Las 9 dudas legales que no puede ignorar el emprendedor

Respondemos a 9 de las principales dudas legales que pueden inquietar a un emprendedor, desde la presentación de las cuentas en el Registro Mercantil hasta el salto de autónomo a S.L.

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¿Qué pasa si incumple su obligación de depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil?

De acuerdo con la Ley de Sociedades de Capital, los administradores de la sociedad están obligados a elaborar las cuentas anuales en el plazo máximo de tres meses desde el cierre del ejercicio social, que si no se estipula otra fecha en los estatutos de la sociedad termina el 31 de diciembre de cada año. También dentro de sus obligaciones está el convocar la junta general ordinaria en los seis primeros meses de cada ejercicio –normalmente antes de finalizar el mes de junio–, para aprobar las cuentas anuales del ejercicio anterior, censurar la gestión social y resolver sobre la aplicación del resultado.

Una vez formuladas, dentro de los seis meses posteriores al cierre, dichas cuentas tienen que ser sometidas a la aprobación por parte de la junta general de las empresas, así como resolver sobre la aplicación del resultado del ejercicio de acuerdo con el balance aprobado, y es obligación de las empresas darles publicidad a las cuentas anuales, mediante el depósito en el Registro Mercantil en el que esté inscrita la sociedad.

La presentación de las cuentas para su depósito en el Registro Mercantil estará dentro del plazo reglamentario si se presentan dentro del mes siguiente a fecha de celebración de la Junta en la que se aprueban. El cómputo del mes será de fecha a fecha.

¿Cuáles son las consecuencias de no presentar en plazo las cuentas anuales?

-Las sociedades no podrán inscribir en el Registro Mercantil ningún documento referido a la sociedad mientras el incumplimiento persista (excepto el cese del administrador, una revocación de poderes, la disolución de la sociedad y el nombramiento de liquidadores). Esto implica que no se podrán nombrar administradores ni otorgar poderes hasta que no estén depositadas las cuentas.

-El cierre del Registro Mercantil impedirá a terceros conocer la situación financiera de la sociedad, lo que provocará que se presuma que existen complicaciones económicas o de gestión de la sociedad.

-La imposición de sanciones administrativas, que consiste en una multa que puede conllevar desde 1.200 euros hasta 60.000. En el caso de que la facturación anual de la sociedad o, en su caso, del grupo de sociedades, sea superior a 6.000.000 de euros, el límite de la multa por cada año de retraso se elevará a 300.000 euros.

-La responsabilidad del administrador, que deberá responder frente a la sociedad, los socios y los acreedores sociales de los daños y perjuicios que cause por no haber cumplido los deberes inherentes de su cargo, entre los que están el depósito de cuentas en el Registro Mercantil.

-La responsabilidad por deudas del administrador, en caso de que la sociedad se encuentre en una situación de insolvencia, ya que no depositar las cuentas anuales se considera como un supuesto de concurso de acreedores culpable.

-Cuando se constate que existe una causa legal para que la sociedad se disuelva y los administradores no actúen diligentemente en el plazo de dos meses, tendrán que responder solidariamente con su propio patrimonio por las deudas de la sociedad, es decir, que se perderá la responsabilidad limitada.

Lo que debemos saber de las actas de las juntas de sociedades

Los acuerdos que la junta de accionistas adopte, así como todas las circunstancias relativas a la reunión, deben quedar recogidas en el acta, que se convierte en el documento decisivo a partir del cual se puede conocer lo sucedido en la reunión de la junta, se elevan a público aquellos acuerdos que así deban recogerse por ser obligatoria su inscripción en el Registro Mercantil, y permite controlar si los acuerdos han sido tomados válidamente. El acta de la junta se convierte así en un documento fundamental y obligatorio en toda sociedad mercantil.

Respecto al contenido del acta, que debe extenderse o transcribirse en el libro de actas correspondiente, la normativa mercantil enumera las circunstancias que debe recoger, cuya observación es especialmente importante cuando el acta debe ser la base sobre la que se otorga la escritura pública que contiene un acuerdo que debe inscribirse en el Registro Mercantil, tal es el caso de aquellos relativos a ampliaciones de capital, modificaciones del objeto social, cambio de domicilio, etc.

Es importante recordar que la lista de asistentes debe figurar al comienzo del acta o adjuntarse por medio de anejo firmado por el secretario con el Visto Bueno del presidente. Antes de entrar en el orden del día, se formará la lista de los asistentes, expresando el carácter o representación de cada uno y el número de acciones propias o ajenas con que concurran. Al final de la lista se determinará el número de accionistas presentes o representados, así como el importe del capital del que sean titulares, especificando el que corresponde a los accionistas con derecho de voto. Una vez elaborada el acta debe procederse a su aprobación y firma.

