¿La razón? Que resultan mucho más sugestivas y eficaces que los monólogos de un solo ponente. ¿El problema? Que son mucho más complejas a la hora de planificar y ejecutar.
Durante décadas, en los programas de noticias y debate de televisión, en los concursos y en los documentales especiales han aparecido copresentadores y coanfitriones. Pero, ¿se ha cuestionado alguien por qué dos cabezas parlantes son mejores que una? Visualmente, una persona te agota, taladra al espectador, ahoga su imaginación. Con dos presentadores mantienes el ojo del espectador moviéndose de un orador a otro, conservando así su interés por el programa.
Este mismo principio es igualmente aplicable a la realidad empresarial. A través de las presentaciones en equipo, las empresas tienen oportunidad de exhibir a sus profesionales más brillantes. Y lo pueden hacer para una amplia serie de funciones y de objetivos, como exponer argumentarios de venta a la red de vendedores, participar en concursos para conseguir importantes contratos, presentaciones de producto o ruedas de prensa, entre otras muchas posibilidades.
Mejorar la habilidad de los grupos de personas para trabajar juntas requiere un cambio de pensamiento en todos los niveles. Si ponemos junto un equipo de dos o más personas, obtendremos una presentación con más dinamismo y poder que si la hace un orador en solitario. Un equipo tiene un mayor potencial para pensar de una manera distinta y crear soluciones innovadoras.
Las presentaciones en equipo son, por lógica, mucho más complejas que si las realiza una persona en solitario. Una complejidad que va mucho más allá de encadenar una serie de intervenciones débilmente unidas. Los beneficios que se consiguen con esta fórmula son:
– La ausencia de monotonía y, en consecuencia, la posibilidad de impactar más eficazmente en el cliente.· Una persona puede manejar las herramientas audiovisuales mientras otro se puede concentrar en hablar.
– Las tareas de la presentación (cronometrar, hacer frente a las preguntas) pueden ser manejadas mejor entre varios.· Cuando implicar a la audiencia forma parte de la presentación, el equipo puede combinar y proporcionar liderazgo.
– Diferentes caras, pasos, voces y estilos pueden complementarse entre sí.· Es más fácil aplicar técnicas creativas que impacten mejor en el público.
– Las presentaciones en equipo se construyen sobre las fortalezas del equipo: un equipo de expertos (formado por ingenieros, personas de ventas, marketing y peritos financieros) en el que todos presentan aspectos diferentes.
En este reportaje hemos elaborado una serie de recetas prácticas para que puedas realizar presentaciones en equipo eficaces. Toma buena nota.
La planificación
1. Seleccionar sólo a los mejores jugadores
Escoger a los jugadores correctos es esencial. Existen cuatro tipos de competencias que deben estar representadas por, al menos, un miembro del equipo: la capacidad técnica, la de tomar decisiones y resolver problemas, las habilidades interpersonales y la creatividad. Conviene también encontrar personas que desempeñen dos de estas funciones a la vez. Otras competencias deben ser comunes a todos los miembros del equipo, como la capacidad de compromiso y la integridad, imprescindibles para tener la confianza del equipo y del auditorio.
¿Cuántos? El número de miembros estará en función del de personas que integran el equipo del cliente. Conviene que no existan más presentadores que número de oyentes. Al cliente le interesa conocer la identidad de la persona que participa, por lo que más de cinco presentadores puede considerarse excesivo.
2. Buscar el equilibrio de estilos diferentes
Las habilidades individuales de los miembros del equipo han de combinarse de manera óptima para servir al propósito de la empresa. Pensemos en un grupo de jazz, con muchos hábiles músicos que pueden interpretar solos magníficos. Sin embargo, éstos dedican la mayor parte de su tiempo a marcar el ritmo para sostener a sus colegas. Su papel se centra en sacar el mejor partido del esfuerzo del equipo.
A la hora de combinar los distintos jugadores, hay que tener en cuenta factores como los siguientes:
Las fortalezas y debilidades de cada miembro sugerirán el orden de intervención y qué contenido tratará cada uno de ellos. Y esto dependerá mucho del tipo de presentación que realicemos. Si es una exposición ante inversores institucionales, lo normal es que el primero sea el director financiero; luego puede seguirle el director de marketing que podría explicar las repercusiones en los beneficios de la empresa que traerán consigo las nuevas acciones comerciales que se emprendan, mientras que el cierre debe estar reservado para el responble de relaciones con los inversores.
