La mayoría de las herramientas de software social funcionan y tienen interfaces similares a Facebook o Twitter, de forma que se simplifica su uso. De hecho, un punto importante es que resulten amigables para los trabajadores. “Ha sido muy importante la elección de una herramienta muy fácil de utilizar y muy informal, frente a la formalidad de otros sistemas del pasado”, apunta Martínez-Carrasco. En general, la idea es que se cree comunidad de empresa. “Algo así como el efecto de la máquina de café”, comenta Lee. Otros factores a tener en cuenta son:
POSIBILIDAD Y CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO
Es, por lo que nos han dicho los expertos y los casos consultados, uno de los factores más importantes en los que fijarse. Aunque existen alternativas que se ocupan específicamente de esto, como Dropbox, es interesante que la propia herramienta lo incorpore. El almacenamiento permite que, en un único sistema, los empleados compartan y gestionen los archivos, se comuniquen y trabajen en equipo.
¿EN LA NUBE?
“Uno de los miedos más habituales es tener la información en la nube”, indica Lee. Precisamente, el almacenamiento incorporado implica que los documentos estén en la nube (en servidores de Internet). Así, se puede acceder a ellos desde cualquier parte del globo con sólo tener un dispositivo y una conexión a la red. ¿Es seguro? “La experiencia demuestra que son soluciones incluso más seguras que las instaladas en los centros de datos de la organización”.
VERSIÓN MÓVIL
A tener en cuenta si la movilidad de tus empleados es significativa y si usan otros dispositivos (como smartphones) además de ordenadores. Algunos servicios ofrecen, directamente, la posibilidad de desarrollar aplicaciones propias para cada empresa.
¿QUÉ OPINAN LOS EXPERTOS?
Custodia Cabanas, profesora del Instituto de Empresa (IE):
“Si proporcionas herramientas de ‘social media’ a tus empleados, lo percibirán como algo colaborativo. Tienes que poner las redes sociales a tu favor”.
Didac Lee, fundador de Zyncro:
“Una vez que una organización prueba una solución de ‘software’ social, abandona las antiguas herramientas”
Diego de Azcoitia, director de e-learning de Adecco:
“En ninguna Intranet se ha tenido en cuenta que la información debe tener ‘feedback”.
