Las ventajas de trabajar en equipo con una plataforma colaborativa

Más ventas, más productividad, mejor comunicación, mayor movilidad y flexibilidad laboral… Estas son algunas de las ventajas de gestionar una empresa en un espacio virtual de trabajo, pero hay muchas otras más.

Cuando un equipo necesita coordinar su trabajo para ganar en eficiencia y productividad, lo adecuado no es sólo contar con herramientas que mejoren el rendimiento, sino que todas esas aplicaciones estén coordinadas e integradas en una misma plataforma.

Si cada una se implementa de manera individualizada, su efectividad, en conjunto, pierde fuerza. Por el contrario, tener todo en un mismo sitio ahorra tiempo, previene errores y agiliza procesos, lo que repercute en el clima laboral y en los resultados del negocio.

Conscientes de esa necesidad, los nuevos espacios virtuales de trabajo ofrecen a emprendedores, pequeños comercios y grandes empresas la posibilidad de contar en una sola plataforma con todas las soluciones necesarias para resolver con agilidad las tareas cotidianas y ayudar a alcanzar antes los objetivos de negocio.

Todas las áreas de la empresa se benefician de su uso, pues están diseñadas para mejorar la comunicación interna y externa, optimizar las campañas de marketing, organizar tareas y proyectos, automatizar procesos, gestionar la relación con los clientes, así como administrar sitios web e ecommerces que vendan. Hay soluciones como Bitrix24 que coordinan e integran todas estas aplicaciones en una misma plataforma.

Pero, concretemos un poco más. ¿Qué ventajas tiene utilizar una plataforma de trabajo colaborativo? Toma nota, porque son muchas.

1. Ayuda a encontrar nuevos clientes y a cerrar más ventas

Producir más y mejor en el menor tiempo posible es el sueño de todo empresario y alcanzarlo es más fácil cuando se dispone de un CRM que actúe como centro neurálgico de operaciones. Las grandes empresas ni se plantean prescindir de esta herramienta, pero las pequeñas también deberían ver en ella una inversión.

El CRM es vital para gestionar la relación con los clientes. Ayuda a adquirir automáticamente nuevos prospectos a través de los canales con los que la empresa cuenta, como sitio web, teléfono, mensajería instantánea, correo electrónico o redes sociales. También permite automatizar los embudos de ventas, clasificar los prospectos, asignarlos a los representantes de ventas, encontrar los datos de cada cliente con sólo unos clics y, en definitiva, convertir los prospectos en clientes que compran.

¿Rentable, verdad? Por eso, el CRM es el eje fundamental de las plataformas colaborativas y el primer motivo por el que merece la pena estar en un espacio virtual de trabajo.

2. La relación con los clientes mejora y la fidelización crece

En la relación con los clientes, el objetivo son las ventas, pero para llegar a ellas los prospectos deben pasar por todas las fases del embudo de conversión.

Para ello, el CRM sigue siendo indispensable. Gracias a esta herramienta es posible acompañar al cliente en todo el recorrido del funnel, conociendo en cada momento sus necesidades y el estado de sus pedidos. También queda cubierta la fase de postventa, cuando la compra se ha realizado y el prospecto se ha convertido en cliente, pues igualmente influye en que los clientes se sientan satisfechos y quieran volver a comprar o se planteen recomendarnos.

Gracias al CRM es posible navegar por los registros con facilidad y encontrar los datos de un cliente en concreto a través de filtros de los búsqueda.

Cuando, además, esta herramienta está integrada en una plataforma de trabajo colaborativo es más rápido dar soporte en tiempo real a través de diferentes medios, ya sea por mensajería, teléfono, correo electrónico, chat en vivo o de las redes sociales con las que cuente la empresa.

3. El ROI de las campañas de marketing aumenta

Cada vez más CRM de espacios virtuales de trabajo incluyen módulos de marketing. Con ello, sin salir de la plataforma, es posible lanzar campañas en distintos canales (correo electrónico, SMS, telemarketing, redes sociales, Google…), analizar los costes y el ROI.

Desde estos módulos, los responsables de marketing pueden segmentar audiencias, hacer un seguimiento de las métricas y tomar, junto con los departamentos de comunicación, ventas, analítica o financiero, decisiones para las siguientes campañas basándose en datos concretos.

La información es accesible para todos los responsables en cualquier momento y lugar. Por eso, en equipo y a distancia pueden planificar las siguientes campañas en los canales que han resultado más rentables o dirigirlas a los segmentos de audiencia que más interesen, lo que supone una gran estrategia para generar ventas recurrentes.

4. La comunicación interna es más cómoda y fluida

¿Cuántas herramientas necesita una empresa para que la comunicación fluya entre sus empleados, socios y colaboradores? Chat de trabajo para los asuntos que precisan una respuesta rápida; Intranet para gestionar y compartir la cantidad de información que se genera desde la empresa; programas de videollamadas y videoconferencia para mantener vivo el contacto humano y afianzar las conexiones… Y como éstas, otras muchas más: un sistema telefónico VoIP integrado con el CRM, un servicio de mensajería instantánea y, por supuesto, el correo electrónico. 

Centralizar todos estos canales en la misma plataforma no sólo facilita la comunicación entre las personas que forman parte de la organización, para la empresa también supone un ahorro considerable en equipos, costes de instalación y mantenimiento.