Las actas de junta o asamblea se aprobarán en la forma prevista por la ley o, en su defecto, por la escritura social. A falta de previsión específica, el acta deberá ser aprobada por el propio órgano al final de la reunión. Las actas del órgano colegiado de administración se aprobarán en la forma prevista en la escritura social. A falta de previsión específica, el acta deberá ser aprobada por el propio órgano al final de la reunión o en la siguiente. Una vez que conste en el acta su aprobación, será firmada por el Secretario del órgano o de la sesión, con el Visto Bueno de quien hubiera actuado en ella como Presidente. Cuando la aprobación del acta no tenga lugar al final de la reunión, se consignará en ella la fecha y el sistema de aprobación.

Por último, debemos recordar que los administradores podrán requerir la presencia de notario para que levante acta de la junta general y estarán obligados a hacerlo siempre que, con cinco días de antelación al previsto para la celebración de la junta, lo soliciten socios que representen, al menos, el 1% del capital social en la sociedad anónima o el 5% en la sociedad de responsabilidad limitada. En este caso, los acuerdos sólo serán eficaces si constan en acta notarial. El acta notarial no se someterá a trámite de aprobación, tendrá la consideración de acta de la junta y los acuerdos que consten en ella podrán ejecutarse a partir de la fecha de su cierre.

¿Es obligatoria la asistencia de los administradores a la Junta General?

La Ley de Sociedades de Capital establece de forma imperativa que los administradores deberán asistir a las juntas generales. Dicho deber encuentra su justificación en que en la junta se desarrollan funciones esenciales para el correcto desenvolvimiento de la sociedad. En primer lugar, la función controladora o fiscalizadora que tiene la junta general respecto del propio órgano de administración, que difícilmente puede tener lugar si los administradores están ausentes. En segundo lugar, es en la junta general donde puede ejercitarse una de las facetas del derecho de información de los socios, cuya cumplimentación corresponde a los administradores, por lo que su inasistencia puede imposibilitar el ejercicio del derecho de información en dicho acto.

La asistencia de los administradores forma parte de sus competencias orgánicas y no puede ser objeto de delegación. Que el socio pueda ser representado no implica que el administrador, en cuanto tal, también pueda serlo.

El Tribunal Supremo rechaza (por ejemplo, en su sentencia de 19 de abril de 2016) la posibilidad de que los administradores puedan ser representados válidamente por otras personas en su condición de tales (sí podrían ser representados, en su caso

como socios), porque la asistencia de los administradores a las juntas forma parte de las competencias orgánicas, que no son delegables. Los tribunales consideran que si el administrador no asiste a la junta y su presencia era necesaria para que los socios pudieran ejercer su derecho de información, dicha junta puede ser anulada.

¿Cómo puedo pasar de autónomo a Sociedad Limitada?

Muchas personas que trabajan en el régimen de autónomos se acaban planteando la posibilidad de constituir una Sociedad Limitada (SL). Este momento suele llegar a medida que se incrementa la cifra de facturación anual y los impuestos a pagar por el autónomo alcanzan cifras importantes. En general, para los autónomos la carga tributaria y las dificultades de financiación son mayores que en las empresas y las desgravaciones y deducciones son pocas. Eso sin mencionar que responde ante las deudas con su patrimonio personal.

Es cierto que el inicio de una actividad emprendedora es más fácil bajo la forma jurídica del autónomo, la simplicidad de los trámites avala esta afirmación. Sin embargo, de manera general, los expertos insisten en que, a medio/ largo plazo, son cinco las causas que le conducirán a la adopción de una figura societaria. Más concretamente a la de la sociedad de responsabilidad limitada.

*Ingresos anuales superiores a 40.000€. (Para reducir el porcentaje de gravamen fiscal, tributando a un tipo fijo por el Impuesto de Sociedades, en lugar de un porcentaje creciente por IRPF).

* Protección del patrimonio persona

* Facilidad para trabajar con grandes empresas.

*Agilidad en la obtención de créditos bancarios.

* Formalización de relación con colaboradores habituales.

Estas son solo las cinco razones más frecuentes por las que un autónomo se convierte en Sociedad Limitada, pero hay más y, en general, suelen ir de la mano con el crecimiento del negocio. No obstante, habrá que estudiar en profundidad cada caso concreto para determinar la conveniencia o no de cambiar la forma jurídica bajo la que trabajamos.

De forma resumida, estos son los pasos para pasar de autónomo a SL:

* Lo primero es solicitar la baja en el RETA.

*Deberá acudir al Registro Mercantil Central y pedir el certificado negativo de denominación social, que acredite que el nombre que ha elegido para su empresa no está siendo usado por otra.

