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Purga de calendario: la fórmula para terminar con las reuniones improductivas

Las grandes empresas están comenzando a tomar medidas para eliminar las reuniones improductivas. Es el caso de Shopify, que ha instaurado un método llamado “purga de calendario”.

Purga de calendario: la fórmula de Shopify para terminar con las reuniones improductivas

Las reuniones de trabajo se han convertido en un verdadero freno para la productividad y el bienestar mental de los emprendedores. Sobre todo, a raíz de la pandemia, cuando el teletrabajo y los nuevos entornos laborales provocaron una verdadera multiplicación de estas reuniones, donde en ocasiones se destina demasiado tiempo a tratar cuestiones menores para la actividad de las empresas.

En este contexto, las compañías más avanzadas están comenzando a limitar en tiempo y forma las reuniones de trabajo para mejorar la productividad. Uno de los últimos ejemplos es el caso de Shopify, la plataforma de comercio electrónico canadiense, que ha comenzado a probar en 2023 un nuevo método que han denominado “purga de calendario”.

Así, tal y como relata Bloomberg, esta “purga de calendario” consiste en instaurar en la compañía un nuevo modelo de reuniones para mejorar la productividad. Para ello, la primera medida ha sido eliminar “a perpetuidad” todas las reuniones recurrentes de más de dos personas, una decisión que pretende reducir los encuentros al mínimo, y agilizar los inevitables para mejorar la productividad y el bienestar de su plantilla.

Además, Shopify ha prohibido a todos sus empleados celebrar cualquier tipo de reuniones de trabajo los miércoles, siguiendo el ejemplo de Meta, la matriz de Facebook, que lleva tiempo aplicando la fórmula de los días sin reuniones para mejorar la productividad y reducir los niveles de estrés de sus trabajadores.

Por último, el nuevo método de Shopify contempla la excepción de las reuniones que, de manera inevitable, tengan que darse entre 50 o más empleados de la compañía. En estos casos, el número de encuentros queda limitado a uno por semana, y solo podrán celebrarse los jueves.

Mejorar la productividad y el bienestar de la plantilla, los beneficios de terminar con las reuniones improductivas

La agilidad a la hora de gestionar el tiempo es un recurso clave para terminar con las reuniones improductivas de una vez por todas. En este sentido, Manuel Hernández, CEO de Finetwork, una operadora de telecomunicaciones que ha conseguido facturar 110 millones de euros anuales en solo seis años, destacó, en una entrevista con EMPRENDEDORES, como una de las claves de su modelo de éxito terminar con la “reunitis que tienen otras empresas, donde se juntan 14 para cualquier decisión pequeña”.

Además, trabajar con herramientas de seguimiento sencillas y prácticas, “que te permitan trabajar con la información ya construida sin estar teniendo que buscarte la vida” o dejar de lado la filosofía de “hacer informes por hacerlos” de los grandes operadores son piezas fundamentales para que la empresa pueda seguir moviéndose de manera ágil, según destaca el directivo de la compañía.

En este contexto, grandes emprendedores de la historia como Steve Jobs siempre han tenido muy presente el freno que determinadas reuniones suponen para la productividad y la motivación de sus plantillas, que en ocasiones pierden una parte importante de su jornada laboral en cuestiones de escaso valor y urgencia para la compañía. Para solucionarlo, el fundador de Apple estableció tres reglas mínimas que todos sus empleados debían cumplir durante su etapa al frente de la compañía tecnológica.

Pocos asistentes. El número ideal está entre tres y cinco personas, los imprescindibles para tratar los temas que marcan el orden del día sin caer en la divagación o perder tiempo escuchando a todo el equipo, lo que a veces se traduce en repetir las mismas ideas varias veces a lo largo de la reunión.

Pocos temas. Otra de las claves del fundador de Apple para reducir el número de reuniones improductivas es acortar el número de temas recogidos en el orden del día a un máximo de tres. En opinión del emprendedor, esta técnica consigue aumentar los niveles de concentración de los asistentes, así como extraer mejores conclusiones del encuentro.

Poco tiempo. La última regla de Steve Jobs para terminar con las reuniones improductivas es fijar un tiempo máximo. Así, las reuniones en Apple no duraban más de 30 minutos durante su etapa como CEO. Esta medida responde a un hecho científico. A partir de ese periodo de tiempo, la concentración humana deja de funcionar de la misma manera, y las reuniones comienzan a aprovecharse mucho menos.