Nada como la práctica para comprobar la veracidad de la teoría. Llevamos lustros oyendo hablar de las bondades del teletrabajo pero ha hecho falta una pandemia para que muchas empresas aprendan que no solo pueden funcionar, sino que incluso pueden hacerlo bien teniendo a todos sus empleados en casa.
El anuncio del cierre de todas las actividades no esenciales obligó a miles de pymes a poner a prueba ese valor tan español de la improvisación con el único objetivo de solucionar en unos días un tema aplazado durante años. Ahora, asumida su importancia, conviene poner en orden el aprendizaje pasado para trazar, de una vez por todas, una estrategia empresarial de teletrabajo que, por supuesto, debe contemplar situaciones como la pasada con la absoluta excepcionalidad que merece.
La hora de la verdad
“Después de esta experiencia a nadie le va a quedar dudas de que la gente responde, y trabaja igual o más desde casa, pero no podemos obviar que requiere de un cambio cultural importante”, advierte Alberto Gavilán, director de Recursos Humanos de Adecco : “Es necesario un periodo de toma de decisión para saber cómo se va a implementar, a qué departamentos va afectar, cuántos días a la semana, la formación que se va a dar a managers y empleados…”.
Y una vez preparados, su recomendación es programar una implantación gradual: “Un piloto en algunos departamentos clave de un día a la semana, por ejemplo, para medir resultados e incluso poder valorar otras opciones”. Una práctica que debe ser mantenida en el tiempo para que los mecanismos de teletrabajo estén siempre bien engrasados.
Desde Adecco, Gavilán anima a que “cada empresario estudie a fondo esta opción, incluyendo todas las variables económicas, sabiendo que no solo tiene beneficios para el empleado en términos de flexibilidad, también ahorros para la empresa en partidas como alquileres, suministros o desplazamientos”. Su consejo es dar el paso, pero con todas las variables de costes y rendimiento en la mano.
Análisis en el que “es primordial saber hacia quién dirijo mi producto o servicio”, explica Beatriz Remón, directora de Digital Sales de IBM , en la que se engloba el Área de Pyme: “La experiencia de tu cliente siempre va a ser primordial, y eso afecta a las tecnologías que necesitamos para llegar a él con eficacia. Un proceso en el que la comunicación es muy importante, y cada vez va a ser más virtual en cualquier negocio”.
En segundo lugar, está el propio empleado, recuerda Remón: “Es el primero en adoptar todas las tecnologías, y en esa primera fase de formación, la empresa debe facilitar el proceso para que las interiorice”.
Como en cualquier otra gran decisión empresarial, el trabajo en remoto requiere de preparación, estrategia, ensayo y acción. “La capacidad computacional ya no es un problema para ninguna empresa gracias al mundo desarrollado en torno a la nube”, tampoco a la hora de trabajar en remoto. En opinión de Remón “hoy no existe ninguna barrera tecnológica de entrada para las compañías ya que pueden acceder a modelos de sustitución, de modo que solo van a pagar por lo que consumen: las soluciones se adaptan a la situación económica de cada empresa”.
Jon Arberas, que lleva 25 años asesorando a pymes de todo tipo como director general del proveedor de servicios de telecomunicaciones Sarenet , nos ayuda a trazar las líneas maestras del plan de acción.
1. CÓMO CONECTAR LA EMPRESA CON EL EMPLEADO
Desde la empresa: capacidad. Es necesario partir de una conexión a la red robusta y con un ancho de banda adecuado al flujo de datos que puede mover cada empresa. La recomendación de Sarenet es apostar por la cobertura de fibra, una infraestructura accesible hoy a cualquier empresa: “En las tecnologías de la familia ADSL el caudal de subida es muy pequeño, y cuando los empleados acceden en remoto a un servidor en esa oficina lo que están haciendo es sacar datos, y el sistema debe permitirlo”.
Pero además la empresa debe prever una solución de respaldo. “Si falla algo hay que contar con una solución de backup que permita seguir funcionando, incluso de una forma más precaria”, aconseja Arberas: “La combinación ganadora es fibra como conexión principal, y 4G como como respaldo. Sus medios físicos son diferentes, por lo que no hay ningún punto común para el fallo, e incluso se puede instalar dos routers para evitar que con esta duplicidad total nada pase por un mismo equipo”.
