El Código de Comercio establece en su artículo 30 que los “empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales”. Este sería, pues, el plazo de la conservación de documentos a efectos mercantiles.
Sin embargo, a efectos fiscales ( libros de contabilidad, de registros, la documentación relativa a la liquidación de impuestos como IRPF, IVA, Impuesto de Sociedades…) la Ley General Tributaria establece que la documentación y libros contables así como los soportes documentales, (incluidos los programas, archivos informáticos y cualquier otro justificante que tenga trascendencia fiscal), deberán conservarse durante un periodo mínimo de 4 años, ya que es el plazo que tiene la Administración para comprobar e investigar la situación tributaria de un contribuyente.
Por otro lado, en Cuéntica recuerdan que hay que distinguir según el carácter de la operación incluyendo si eres emisor o receptor de la factura. Según esta fuente, el vendedor debe conservar una copia de cada factura emitida o ticket durante seis años a partir de la expiración de la operación realizada. “Esto afecta a todo tipo de autónomos, profesionales y empresarios”.
“El comprador que tenga la condición de empresario debe conservar las facturas recibidas, numerándolas correlativamente durante: 6 años si se trata de géneros para la venta, 10 años cuando haya adquirido inversiones para la empresa, como mobiliario o maquinaria, etc. 15 años en la compra de bienes inmuebles (locales, edificios, terrenos…)”.
Los documentos podrán guardarse, tanto en formato papel como en formato electrónico, siempre que podamos garantizar su autenticidad y facilitar el acceso a la Administración en caso de requerimiento.
Recuerdan, así mismo, que, en el caso de conservar las facturas o tickets en papel, deberemos garantizar el buen estado de éstos, ya que deben ser legibles con el fin de facilitar su autenticidad.
En lo que atañe al IVA
Por otro lado, en Quipu , se plantean también la conservación de las facturas desde el punto de vista del IVA.
Desde esta perspectiva señalan en Quipu, especialistas en programas de facturación, que “tanto el emisor como el receptor de las facturas están obligados a guardar la documentación durante el plazo previsto en la Ley General Tributaria (LGT). Así, y con carácter general deberás guardarlas durante 4 años, a partir de la presentación de las declaraciones tributarias”. El listado de los documentos que deberás guardar durante este plazo es:
-Las facturas recibidas, así como los documentos sustitutivos
-Copias o matrices de las facturas
-Las facturas de operaciones de inversión
-Documentos acreditativos del pago de impuestos a la importación
-Los recibos del Régimen especial de Agricultura, Ganadería y Pesca
Supuestos especiales
Al margen de lo establecido en líneas generales, la ley habla de “supuestos especiales” que atañen a otros documentos como son las facturas de inmovilizado o el Impuesto de Sociedades.
– Si existen facturas de inmovilizado: éstas deberán conservarse durante todos los ejercicios en los que se deduzca el gasto de amortización, más los 4 años de prescripción fiscal.
– Si existen bases imponibles negativas en el Impuesto sobre Sociedades (IS): los justificantes contables y documentales, así como la declaración del IS del ejercicio en que se generó la base imponible negativa, deben conservarse durante el plazo que medie desde que se genera la base negativa hasta que ésta sea compensada en su totalidad, más los 4 años de prescripción del ejercicio en el que se compensa dicha base imponible negativa.
No obstante, en este caso hay que tener en cuenta que la Administración dispone de un plazo máximo de 10 años para comprobar o investigar las bases imponibles negativas pendientes de compensación y que la capacidad de comprobación de la Administración tributaria no prescribe.
Desde el punto de vista de la Prevención de Blanqueo de Capitales
Otra perspectiva que debe tenerse en cuenta es la de la Prevención de Blanqueo de Capitales. Conforme a ésta, Quipu recuerda que la Ley 10/2010, de 28 de abril, establece la obligación de conservar los documentos durante un período mínimo de 10 años.
¿Y si ha cesado la actividad?
Podría suceder que alguna de la documentación mencionada arriba fuese requerida tiempo después de que haya cesado la actividad empresarial debido al cierre del negocio, venta o por fallecimiento del empresario o profesional. En este caso el punto 2 del ya referido artículo 30 del Código de Comercio establece que “el cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo”.
