Un buen número de negocios se desarrolla en la mesa de un restaurante. Pero estas comidas no hay que considerarlas como un relax entre horas de trabajo, sino como parte del mismo. Puede estar en juego la posibilidad de un acuerdo, la venta de un producto o servicio o, en definitiva, un negocio importante. Por ello, hay que observar todo un conjunto de reglas si queremos tener éxito.
Una comida de negocios raramente se utiliza para cerrar un acuerdo. Lo fundamental en estos encuentros es abrir los primeros canales de negociación e información y coger confianza entre las partes.
Existen tres clases de comidas de negocios. La primera sirve de toma de contacto e inicia el proceso negociador. La segunda permite el mantenimiento de las conversaciones. Y en la última es donde se celebra el éxito del acuerdo.
La primera de ellas es muy importante porque crea un ambiente distendido muy propicio para encauzar las negociaciones. Este tipo de comidas es una más dentro de un proceso negociador que puede durar meses o años.
Conocimiento mutuo
El primer contacto se da en la oficina del empresario con quien se va a hacer el negocio. Los saludos, las presentaciones, la invitación a ponerse cómodo y a tomar un café u otra bebida, forman parte del ritual. Pero hay empresas que se ahorran estos pasos intermedios. Es la llamada negociación directa. En estos casos, hay una serie de recomendaciones que ayudan a conseguir un contacto sólido que ayude al proceso negociador.
Información previa. Antes de la primera toma de contacto, conviene conocer los gustos personales, gastronómicos, etc., del interlocutor. Puedes investigar sus preferencias llamando a su secretaria. Estas comidas ayudan a crear un buen clima, que repercutirá en la negociación, y crean confianza, conocimiento mutuo y claridad.
Sintonía personal. La incompatibilidad entre los interlocutores puede perjudicar el curso de las negociaciones. Por eso es deseable lograr una buena sintonía entre las partes. Las comidas de negocios son una oportunidad única para adquirir entendimiento y confianza. El encuentro se puede iniciar, por ejemplo, con un aperitivo para romper el hielo. Sirve para favorecer las presentaciones e invita a una toma de contacto beneficiosa.
Diferencias culturales. Si nuestro interlocutor es extranjero, deberemos informarnos de las costumbres y códigos de su país. Hay que conocer su entorno político, social, religioso y económico y tener cierta sensibilidad hacia comportamientos que en otros lugares se pueden considerar ofensivos. Así ganaremos la primera batalla, la de la comunicación. Lo fundamental es conocer la identidad del interlocutor para así elegir un restaurante que respete sus tradiciones y se siente una buena base para la negociación.
Preparar el encuentro
Para que todo salga bien en esta primera toma de contacto, es preciso cuidar ciertos aspectos no menos importantes que pueden conducir a una relación fluida entre ambas partes de la negociación. Muchas veces lo primero que vemos es lo que valoramos. Por eso hay que evitar que la impresión a primera vista pueda hacer que el proceso negociador fracase. Si lo conseguimos, estaremos dando un gran paso en “empatizar con el otro”.
Elección de la vestimenta. Vestiremos de acuerdo con la importancia del momento. Usualmente se prefiere la ropa formal –traje de chaqueta oscuro y corbata para los hombres; traje de falda o pantalón, también en tonalidades oscuras, para ellas–. El buen gusto, la elegancia y la naturalidad son fundamentales, es preferible pecar de clásico que de innovador. Una mala imagen puede influir negativamente en la opinión que la otra parte se forme de nosotros.
Decidir el lugar de la reunión. Elegiremos el restaurante en función de los gustos de nuestro invitado. Nunca hay que tratar de impresionar llevándole a un restaurante exótico o que ofrezca platos que puedan no ser de su agrado. Algo muy recomendable es aconsejar a la hora de elegir un vino o un postre.
Desarrollo de la comida
Debe iniciarse con temas generales para favorecer la toma de contacto. Además, es aconsejable descartar asuntos delicados que puedan perjudicar la negociación (política, religión, etc.). Generalmente, la negociación suele coincidir con los postres, aunque hay opiniones que aconsejan tratar directamente el asunto para el que se ha convocado la comida.
No hay que olvidar que el restaurante es un lugar público, por lo que hay que tener cuidado con la información que se trata, en especial si las mesas contiguas están muy cercanas.
El tiempo justo. La comida no debe extenderse más de dos o tres horas. En todo caso, siempre es el anfitrión el que debe ponerle final. Para evitar impaciencias, es muy útil preguntar al inicio si la otra persona tiene más compromisos. Si este punto no queda claro, podemos dar por concluida la reunión colocando cortésmente la servilleta en la mesa.
No precipitarse. Uno de los problemas frecuentes en las comidas de negocios es la ansiedad para cerrar un acuerdo. Muchas veces esta ansiedad puede hacer que en un minuto tiremos por tierra lo que nos ha costado horas. Hay que dejar abierta la negociación a posteriores reuniones, ya que en la mayoría de los casos éste no es proceso de un día.
Algunas claves que no debes pasar por alto
Puntualidad. Hay que procurar llegar 15 minutos antes de la cita o con suficiente margen para evitar cualquier imprevisto. En caso de demora, lo mejor es llamar a nuestro invitado para informarle de la hora a la que se va a llegar y el motivo del retraso.
Control. Durante la comida deberemos comer y beber moderadamente. En primer lugar, porque no controlarse puede provocar un mal efecto y ofrecer una imagen distorsionada de nuestra persona. Y, en segundo, porque los excesos pueden hacer que proporcionemos una información que, en un primer momento, no conviene que sea conocida por la otra parte. Las euforias sólo son recomendables en la etapa final, la de cierre del acuerdo.
Clima. Es importante crear un ambiente agradable que favorezca las negociaciones. No se debe actuar con prepotencia, ni querer imponer los criterios propios. Asimismo, hay que conocer la cultura y la forma de trabajar de la empresa con la que vamos a negociar y evitar un tono demasiado coloquial que pueda importunar a nuestro interlocutor.
Móviles apagados. Hay que evitar todo imprevisto que altere el proceso. Una llamada puede romper el ritmo de las negociaciones, además de ser de mal gusto. Si se espera un mensaje urgente, hay que comunicarlo a la otra persona y disculparse al atenderlo.
