Hay una serie de áreas (o partidas de gastos) a las que nadie presta atención, bien porque no se tiene tiempo o experiencia o no se analizan de forma conjunta, y que pueden tener un impacto muy importante en la cuenta de resultados”, asegura Juan Antonio Costa, director comercial y márketing de Alma Consulting Group España.
Estos gastos (telecomunicaciones, limpieza, energía, material de oficina, viajes, flota de vehículos, mensajería, etc.), dependiendo de la estructura y tamaño de la empresa, pueden suponer hasta un 25% de su cuenta de resultados. “Lo primero que se suele mirar son determinados costes fijos (alquiler de inmuebles, gastos de personal…), pero hay otras partidas de gastos que están muy atomizadas y que son heterogéneas entre sí. Parece que no son estratégicas y que la cuenta de resultados lo soporta todo, pero cuando empiezas a sumarlas todas te das cuenta que el impacto que tienen sobre tu empresa es muy significativo y supera un determinado margen es posible que tengas que tomar medidas muy drásticas para cubrir esos gastos como prescindir de un número importante de personas”, explica Costa.
¿QUIÉN LO HACE?
Lo primero es tener clara la necesidad de optimizar gastos. “¿Somos capaces de hacerlo con nuestros propios medios o necesitamos recurrir a un experto externo?”, plantea Francisco Escanellas, director general de Expense Reduction Analysts. ¿Quién lo va a hacer? ¿El director financiero? ¿Servicios generales? ¿El jefe de compras…? “Por lo general, son personas a las que les puede el día a día. Sentarse y establecer una planificación y dedicar unos recursos para definir una estrategia destinada a reducir los gastos generales representa dedicar unos recursos que muchas veces la empresa no tiene. Y lo que hacen es encargar esta tarea a personas dentro de la empresa cuya expertise es limitada y sus soluciones, por tanto, limitadas”, subraya este experto.
TERAPIA DE CHOQUE
Si decides hacerlo por tus propios medios, renegocia con tus proveedores la rebaja de precios y alarga los plazos de pago. “Esta es la terapia de choque –dice Escanellas–. Pero, ¿qué ocurre? Que los proveedores también son empresas que tienen que mantener sus márgenes. Es un efecto dominó”.
Según Escanellas, las empresas deben analizar y definir si están utilizando los productos y servicios que necesitan o aquellos que sus proveedores les ofrecen. “Es obvio que un proveedor te venderá su producto y no te sugerirá que compres el de la competencia que te podría aportar más valor”. También, analizar si los procedimientos de compra y gasto son los correctos. “Si estás siguiendo unos procesos racionales que te lleven a conseguir el mejor producto al mejor precio. Si le pides a un proveedor un recorte del precio, conseguirás o no una rebaja, pero te encontrarás con la limitación de su margen operativo”.
Otro consejo es elaborar un manual sobre cómo comprar para evitar la anarquía, sobre todo, cuando se diluyen las responsabilidades. También hay que tener en cuenta que “algo que funciona ahora, puede que dentro de seis meses ya no. A menos que la empresa, además de implementar procedimientos de ahorro, los mantenga actualizados. Sino estará como al principio”, añade Escanellas.