Tener en cuenta el perfil de la audiencia. Por ejemplo, si ésta tiene una orientación técnica, conviene que en nuestro equipo esté presente un experto en su especialidad.
El propósito de la presentación. Si se trata de persuadir, nuestro mejor vendedor debe tener el papel de líder. Si el líder del equipo no es capaz de controlarlo y coordinarlo eficazmente durante la preparación y presentación del proyecto, difícilmente logrará que el cliente deposite su confianza en él. De ahí su importancia.
Saber de qué se habla. El líder debe ser un experto en el tema que se va a tratar. Ha de implicarse activamente tanto en la preparación como en el diseño del guión. La mayoría de los guiones exitosos se escriben en una voz distintiva y sólida. Así, en el caso de una agencia de publicidad, aunque todos los miembros del equipo de diseño deban aportar borradores en sus respectivas secciones, sólo uno debe definir el diseño de la presentación.
Coordinación. Un error muy común es tener a cada miembro del equipo por separado, sin ninguna coordinación con el resto, y tener después a alguien aunando sin ningún criterio una intervención tras otra.
4. Elaborar el guión
Tres ideas. Si no podemos escribir nuestros objetivos clave en el reverso de una tarjeta de presentación, es porque no los hemos definido con la suficiente claridad. Una buena regla es pensar en las tres ideas que queremos fijar en la mente de la audiencia y convertirlas en el eje central del discurso. Con este armazón general, toda la investigación se va encauzando en función de esos ítems principales. El equipo entero obtiene una clara idea de lo que se discutirá en cada parte y la duplicación se elimina virtualmente.
Jerga unificada. En cuanto a las expresiones, hay que cerciorarse de que la jerga empleada por los distintos miembros es homogénea. Por ejemplo, resultaría confuso que, a lo que un orador llama gráfico, otro le llamara dibujo.
Problema/solución. En una presentación en equipo, hay muchas maneras de organizar la exposición. Una de las más utilizadas en las presentaciones persuasivas es el denominado modelo problema/solución. Comienza con la descripción de un grave problema. A continuación, lo vamos descomponiendo en partes más pequeñas, que pueden ser tratadas individualmente por cada miembro del equipo. Finalmente se termina integrando las soluciones pequeñas en la resolución del problema grande.
Apelar a la urgencia. En un guión de problema/solución, debemos transmitir un sentido de urgencia. Debemos llamar a la audiencia a la acción ya que, si no es así, se corre el peligro de que el problema se perciba como secundario. Si el problema está en las demoras en los envíos, debemos discutir las consecuencias de no hacer nada acerca del problema (perder clientes, tener un inventario demasiado largo, etc.), así como generar un sentido de urgencia para resolverlo.
5. El tiempo y el lugar
Es importante planificar diversos aspectos logísticos. Por ejemplo, ¿formamos parte de una serie de oradores? o ¿en qué momento del día hablaremos? Si lo hacemos por la mañana, la audiencia está fresca y conviene ir al grano. A última hora de la mañana, debemos imprimir un tono más vibrante, incluso haciendo preguntas retóricas para despertar el interés.
Otra pregunta importante es de cuánto tiempo dispondremos. Debemos preparar una intervención que dure la mitad, para dar pie a una sesión de preguntas y respuestas.
El ensayo
1. Cuándo y cuánto tiempo
El ensayo es el paso más crítico en una presentación de equipo exitosa. Son necesarias al menos tres sesiones de práctica antes del ensayo general. Sin embargo, será el líder quien determine cuántas veces será necesario insistir para alcanzar el nivel óptimo de coordinación. Si bien recuerda que, una vez que sus niveles de actuación comiencen a empeorar, es el momento de terminar.
Pulir detalles. Estos ensayos técnicos sirven para medir los tiempos de la presentación, para practicar coletillas y para dar al equipo el sentido de unidad que a menudo se pierde en las presentaciones de equipo.
Dos días antes. Planifiquemos el ensayo general al menos dos días antes de la presentación. De esta manera, tendremos tiempo de hacer algún cambio de última hora con tranquilidad.
2. Recreación de la escena
Lo ideal es usar la sala donde se realizará la presentación, así como emplear todos los elementos que se usarán en la misma: micros, diapositivas, vídeos…
Gestos y posturas. Si el equipo va a realizar la presentación de pie, debe practicarse de esta manera en una sala parecida a la real. Coloca las sillas en el sitio donde realmente serán usadas. Haz exactamente todo como esperas que suceda el día de la presentación.
