé lo mismo que les entregues en 48 que en 72 horas. “A nosotros nos ha funcionado la estrategia wait and save your forest (espera y salva la naturaleza): si tenemos un envío masivo [se trata de un negocio de venta por suscripción que tiene unas fechas periódicas de envío] cerca de la fecha de un pedido puntual, le pedimos al cliente si (en caso de no tener urgencia) es posible enviarle el pedido junto con el envío masivo para el resto de clientes”, propone Pólvora.
10. Apuesta por el Piggybacking
¿Por qué le vas a enviar dos paquetes a tu cliente, si le puedes enviar sólo uno? Esa es la explicación reducida del concepto piggybacking, importado de la informática, y que tiene que ver con el envío eficiente de datos. “Intentamos incluir pedidos de nuestra Boutique (en la que venden, por ejemplo, tazas) junto con los pedidos del mismo cliente de las suscripciones (donde venden los packs de té) siempre que es posible”, sugiere Pólvora.
11. Integra Tu logística con todos tus proveedores
“Hay gente que utiliza empresas pequeñas locales. Nosotros trabajamos con una única empresa logística internacional. La posibilidad de hacer un seguimiento del paquete durante todo el proceso nos da un plus para nuestro cliente. Ahí preferimos pagar más, pero dar servicio. Nosotros nos hemos integrado con el operador logístico, no sólo para hacer un seguimiento del producto sino también con los proveedores, para poder imprimir las etiquetas y que todos hablemos el mismo lenguaje. Aunque luego los envíos puedan ser un poco más caros, nos interesaba hacer una única integración con todas las partes con una única compañía de logística”, explica un emprendedor online de productos de decoración para el hogar.
12. Búscate un buen transitario
¿Y si mueves productos fuera de España? “La contratación del transitario para mover mercancía es clave: un mal transitario te arruina un negocio. Encontrar una empresa que conozca la normativa local y que conozca a los propios trabajadores de la aduana en países del Tercer Mundo, donde las aduanas son complicadas, es imprescindible. Si no conoces bien la normativa, te pueden retener en la aduana un camión. Y es retención tiene una penalización por día brutal, a lo que se suma el retraso de la mercancía a la obra. La propia gestión de los procesos es importante”, señala Jorge Merino, fundador de Proffetional, una empresa dedicada al interiorismo, gestión de compra, reforma y equipamiento para hoteles.
13. Encuentra un broker
“La logística la tenemos atada con un trader de logística que, dependiendo del país, nos busca el mejor precio. Tiene acuerdos cerrados con la compañías de distribución y en función del país que presenta el mejor precio. Somos capaces de ofrecer por 14-19 euros llevar un jamón de menos de diez kilos a cualquier parte de Europa en tres días”, cuenta José María Lozano, fundador de The Ham Market.
14. Proveedores logísticos con aduana propia
“Si tienes que llevar mercancía fuera de España, es interesante ver si la empresa de transporte tiene su propia aduana en sus almacenes. Ahí la mercancía está custodiada y evitas robos. Nos ha ocurrido que hemos pasado una aduana, nos han retenido los camiones para inspección, los han dejado en un hangar y nos han desvalijado…”, advierte Merino.
15. Almacena provisionalmente en el extranjero
“Dependiendo del país, te interesa alquilar un almacén local. Para evitar posibles problemas en la aduana, es importante pasar las cosas con tiempo y dejarlas en un almacén local. Es un factor importante y te salen las cuentas”, afirma Merino.
16. Envía en bolsa de plástico
“Lo más barato es enviar en bag [las clásicas bolsas grises]. Los productos que vendo no son frágiles y entran en las bolsas de plástico que distribuyen las empresas de transporte. Ahorras en el embalaje, ya que no necesitas una caja especial, no hay problemas con que una caja vaya mal precintada, y las empresas no sólo te suministran estas bolsas, sino que te hacen precio si trabajas con sus bolsas”, señala José Gómez, fundador de Moviltecno.
17. Trabaja el shared picking
Tienes tu almacén. Tus estanterías. Tu stock. Y te llegan los pedidos. Y hay que prepararlos. Existe una vieja máxima en las cocinas de las cadenas de comida rápida: Si estás andando, no estás trabajando. Un empleado de una cadena de comida rápida recorre cada hora una media de 700 metros. Sin salir del local. Buscando ingredientes, recurriendo a la cámara frigorífica, esperando pedidos para servir a los clientes. Colocando productos más a mano en las estanterías, eliminando obstáculos en forma de sacos de harina, poniendo extra de queso en el congelador se pueden recorrer 215 metros menos, un 31% menos. Y ese tiempo se puede dedicar a preparar los pedidos y tenerlos rápido antes. Ahora aplícalo a un negocio que venda productos que tiene que meter en una caja y enviársela a un cliente. La solución está en preparar varios pedidos al mismo tiempo para reducir pasos. “Funcionamos con un sistema de shared picking, que consiste en gestionar varios pedidos de clientes en el mismo centro (trabajamos con tres centros diferentes) y combinar soluciones. Si los pedidos contienen objetos similares, creamos cadenas de producción que producen varios pedidos a la vez”, explica Pólvora.
18. Reposición automática
“A nosotros nos ha funcionado diseñar un sistema propio de reaprovisionamiento automático [basado en el método kanban de organización, que funciona con etiquetas y códigos] que lo que hace es analizar a diario los productos en circulación y automáticamente, a medida que aumenta la venta, aumenta el stock y si la demanda baja, baja la obra en curso para ese almacén”, apunta David Pascual, gerente de Fiora, un fabricante de mobiliario para el baño y platos de ducha de La Rioja. Eso les ayudó a reducir el stock de 27.000 unidades, con productos que se vendían y otros que no, a 3.300 unidades de productos que sí que se venden. “Entregamos en 24 horas. Me lo pides hoy y sale mañana. Antes este producto tenía un tiempo de entrega de 15 días naturales. Ahora se entrega en 24 horas”, apunta.
19. No Cubiques
“Busqué empresas que no me cubicaran, algo muy interesante para mi pues mi producto [zapatillas bailarinas] pesa muy poco: 0.04gr/unidad. Para los envíos de cajas, utilizo las propias cajas de la importación: me van perfectas, y si no las lleno no pasa nada porque no me cubican. En el caso de los envíos pequeños uso los sobres de las mensajerías que son gratis: tengo la suerte que mi producto va sin packaging y no se rompe”, explica Sara Morgadellas, de Enrolladas.com.
20. El seguro, a todo riesgo
”Las compañías de transporte tienen seguros básicos, sin especificar la mercancía. El seguro a todo riesgo es recomendable porque aseguras exactamente lo que llevas y si hay un problema…”, concluye Jorge Merino.