Desde el empleado: seguridad. La conexión con el otro extremo, con el empleado, es menos exigente en cuanto a su capacidad pero no a su seguridad. Las opciones son muchas, incluidas apaños básicos como los populares pinchos o el teléfono móvil de la empresa, que puede ser utilizado como un router. Más habitual es utilizar la infraestructura de conexión a internet que tiene contratada el propio empleado, “en algunos casos previo acuerdo para que la empresa pague un porcentaje de su coste”, puntualiza Gavilán. Desde Adecco se insiste en que lo normal es que “la empresa provea al empleado del equipo informático de trabajo necesario”. Pero se decida lo que se decida, no se puede pasar por alto que la conexión debe ser segura: la empresa debe proteger sus datos y ponérselo difícil a los ciberdelincuentes.
Y, en aras a esa seguridad, se debe evitar abrir la empresa desde una simple conexión a internet. “Este tipo de conexión coloca a la empresa en una situación muy desfavorable porque casi todas las conexiones domésticas no tienen una dirección IP fija sino dinámica”, explica de nuevo Arberas. “Esto significa que su dirección cambia por lo que la empresa no puede filtrar diciendo ‘dejo acceder solo a estas direcciones IP’. Y abrir una empresa a todo internet, la ubica en una situación vulnerable porque puede haber agujeros de seguridad”. Para evitarlo, se hacen dos propuestas:
La primera es arbitrar conexiones móviles con la misma IP de la empresa, para lo que se utiliza su red privada virtual (VPN). Muchas pymes, en especial cuando hay dispersión geográfica, están utilizando esta VPN para proteger sus comunicaciones, como explica Arberas: “Permiten que esas comunicaciones entre la sede A y B, o la B y la nube se conviertan en privadas gracias a un direccionamiento IP, lo que a nivel seguridad te ubica en una posición muy robusta”.
En el ámbito del teletrabajo, cuando la empresa, por ejemplo, utiliza tecnología MPLS (una de las soluciones VPN más habituales), Sarenet les propone “que esa conexión 4G que conecta al portátil desde su casa a la empresa actúe como si estuviera conectada a una de sus oficinas”. Pero el consejo es que se busque “una manera sencilla de actuar, sin añadir complejidad y costes que pongan en peligro la competitividad de las pymes”.
Como segunda alternativa para asegurar una conectividad segura entre la casa del empleado y la empresa, está utilizar la conexión doméstica, por lo general con suficiente potencia de ancho de banda. Pero para salvaguardar la seguridad de la empresa se establece un túnel, “que cifra la información, impidiendo su manipulación”, explica Arberas.
De este modo, entre el PC o portátil del empleado y el servidor de la empresa hay un intercambio de claves público-privadas que solamente permite acceder a un equipo autorizado. Y si se quiere un plus de seguridad, se puede hacer de manera cifrada.
2. APLICACIONES DE LA EMPRESA: CONSULTABLES EN WORD
Una vez lograda una buena y segura conexión, el otro gran reto es dar al empleado accesibilidad a la información de la empresa: a esos sistemas de contabilidad, CRM, bases de datos, o cualquier otro documento básico de trabajo.
Aquí la regla de oro es que ese entorno de trabajo del que se ha dotado la pyme sea consultable en formato Word u otros igualmente estandarizados. “Cuando los tenemos en otro tipo de formatos, como ocurre con muchas aplicaciones diseñadas a medida, cualquier tema de conectividad se dificulta, y puede convertir en nada gratificante la experiencia de trabajar en remoto”, se explica desde Sarenet.
Y no solo los documentos de consulta, nada más irritante que tener que reestablecer una videoconferencia con un cliente en tres ocasiones. Como se ha señalado, es vital que todas las tecnologías elegidas y utilizadas sean amables con el usuario, de otro modo puede llegarse a ver el teletrabajo como un problema. Dos de las características más importantes son:
– Documentos consultables vía web. Los expertos recomiendan que los documentos de trabajo sean visibles vía web (sin necesidad de ser descargados en el equipo del empleado). Desde Sarenet se explica que “cuando permiten la consulta web, esa tecnología es muy robusta para soportar las fluctuaciones en los retardos, los anchos de banda y demás; en otras aplicaciones un retardo puede significar comunicación cortada”.