En voz alta. Para expresarse con claridad en público es imprescindible practicar el hablar en voz alta. Es necesario tener claro que no es lo mismo el lenguaje hablado que el escrito. Leer notas es el fallo más común en presentaciones en equipo, y transmite una sensación de rigidez y falta de seguridad. Por otra parte, es aconsejable que los miembros del equipo practiquen también su intervención individualmente.
3. Grabarse para limar los errores del discurso
Conciencia de nosotros mismos. Grabarse a uno mismo mientras realizamos el ensayo puede resultarnos muy útil. Nos permite ver lo que hay que mejorar y lo que se puede dejar tal y como está. Grabarse a sí mismo permite percibirnos tal y como lo hará el público. Aunque ten en cuenta que la primera grabación suele parecernos un desastre. No obstante, nos permitirá tomar conciencia de nosotros mismos como verdaderos ponentes y no como personajes imaginarios. ¿Estoy hablando demasiado rápido? ¿Soy creíble? ¿Soy digno de confianza?
Calcular tiempos. También nos sirve para calcular el tiempo de la intervención. Hay que recordar que hablamos un 33% mas rápido cuando estamos solos o ensayando y que, en público, lo hacemos más pausadamente.
La puesta en escena
1. Indumentaria
Todos los miembros del equipo deben vestir de manera semejante. No hay que olvidar que un presentador es un vendedor. El baremo es estar siempre a un nivel inmediatamente superior al de nuestro público; si ellos van en vaqueros, nosotros podemos ir de sport. Recuerda, una presentación en equipo es una ocasión especial y eso es lo que debe mostrar tu vestuario.
2. Introducciones
La introducción es la primera y más duradera impresión y te interesa que ésta sea positiva. Por brillantes que sean los contenidos y mordaz el mensaje, está abocado al fracaso si la primera impresión no es tan contundente y duradera como el subsiguiente mensaje.Sencillez.Los expertos recomiendan que la introducción sea sencilla. Bastará con una frase de presentación y explicación de contexto para luego dar pie a nuestro primer presentador. Lo que muchos desaconsejan es la típica broma de orador americano. No todo el mundo resulta simpático al hacerla y, en general, no suelen ser bien recibidas entre el sobrio público de Europa.
3. Que no decaiga. Trucos para mantener la atención
¿Qué hacer si vemos que el público empieza a cansarse o aburrirse? Un recurso consiste en hacer una pregunta retórica para volver a despertar la atención e incluso lograr de ellos una mayor participación.
Forzar el diálogo.Un truco eficaz consiste en que alguien de nuestro equipo, erigiéndose en conciencia del público, haga al orador una pregunta o establezca un breve diálogo.
El factor audiovisual. Los elementos audiovisuales suelen ser otro buen recurso. El masteres un concepto usado en Power Point y otros programas de presentaciones. Hay que tomarse todo el tiempo necesario para asegurarse de que todas las transparencias de todos los miembros del equipo tienen el mismo aspecto y sentido y que el tamaño, el estilo de los gráficos y de escritura sea constante.
Hay que tener mucho cuidado con la estrategia de animación, ya que animar por animar es distraer a la gente, y no aporta nada sustantivo a la presentación.
4. Transiciones
En cuanto a las transiciones entre un orador y otro, debemos procurar que el paso de dar la palabra al siguiente orador sea también lo más sencillo posible. Hay que pactar una serie de señales preplaneadas (con la cabeza o la mirada), conocidas por todos. Finalmente, habrá que memorizar muy bien cuál es el punto final de la exposición de cada ponente.
Presentaciones. También es preciso decidir si cada ponente se presenta él mismo según se levantan a hablar o si por el contrario es el líder del equipo el encargado de realizar la presentación al comienzo de la exposición.
Preguntas y respuestas
En una presentación proactiva, los miembros del equipo deben tener una estrategia para manejar las preguntas de la audiencia de manera uniforme. Antes de la presentación, el líder tiene que decidir si las preguntas serán respondidas al final de la intervención de cada orador. O bien pedir a la audiencia que reserve las preguntas hasta el final de todas las presentaciones de la sesión.