*A continuación, debe ir a una entidad financiera, y abrir una cuenta bancaria a nombre de la SL. En ella tiene que ingresar el capital mínimo inicial. En la propia entidad le facilitarán un certificado de dicho ingreso, para que posteriormente lo entregue en la notaría.

*Debe elaborar las normas que regirán su sociedad, los estatutos sociales, y van incorporados a la escritura pública de constitución que será firmada posteriormente.

*Hechos los trámites anteriores, tiene que acudir a una notaría para la firma de la escritura pública de constitución.

*Lo siguiente que debe hacer es cumplir con unas gestiones en Hacienda: a) Solicitar el Número de Identificación Fiscal (NIF) provisional de su Sociedad Limitada, además de las etiquetas y tarjetas definitivas; b) Pedir el alta en el censo de empresarios, profesionales y retenedores; c) Darse de alta en el IAE; d) Realizar la declaración censal (IVA); e) En último lugar, canjear la tarjeta provisional de NIF por la definitiva.

* Debe inscribir su sociedad en el Registro Mercantil de la provincia donde tenga su domicilio social. Tiene dos meses desde la firma de la escritura de constitución.

* Por último, debe cumplir también con las obligaciones de alta en la Seguridad Social.

Los llamados “ciberseguros” para empresas. ¿Qué son y qué cubren?

Cada vez es más frecuente que se produzcan ciberataques que dañan los sistemas informáticos de las empresas. La pérdida de los activos de información, bien por un accidente fortuito (causas naturales, errores humanos, etc.) o debido a un ataque intencionado, es una preocupación creciente para las empresas de todos los tamaños y sectores. Las consecuencias de un incidente pueden afectar a datos comerciales, patentes, finanzas, equipamiento, etc. y a la reputación de las personas o de la marca, en definitiva, al negocio. Algunas aseguradoras ya comercializan los llamados “ciberseguros”, que cubren los daños causados por ataques informáticos externos (pérdida de información, sanciones…).

Por eso las empresas han comenzado a suscribir “ciberpólizas”, definidas como “productos aseguradores cuyo objetivo es proveer protección ante una amplia gama de incidentes derivados de los riesgos en el ciberespacio, el uso de infraestructuras tecnológicas y las actividades desarrolladas en este entorno”.

Los ciberseguros vinculan y obligan legalmente a una aseguradora ante la ocurrencia de determinados eventos cibernéticos definidos contractualmente que conlleven pérdidas, pagando una cantidad especificada (reclamación/siniestro) al asegurado. En contraprestación, el tomador del seguro pagará una suma fija (prima) a la compañía aseguradora. Y el contrato firmado por ambas partes incluirá aspectos como los tipos de coberturas, límites, exclusiones, definiciones y, en algunos casos, cómo se procederá a evaluar el nivel del asegurado.

Al igual que sucede con otras pólizas de seguros, los ciberseguros contemplan unas garantías básicas y otras opcionales. Si bien es cierto que cada contrato es diferente en función de los activos, el tamaño de la empresa, el grado de exposición digital, el volumen de datos a salvaguardar o el nivel de seguridad del tomador.

Las coberturas no son sólo legales o económicas, sino que también son técnicas. Estas son algunas: coberturas de Responsabilidad Civil a terceros; responsabilidad por pérdida de datos de carácter personal o riesgos de privacidad y por gastos de notificación de vulneraciones de privacidad a los titulares de los datos y a terceros interesados; cobertura contra las reclamaciones por la violación de derechos de propiedad intelectual relativos a cualquier tipo de contenidos, incluidos los generados por un usuario; defensa jurídica y asistencia a juicio; gastos de defensa por multas y sanciones de organismos reguladores; cobertura para procedimientos e investigaciones de organismos reguladores; protección frente a reclamaciones de terceros por incumplimiento en casos de custodia de datos, difamación en medios corporativos o infección por malware; cobertura de pérdida de beneficios; cobertura de pérdidas de ingresos netos como resultado de una vulneración de seguridad o de un ataque de denegación de servicio; cobertura para los datos alojados en la nube; gastos de gestión y comunicación de crisis (a través de consultoras tecnológicas), etc.

Además, algunas ofrecen servicios extra como: adecuación personalizada a la LOPD conforme al modelo establecido por el RGPD; medidas de prevención como análisis externo e interno de las redes informáticas del cliente o línea de atención telefónica o a través del web.

¿Qué criterio sigue el TEAC con relación al IVA en la cesión de vehículos a empleados por parte de empresas?

El TEAC en varias resoluciones viene señalando que la cesión de vehículos a empleados por parte de empresas como parte de su paquete retributivo da lugar a la existencia de operaciones sujetas al IVA en tanto que prestaciones de servicios. El IVA soportado por las empresas que así proceden es deducible conforme a los parámetros generales de deducción de las empresas cedentes.