– En formato responsive. Debe estar optimizada para su consulta desde un teléfono móvil o una tableta. Solo cuando así es, se logra la movilidad, la otra gran ventaja del trabajo en remoto.
En conclusión, cuando una empresa aspira a consolidar su estrategia de teletrabajo debe tener presente que trabajar con formatos arcaicos o protocolos difíciles va a ser una rémora. Lo más inteligente es aprovechar este paso para migrar toda la información hacia formatos estandarizados que permitan esa consulta rápida. Sin duda, se trata de una decisión compleja que va a requerir de fondos y tiempo, pero amortizable en el medio plazo.
En este empeño, la nube es un comodín. “Tenemos muchas soluciones adaptadas a las necesidades de pymes y startups para que puedan familiarizarse con los entornos cloud a través de programas de créditos”, explica Beatriz Remón desde IBM. Estos modelos permiten utilizar la nube pública de IBM sin coste durante unos meses para familiarizarse con ella, e incluso programar, si es necesario. Una opción que facilita el acceso del teletrabajador a esta información desde cualquier lugar y momento. Además, las nubes públicas están cada vez más interconectadas. Remón habla del concepto multicloud: “Permite a las empresas pasar datos de una nube pública a otra, lo que es muy útil para que durante los picos de demanda se puedan ampliar las capacidades”.
3. HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN
Las herramientas de comunicación con el cliente y proveedor, pero también con la empresa y, en particular con el resto del equipo, también marcan la diferencia en la calidad del trabajo en remoto. Aun más en un momento en que se avanza hacia equipos multidisciplinares, ubicados en diferentes zonas geográficas y con miembros independientes (freelance).
Correo electrónico, sistemas de videoconferencia, chat y conexión telefónica son las herramientas indispensables para cualquier profesional. La gran ventaja es que hasta hace poco eran soluciones estancas, no dialogaban unas con otras, algo que hoy no ocurre. La oferta del mercado es enorme, desde entornos gratuitos –freemium en la mayoría de los casos– a herramientas más sofisticadas y adaptables ofrecidas por los grandes operadores.
Otra de las tecnologías más efectivas en esta área de la comunicación es la de Voz IP, que encapsula el habla para que circule por la red como si fuera un dato. En los últimos años ha evolucionado mucho en términos de calidad, y permite crear fácilmente una centralita virtual para pasar llamadas desde la empresa al domicilio del teletrabajador o cualquier otro lugar. Para lograrlo, se instala el llamado softphone en el equipo informático, permitiendo que el pc o portátil funcione como un teléfono.
4. HERRAMIENTAS DE TRABAJO EN EQUIPO
“Para que el teletrabajo funcione -explica Gavilán– la comunicación y el contacto con el equipo debe mantenerse igual que cuando está en la oficina, en todo momento los miembros deben saber cómo están sus compañeros, tanto en lo anímico como en lo profesional, por eso se debe pautar un número de contactos mínimos”.
El trabajo ya no solo es compartido en muchas empresas, sino que es compartido en tiempo real. De nuevo las posibilidades son infinitas, y de nuevo cada empresa debe buscar soluciones adaptadas a su necesidad. Symbaloo, Trello, Slack o el propio Google Drive son soluciones para organizar ese trabajo en equipo, que para determinadas empresas requiere de soluciones más específicas.
Un ejemplo es el de esas empresas audiovisuales que trabajan con archivos gráficos de un gran peso. Para ellos existen soluciones como IBM Aspera, diseñada para mover datos de cualquier tamaño y a cualquier distancia con máxima rapidez, “lo que genera una importante mejora en la rentabilidad”, comenta Remón.
Un paso necesario
“Las herramientas son un apoyo imprescindible”, concluye Alberto Gavilán, “pero por encima de ellas debe haber un objetivo claro y una cultura de empresa, solo así se podrán sacar los proyectos”. Un ADN de la organización que debe impregnar toda la estrategia de teletrabajo hasta convertirla en otro elemento diferencial y de competitividad.
“Tenemos candidatos que rechazan o aceptan una oferta de trabajo por tener o no opciones de flexibilidad laboral como la del teletrabajo”, continúan desde Adecco, “pero además es una buena fórmula para retener a tus empleados: que una empresa tenga esta cultura dice mucho de ella”.
