El argumento básico para el teletrabajo está claro: supone una organización racional del tiempo para los empleados que les permite conciliar su vida laboral y familiar, revirtiendo lo uno y lo otro en una mayor productividad.
“Los científicos han llegado a la conclusión de que los desplazamientos largos están asociados a la obesidad, el insomnio, el estrés, el dolor de cuello y espalda, la hipertensión, la depresión e incluso el divorcio. Los desplazamientos pueden llegar a consumir 400 horas al año, el tiempo que tardamos en programar Basecamp, nuestro producto más popular. ¿Qué podrías hacer tú con 400 horas?”, planteaban Jason Fried y David Heinemeier en su bestseller Remoto.Si el trabajo a distancia es tan buena idea, ¿por qué las empresas innovadoras no lo practican? Le hemos preguntado a dos expertos en productividad y trabajo remoto cómo tienes que montarlo tú en tu empresa, tanto si eres un emprendedor que andaba perdido sobre cómo organizarlo, como si eres un empleado que quieres convencer a tus jefes.
Saber trabajar sin supervisión
“Para que un equipo a distancia funcione adecuadamente, todos tus trabajadores deben saber trabajar sin supervisión. Eso no significa que no sea importante esa supervisión, pero no debe ser necesaria de forma constante”, dice Jordi Sánchez. En el caso de SumaCRM, con sede en Madrid, hace un tiempo que su CEO, Tomás Santoro, decidió trasladarse a vivir a Tarifa, al menos probar durante 3 meses. Otros dos integrantes del equipo, Alejandro y Henry, han trabajado siempre desde Argentina. “Y la verdad, aunque gracias a esta conexión España-Argentina hemos ido ganando algo de experiencia trabajando a distancia, nunca nos hemos considerado una empresa en remoto”, dice Santoro.
Crea una cultura empresarial de confianza
Otra premisa fundamental para Jordi Sánchez es fomentar el trato personal, siempre dentro de las posibilidades que admite el trabajo a distancia. Tienes que conseguir que tu equipo pueda compartir experiencias, tanto profesionales como personales, y aportar su punto de vista respecto a las distintas decisiones que tengan que tomarse. “Una de las claves para que funcione el remoto es que, cada día, cada persona sepa lo que van a hacer ese mismo día todos y cada uno del resto de personas. Sirve para que todos estemos en el mismo barco y rememos hacia el mismo puerto”, afirma el CEO de SumaCRM.
Delega responsabilidades, no tareas
“Seguramente estás acostumbrado a delegar tareas concretas a personas concretas. Cuando el entorno de trabajo es virtual, eso no funciona. Delegar responsabilidades y confiar en tu equipo para que salgan adelante es la única forma de que el funcionamiento sea ágil y efectivo. Si delegas tareas, caes en la microgestión de tener que supervisar absolutamente todo lo que hacen los trabajadores y tu equipo no puede avanzar como debería”, afirma el coach.
Define los procedimientos
La interacción entre los miembros del equipo cuando trabajan a distancia es menor, por lo que es imprescindible que todos ellos tengan claros los procedimientos de trabajo, tanto a nivel de recursos humanos como de sus responsabilidades y, especialmente, aquellas responsabilidades que afecten a varios trabajadores.
En SumaCRM han elaborado su “propia guía de trabajo en remoto” que, si te interesa, puedes consultar en este post . En ella se fijan los mínimos obligatorios para trabajar de forma coordinada y conseguir los objetivos empresariales. No obstante, cada organización deberá diseñar su hoja de ruta conforme a las necesidades y modelo de negocio.
Comunica mucho, incluso más de lo necesario
La única forma de que tu equipo de trabajo esté integrado y se sienta parte de un proyecto compartido es comunicar todo lo que se hace. “Explícales todo lo que hace la empresa y por qué lo hace, e incentiva también la comunicación por parte de los trabajadores hacia el resto del equipo”, afirma Sánchez.
“Comunicar, comunicar y comunicar, pero sin interrupciones” es la máxima que dice Tomás Santoro seguir con su equipo. Para evitar esas interferencias que absorben la productividad se valen de herramientas de chat “y esperar a que la gente te responde cuando pueda”. Para chatear internamente utilizan Slack que, además de chats individuales, permite crear grupos “que son geniales para que todo el mundo tenga el feeling de la empresa”. Ya fuera de la empresa y para asuntos urgentes o más triviales utilizan Whatsapp.
Además de estos contactos esporádicos, en SumaCRM han establecido un calendario de reuniones que tratan de cumplir a rajatabla. Así, diariamente celebran lo que denominan Daily stand up meetings que no es otra cosa que una reunión diaria de unos 15 minutos de duración, en las que cada persona del equipo cuenta, a través de videoconferencia, lo que hizo ayer, lo que hará ese día y lo que le impide progresar.
La reunión de los viernes la extienden a 30 minutos para que los miembros del equipo responda a dos preguntas que, según Santoro, “tienen más chicha”: ¿cómo van mis objetivos? Y ¿cómo ha sido mi sprint de 7 días?
Utiliza las herramientas adecuadas para comunicar
El correo electrónico es una herramienta imprescindible para la comunicación externa de la empresa, pero no es la mejor para la comunicación interna. Cada organización debe valorar sus necesidades y escoger cuál es la mejor herramienta para cada una de ellas, hay muchas y muy buenas: Trello (para gestionar proyectos), Slack (para chatear internamente), Google Drive (para modificar documentos compartidos), Google Hangouts (para comunicarte por videollamada), Facebook Workplace, Skype (para comunicarse en vivo), Appear.in (videoconferencias entre usuarios al instante como alternativa a Skype y Hangouts)…Tomás Santoro añade a la lista su propia herramienta SumaCRM (para los encuentros diarios y semanales y para gestionar clientes, ventas, proyectos y compartir documentos), o screenflow (para hacer videos largos de tu pantalla).
Reúne al equipo en persona de vez en cuando
No hay nada mejor para darle una vuelta a la creatividad del equipo que verse presencialmente. Una o dos veces al año, reúne a tu equipo de forma presencial y organiza jornadas de trabajo dinámicas. Verás como con un par de días de compartir experiencias saldrán muchas ideas realmente interesantes.
En este sentido, Tomás Santoro afirma: “El remoto no es un todo o nada. De hecho, yo mismo voy a volver una semana cada mes a la oficina para así vernos físicamente”.
Descárgate estos libros prácticos gratuitos (en inglés) para aprender a gestionar a distancia
Guía para trabajar en remoto (Zapier)
El equipo de Zapier ha elaborado una guía muy práctica sobre cómo reclutar y organizar a un equipo que funcione bien trabajando a distancia, sobre qué herramientas ayudan a gestionar mejor a ese equipo y sobre cuáles son los costes de trabajar en remoto.
El libro se cierra con ejemplos en primera persona de otras diez startups que tienen equipos distribuidos.
Puedes descargarte este libro gratuito aquí.
El arte de seguir siendo productivo incluso trabajando a distancia (Wrike)
En un tono mucho más desenfadado, el equipo de Wrike propone un breve eBook con consejos muy básicos para sacar partido al trabajo remoto (control de equipos, uso de programas de gestión en remoto…) y ofrece datos sobre tendencias en colaboración a distancia.
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