5. Facilita la movilidad, la autonomía y la flexibilidad laboral

La movilidad y la flexibilidad de los empleados es imprescindible para que el trabajo discurra de manera ágil. Incluso muchos de los puestos que hace un par de años se desempeñaban de manera presencial en la oficina de lunes a viernes, hoy en día, tras la pandemia del Covid-19, se han rendido a las ventajas del teletrabajo, al menos, varios días laborables.

Los empleados de mayor edad han encontrado en esta flexibilidad una manera de conciliar su vida personal y profesional. Para los trabajadores jóvenes el teletrabajo es, directamente, uno de los requisitos más valorados a la hora de decantarse por una empresa u otra. Por eso, cada vez más compañías lo incorporan entre sus beneficios sociales, junto a los tradicionales planes de salud y formación.

En cualquiera de estos casos, los espacios virtuales de trabajo cubren con creces las expectativas, al paquetizar todas las funcionalidades e integrarlas entre sí en un único servicio en línea disponible para trabajar desde un escritorio en casa o en la oficina, pero también a través de dispositivos móviles Android e iOS.

6. Potencia el intercambio de ideas y la innovación

El trabajo colaborativo inspira a los equipos, fomenta la creatividad y potencia la innovación, unos requisitos imprescindibles para que cualquier negocio se mantenga en el mercado. La cooperación también favorece el aprendizaje entre los miembros del equipo y permite identificar talentos. Por todas estas razones, merece la pena impulsar desde las empresas el compromiso con el trabajo cooperativo.

Ahora bien, crear un ambiente de cooperación no depende sólo de las personas que forman parte de un equipo, también de que éstas tengan a su disposición las herramientas que favorezcan el intercambio de ideas. De esto se encargan los espacios virtuales de trabajo con sus calendarios compartidos para la asignación y seguimiento de tareas, listas de verificación, programadores de eventos y reuniones, canales de comunicación en tiempo real y otras muchas soluciones conectadas entre sí para el que el trabajo no se atasque y las ideas fluyan.

7. La productividad aumenta

Hasta ahora, hemos visto que un espacio de trabajo colaborativo incluye soluciones para gestionar la relación con los clientes, aplicaciones para mejorar la comunicación y otras enfocadas a optimizar la planificación y la gestión empresarial. Sin embargo, la gran ventaja es que estén integradas, lo que repercute en la productividad.

Por poner sólo un par de ejemplos de cómo agilizan el trabajo cotidiano, piensa que acceder desde una misma interfaz a todas las herramientas, evita tener que abrir y cerrar continuamente distintas aplicaciones, así como aprender a manejarse en ellas y adaptarse a sus respectivos diseños, en ocasiones poco amigables y funcionales.

8. La gestión del tiempo se optimiza

Si algo se ahorra en un espacio virtual de trabajo es tiempo. Sus herramientas de planificación, al estar entroncadas con las demás soluciones, eliminan el caos de lidiar con innumerables flujos de documentos y tareas repetitivas.

Además, incluyen administradores de la carga de trabajo de los empleados, contadores de tareas, listas de verificación, así como plantillas en las que programar y automatizar procesos recurrentes.

Desde estas aplicaciones, los supervisores pueden definir el tiempo que se debe dedicar a cada trabajo y administrar las horas de los empleados; también, comprobar cuántas tareas están en proceso, identificar de un vistazo aquellas que están a punto de retrasarse y obtener informes de rendimiento.

La información se comparte automáticamente, de modo que todo el equipo puede conocer de inmediato las actualizaciones y mantener las interacciones necesarias para poner en común los avances, identificar cuanto antes los contratiempos y tomar las decisiones que ayuden a solventarlos.

9. Las webs, ecommerces y páginas de destino posicionan y venden

Tener presencia online ya no es una opción a valorar, sino una necesidad. El mercado se mueve en Internet y quien no está en este canal, simplemente no existe.

Desde las plataformas de trabajo colaborativo también es posible crear webs, ecommerces y landing page enfocadas a la venta, así que ya no hay excusa para no estar en la Red.

Las plantillas que ofrecen son fácilmente personalizables, así que cada cliente puede adaptar el diseño a su gusto y adecuarlo a las necesidades de su negocio, independientemente de su tamaño y de sus sector.

Estas webs ya están programadas para que sean compatibles con dispositivos móviles y el SEO está automatizado, lo que ayuda a aparecer antes en los primeros resultados de los buscadores.

En el caso de los ecommerces es sencillo añadir un catálogo de productos, formularios web y chats en vivo con los que resolver las consultas de los usuarios.

Al ser sitios web integrados con el CRM, los inventarios, prospectos, clientes, pedidos y pagos que se realizan se agregan automáticamente a la plataforma de trabajo colaborativo.

10. Promueve la cultura empresarial y ayuda a atraer talento

En una empresa no todo son clientes y ventas. De hecho, los trabajadores y su bienestar son el pilar para que todo marche. Por ello, los espacios virtuales de trabajo también facilitan la gestión de los recursos humanos.

Desde ellos se puede crear y administrar la Intranet de una empresa y publicar noticias que difundan la cultura empresarial, promuevan el contacto casual entre los trabajadores, las felicitaciones por los logros y el sentimiento de equipo. 

También disponen de directorios con todos los datos de personal. Salarios, nóminas, horas de trabajo, permisos laborales, viajes de negocios e informes de desempeño… todo está integrado, igual que las aplicaciones específicas para captar y retener a los mejores talentos.