¿Qué hacer con los departamentos que no pueden teletrabajar?
En especial las áreas de producción y las que atienden cara al público, difícilmente pueden adaptarse a una estrategia de trabajo en remoto. Para evitar un agravio comparativo, desde Adecco, Alberto Gavilán anima a ofrecer propuestas de valor al empleado: “Hay que buscar otras estrategias de flexibilización como son las vacaciones, el horario o los días de trabajo en la semana. Se debe diseñar un paquete de beneficios diferente pero con la misma misión de atraer y retener al trabajador”. Y en ningún caso –insiste Gavilán– “esta dificultad debe servir de pretexto para paralizar una vez más el proyecto”.
¿Y si un trabajador no se adapta? “El teletrabajo debe ser un proceso reversible”, explica Alberto Gavilán desde Adecco. Su consejo es sentarse a hablar con él para detectar cuál es el problema y buscar otras soluciones “si bien la última debe ser volver a la oficina”. Hecho el comentario, recuerda que “para algunas personas el trabajo es su principal fuente de socialización”, por lo que la empresa debe mostrar flexibilidad.
Teletrabajo, proceso guiado por la empresa
Además de la necesaria formación, la primera de las recomendaciones que realiza Alberto Gavilán, de Adecco, es acompañar al empleado con una pequeña guía o manual. Algunos de los temas que no deben olvidarse incluir son:
Dónde. “Antes de empezar, el empleado tiene que elegir el lugar físico de su casa en el que va a teletrabajar. Lo ideal es que sea el mismo, lo más aislado posible y con las conexiones a mano”.
Registro horario: “La legislación de registro horario aplica exactamente igual al trabajo presencial que al teletrabajo”.
Horario. “Nunca se debe confundir con disponibilidad total. Lo mejor es establecer un horario fijo todos los días, que solo debe ser roto en casos puntuales”.
Concentración. “Entendiendo que siempre hay excepciones, el empleado tiene que poder estar concentrado, por lo que debe organizarse para que durante ese tiempo no le interrumpan obligaciones familiares o del hogar.”
Organización “Recomendamos que haya un contacto frecuente en el equipo. Por ejemplo se pueden fijar tres puntos obligatorios de contacto al día para contar qué se está haciendo, si se necesita ayuda, etc…”.
Aislamiento. “Es un riesgo a evitar. Es necesario que el responsable de equipo marque unas ciertas pautas de contacto diario”.
Control de trabajo. “Depende del sector, por ejemplo, los reportes diarios del trabajo realizado son habituales en el informático, pero en otro tipo de sectores con las reuniones de contacto puede ser suficiente para saber el punto de avance”.
La importancia de la selección y cinco claves más para el teletrabajo
El éxito del teletrabajo comienza en la etapa de selección del personal, se afirma desde Nexian . Razón por la que esta consultora insiste en la importancia de captar profesionales con una actitud proactiva y colaborativa frente al teletrabajo. Pero no es suficiente con fichar el talento adecuado. Desde Nexian se recomienda a las empresas tomar otras decisiones para teletrabajar con éxito:
1. Eliminar la vigilancia y apostar por la confianza en el teletrabajador. Adiós a los horarios, bienvenidos los objetivos y resultados. Se insiste en la importancia de asumir que es el trabajador el que organiza sus tiempos y horarios para cumplir con los plazos de ejecución.
2. Establecer pautas de trabajo. Será el responsable del equipo o el propio empresario el encargado de establecer qué tareas tienen prioridad, algo muy importante para que el equipo pueda organizar su jornada.
3. Fomentar las relaciones. “Nadie se debe sentir aislado por el simple hecho de no trabajar en la oficina”, se explica en Nexian. En los equipos que cuentan con personal que teletrabaja una mayoría de días, se deben convocar reuniones personales periódicas.
4. Fijar canales de comunicación. La comunicación es un factor esencial para el éxito. Por ello, hay que establecer canales de comunicación instantáneos.
5. Herramientas accesibles para todos. Desde el home office se debe poder usar las mismas herramientas que desde la empresa. Aunque no se comparta el espacio todos deben saber qué están haciendo los demás, a quién preguntar e incluso echar una mano si es necesario.