Las preguntas deben ser respondidas lo más resumida y concisamente que se pueda. Es mejor parafrasear la pregunta antes de responderla. Esto le ayudará al orador a aclararse y a comprender la pregunta. Si no conocemos la respuesta, es mejor decirlo. No hay que inventarse nada. Corremos el riesgo de perder credibilidad.
Cuando una pregunta va dirigida a un miembro del equipo, pero ninguno de ellos siente que le compete, el líder debe intervenir. Tener un líder dirigiendo las preguntas a otros miembros del grupo evitará un típico error en las presentaciones en grupo: una respuesta de 30 segundos de duración se convierten en 4 minutos de diatriba. Si la pregunta va dirigida al grupo, será también el líder quien tome el control. Si creemos que la respuesta ha sido demasiado concisa, podemos dirigirnos a la audiencia para ver si desean alguna aclaración adicional.
Por otra parte, conviene que todos los miembros del equipo dominen una serie de técnicas para afrontar las seis siguientes situaciones:
1. Preguntas confusas
Si creemos que la pregunta está mal planteada y no nos ha quedado clara, pidamos, sencillamente, que nos la repitan. Con esta técnica, la nueva pregunta suele ganar el brevedad, claridad y se hará más comprensible. ¿Por qué? Porque puede que la persona que pregunta inicialmente no tenga claro del todo lo que quiere saber y, en la segunda ocasión, realiza un mayor esfuerzo de síntesis.
2. Preguntas interminables
Si después de los 10 primeros segundos no entendemos con claridad hacia dónde se dirige la pregunta, podemos decir: «¿Sería usted tan amable de resumir la pregunta, por favor?». Lo más probable es que la audiencia nos lo agradezca. Al final de la pregunta, hay que reconocer el esfuerzo que ha realizado el interrogador estableciendo un contacto visual cuando está finalizando la respuesta.
3. No des por hecho que conoces la pregunta
Siempre hay que dejar que el miembro del público termine su pregunta. No le interrumpas a no ser que tartamudee de forma grave. Demasiadas veces algunos oradores interrumpen una pregunta para acabar contestando a la pregunta equivocada.Otras veces, aunque respondan acertadamente, dan una impresión demasiado enérgica, cortando la iniciativa de los demás.
4. No guardes lo más importante para el turno de preguntas y respuestas
Se hace con frecuencia pensando que una respuesta impactante dará mayor peso al mensaje. Pero, a veces, por la razón que sea, nadie plantea esa pregunta fundamental, o aquella otra tan esperada, y entonces el equipo se ve en el trance de encajarla en cualquier momento del final, venga o no a cuento. Es algo que no causa muy buen efecto y despierta recelos.
5. Pon la pregunta en unos términos neutrales
Si nos plantean una pregunta cargada de sentimiento, con palabras inspiradas y frases simbólicas, nosotros debemos reformularla y quitarle la carga de sentimiento. Recordemos que suele ser el tono de voz del hablante, más que el contenido de sus palabras, lo que convence al oyente.
Debes permitir que el público oiga el mensaje de la pregunta y atacar al corazón de su razonamiento, llevándola al terreno apropiado para una argumentación ecuánime. Un ejemplo: «Sr. director general: se ha acusado a su empresa de contaminar gravemente el medio ambiente. ¿Se van a oponer al nuevo paquete de leyes medioambientales que propone Bruselas?». Respuesta: «Bueno, si he entendido su pregunta, lo que quiere saber usted es en qué medida nosotros podemos ayudar a una toma de conciencia medioambiental en el sector. Permita que le comente nuestro plan de diez puntos diseñado para legar un planeta más seguro a nuestros hijos».
6. Preguntas hostiles
En ocasiones las preguntas tiene un fondo claro de hostilidad hacia nuestras posiciones, e incluso, nos pueden poner en el aprieto de no tener una respuesta satisfactoria para ella. En esos casos, la mejor forma de obtener ventaja sobre el interrogador es convertir una pregunta negativa en una respuesta positiva. Pero si no nos queda más remedio que responder con otro ataque, no olvidemos algo fundamental: hay que atacar las ideas, pero nunca a los mensajeros.
Por ejemplo, observemos esta pregunta: «Su compañía tiene intención de hacer una fuerte inversión en Corea del Norte, a pesar de su continuas violaciones de las leyes internacionales de seguridad». Y veamos la hábil respuesta que se le da: «Nuestra inversión en la economía norcoreana va acompañada de la firme convicción de que cada ciudadano de Corea del Norte tiene derecho a vivir una vida mejor».
