No todos asocian el teletrabajo a la conciliación familiar ni a la disponibilidad del tiempo a su antojo. Hay quien empieza ya a lamentar una mala salud laboral marcada por unas jornadas interminables y una conexión permanente. Según el último estudio de Cigna COVID-19 Global Impact, el 78% de los empleados de todo el mundo reconoce no desconectar nunca del trabajo. La falta de desconexión que este nuevo escenario está generando el incremento de los niveles de estrés. Este estrés, a su vez, puede generar un efecto en cadena sobre todos los pilares de la vida del empleado, deteriorando su salud física y mental.
Cada vez es más frecuente escuchar frases como la de ‘No me da la vida’, personas que dicen pasar la mayor parte del día trabajando y que, aún así, todas las horas del reloj se les quedan cortas. Combatir este problema, exige una gestión eficaz del tiempo que muchas veces depende de nosotros. Gemma Ramírez, experta en ayuda a personas y organizaciones que necesitan vencer el estrés, acaba de publicar un libro que titula ‘El método click’ con el que persigue devolver al lector la sensación de control de su mente para utilizarla a su favor y encontrarse mejor. Aunque no se puede desligar la vida profesional de la laboral, nosotros extraemos solo algunos de los consejos relativos a la productividad laboral en este nuevo escenario del teletrabajo donde no todos son tan felices como se anunciaba.
Los ladrones de tiempo crecen con el teletrabajo
Son varios los canales que pueden servirnos de distracción, pero estos son los principales:
El móvil y las redes sociales. Hootsuite y We Are Social publicaban recientemente la décima edición de Digital 2021, donde se recogen las principales tendencias digitales y el uso que hacen los usuarios de Internet en todo el mundo. Según este, los usuarios de Internet en España, casi 43 millones, se pasan una media diaria de 6 horas y 11 minutos navegando por la Red, y el 80% se conectan cerca de 2 horas diarias a sus perfiles de redes sociales. Asimismo, y según el mismo estudio, el 57% de los usuarios ha hecho videollamadas, un 53% ha usado o escaneado códigos QR y el 34% ha visto contenido televisivo desde su teléfono móvil el último mes.
Nada de ello sería grave si ese tiempo se contabilizara como productivo, pero en la mayoría de los casos hay que interpretarlo como una pérdida de tiempo. Por ejemplo, el uso de 2 horas diarias para consultar las redes sociales equivale a 91,5 jornadas laborales 8 horas al año destinadas exclusivamente a este fin. Así que el consejo de Gemma Ramírez es racionalizar el uso de las mismas e intentar reducirlo.
El correo electrónico y las llamadas telefónicas. Esta es otra de las principales fuentes de distracción junto con las llamadas telefónicas. El problema de ambos es que generan sensación de urgencia, sobre todo cuando un mismo remitente te comunica el mismo mensaje por todos los canales disponibles: mail, whatsapp y llamada telefónica. La tendencia es atenderlos inmediatamente para acabar con el ruido interrumpiendo la tarea que realizamos en ese momento. En este sentido, Ramírez ofrece una serie de consejos para mejorar la gestión del correo electrónico:
-Dejar la bandeja de entrada prácticamente vacía, con tan solo 2 o 3 tareas prioritarias de la semana. El resto de los correos los vas almacenando en carpetas catalogadas por temas.
-No siempre es necesario contestar inmediatamente, pero cuando lo hagas debes reflejar de forma concisa y clara lo que quieres decir.
-Evita estar en copia en aquellos correos que no sean necesarios. Es una forma de evitar mucho ruido que no te incumbe directamente.
Reuniones improductivas. Videollamadas a cualquier hora del día, bien sea para conectarnos con la oficina bien con los familiares. El caso es que, cuando llamas a alguien por teléfono, cada vez es más frecuente sorprenderle en mitad de una videollamada acompañada y que te respondan con un ufff o cualquier otra expresión que indique hartazgo. De hecho hay estudios que hablan ya de la ‘fatiga del Zoom’.
En este línea Gemma Ramírez recomienda, recurrir a ellas solo cuando sea imprescindible y, cuando así sea, acotar muy bien las intervenciones y el tema a abordar. Otros expertos recomiendan limitar las videollamadas a no más de media hora y seis personas. Si es preciso, pon un cronómetro. Recomienda también Ramírez que todos los participantes enciendan la cámara dada la práctica, cada vez más extendida, de aprovechar las videoconferencias para consultar el móvil, las redes o poner la lavadora.
La multitarea. No, ni siquiera las mujeres son capaces de desempeñar con eficacia dos tareas a la vez. Para demostrarlo, Ramírez recurre a un estudio de las Universidad de Stanford donde se concluye que hacer varias tareas de forma simultánea es menos productivo que enfocarte en una sola. Además, será una forma de rebajar tus niveles de estrés.
Algunos trucos para que te cunda más
Ponte plazos y planifica. La mayoría de nosotros tendemos a relajarnos cuando disponemos de mucho tiempo para realizar una tarea. Así, tareas que podríamos resolver en 2 horas podemos demorarlas una semana o un mes si este es el plazo del que disponemos para realizarlas. En este sentido, un poco de estrés puede ser beneficioso, mejor cuando te lo autoimpones que cuando te llega de arriba o vas viendo que te va pillando el toro que produce el efecto contrario. En esta línea, habla Ramírez de la Ley Parkinson conforme a la cual, cuando trabajamos bajo cierta tensión tendemos a concentrarnos más y evitar la dispersión.
Elige tus horas más productivas para las tareas más antipáticas. Ni son las mismas para todos ni son las mismas cada día. Lo que sí es común es que la media de horas en las que resultamos más productivos a lo largo de la jornada laboral son 3 horas. Lo recomendable es aprovechar esas tres horas para afrontar aquellas tareas que pueden parecernos más tediosas. En este sentido, Ramírez recurre a la clásica Ley de Pareto 80/20 conforme a la cual el 80% de los resultados que obtenemos proceden del 20% de los esfuerzos que realizamos.
Descansa cada vez que termines una tarea importante. Aquí habla de la regla 52/17 según la cual, los trabajadores más productivos trabajan muy enfocados durante 52 minutos para, posteriormente, descansar una media de 17 minutos.
Audita tus días. Es otro de los consejos de Ramírez para ser conscientes del uso real que hacemos de nuestro tiempo. Gracias a ello podríamos darnos cuenta de que desaprovechamos muchas más horas al día de las que pensamos las cuales podríamos destinar a otras áreas que solemos desatender argumentando la falta de tiempo tales como pasar mas tiempo con la familia o los amigos, hacer deporte o, sencillamente, leer un libro.