Para la medida del alcance de la operación hay que tener en cuenta la disponibilidad de los referidos vehículos para los empleados y no únicamente su utilización efectiva para uso privado, como así se infiere de la doctrina de este mismo Tribunal y de la propia jurisprudencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea. A estos efectos, habrá que estar a los elementos de prueba disponibles, conforme a los cuales habrá que determinar las horas en las que, fuera de sus ocupaciones laborales, el empleado dispone del vehículo para fines privados.

¿Qué IAE corresponde a la compraventa de criptomonedas (principalmente bitcoin) a través del desarrollo y explotación de una aplicación web propia?

La DGT ha señalado que las actividades de prestaciones de servicios a través de la red Internet u otros medios electrónicos deben tributar de acuerdo con la verdadera naturaleza de la actividad económica ejercida, dependiendo de las condiciones que concurran en cada caso. La compraventa de criptomonedas (principalmente bitcoin) a través del desarrollo y explotación de una aplicación web propia del consultante es una actividad que no se encuentra especificada en las Tarifas del IAE.

En la regla 8ª de la Instrucción se regula un procedimiento mediante el cual se permite clasificar, provisionalmente, aquellas actividades que no se hallan especificadas en las Tarifas en el grupo o epígrafe dedicado a las actividades no clasificadas en otras partes (n.c.o.p.) a las que por su naturaleza se asemejen, tributando, en consecuencia, por el referido grupo o epígrafe de que se trate.

De acuerdo con lo anterior, la actividad de referencia debe clasificarse en el epígrafe 831.9 de la sección primera, “Otros servicios financieros n.c.o.p.”, según lo dispuesto por la regla 8ª de la Instrucción.

Ley de Segunda Oportunidad para empresarios autónomos

La Ley de Segunda Oportunidad es como se denomina de forma popular al Real Decreto-Ley 1/2015 que tiene como objetivo facilitar a las personas físicas, autónomos, familias, y particulares en general que puedan librarse de sus deudas y afrontar una nueva vida personal y profesional. Se trata de un mecanismo a través del cual se puede obtener un

“perdón” de las deudas derivadas de su actividad profesional. Sin embargo, para poder beneficiarse de esta medida, el deudor ha tenido que actuar “de buena fe”, es decir, no se le ha podido nombrar culpable en el concurso de acreedores, además de tener que cumplir con los siguientes requisitos:

*No haber sido declarado culpable en el concurso de acreedores, que su insolvencia no sea causada “a propósito” o por actos poco responsables por parte del deudor sobre su patrimonio o empresa.

*Haber intentado llegar previamente a un acuerdo con los acreedores y demostrarlo (normalmente bancos) y que no haya sido posible pagar por la situación económica actual del deudor.

*Que el pasivo, es decir, las deudas, no superen los 5 millones de euros.

*Que, en los 10 años anteriores, el deudor no haya sido condenado por delitos contra la Hacienda Pública, Seguridad Social; y el Derecho y Libertad de los trabajadores.

* No haber rechazado una oferta de empleo adecuada a su capacidad en los cuatro años inmediatamente anteriores a la situación de insolvencia actual.

* Que en los últimos 5 años el deudor no se haya beneficiado de esta Ley de Segunda Oportunidad.

* Que las deudas no sean producto de un impago de la pensión por alimentos en caso de divorcio.

El autónomo interesado en acogerse a la Ley de Segunda Oportunidad debe, en primer lugar, solicitar un Acuerdo Extrajudicial de Pagos. Si se es persona física, pude tener lugar ante notario y, ante el Registro Mercantil, si se es persona jurídica. La solicitud paraliza, en primer lugar, las posibles ejecuciones sobre el patrimonio (con algunas excepciones específicas). Se designa un mediador concursal que convocará a todos los acreedores para intentar un acuerdo o plan de pagos. Este plan, según la Ley, puede llegar a lograr una espera de 10 años (lo frecuente son tres) y una quita. También se contempla pagar con cesión de bienes. Si el mediador no consigue acuerdo extrajudicial, hay que solicitar ante el juzgado la declaración Concurso Consecutivo.

Aquí radica la salida que ofrece la Ley, pues mediante este procedimiento y si se cumplen determinados requisitos, el deudor puede solicitar al juez la condonación de las deudas. Si prospera y el magistrado falla a favor del interesado, éste queda exonerado. Hay que tener en cuenta que si al cabo de cinco años de haber sido exonerado, el deudor ha mejorado su situación económica, los acreedores pueden solicitar la revocación de la condonación y exigir pagos.

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