Son muchas las cuestiones legales que pueden surgir al gestionar tu negocio. Ya hemos hablado recientemente de algunas, como cuándo hay que recurrir a un concurso de acreedores y sobre el preconcurso, como una solución menos drástica para salvar tu empresa.
Aquí te resolvemos otras dudas, sobre el tratamiento de datos y la privacidad del empleado, la repercusión del coronavirus en el funcionamiento de los órganos de las sociedades o cómo hacer frente a los impagos comerciales.
Tratamiento de datos con relación a la COVID-19
En el contexto de la emergencia de salud pública derivada de la extensión del coronavirus, pueden surgir muchas dudas, tanto de ciudadanos como de empresas, trabajadores y otros sujetos obligados al cumplimiento de la normativa de protección de datos sobre el tratamiento de datos personales relativos a la salud.
En este sentido, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) está dando respuestas a algunas de las consultas que surgen para sujetos obligados al cumplimiento de la normativa sobre el tratamiento de datos personales relativos a la salud.
Veamos algunas de estas cuestiones resueltas por la AEPD:
¿Pueden los empresarios tratar la información si las personas trabajadoras están infectadas del coronavirus? Sí, los empleadores podrán tratar, de acuerdo con la normativa y con las garantías que establecen, los datos del personal necesarios para garantizar su salud y adoptar las medidas necesarias por las autoridades competentes, lo que incluye igualmente asegurar el derecho a la protección de la salud del resto del personal y evitar los contagios en el seno de la empresa y/o centros de trabajo que puedan propagar la enfermedad al conjunto de la población. La empresa podrá conocer si la persona trabajadora está infectada o no, para diseñar a través de su servicio de prevención los planes de contingencia que sean necesarios, o que hayan sido previstos por las autoridades sanitarias. Esa información también puede ser obtenida mediante preguntas al personal. Sin embargo, las preguntas deberían limitarse exclusivamente a indagar sobre la existencia de síntomas, o si la persona trabajadora ha sido diagnosticada como contagiada, o sujeta a cuarentena. Resultaría contrario al principio de minimización de datos la circulación de cuestionarios de salud extensos y detallados, o que incluyan preguntas no relacionadas con la enfermedad.
¿Pueden transmitir esa información al personal de la empresa? Esta información debería proporcionarse sin identificar a la persona afectada a fin de mantener su privacidad, si bien, podría transmitirse a requerimiento de las autoridades competentes, en particular las sanitarias. La información debe proporcionarse respetando los principios de finalidad y proporcionalidad y siempre dentro de lo establecido en las recomendaciones o instrucciones emitidas por las autoridades competentes, en particular las sanitarias. Por ejemplo, si es posible alcanzar la finalidad de protección de la salud del personal divulgando la existencia de un contagio, pero sin especificar la identidad de la persona contagiada, debería procederse de ese modo. Si, por el contrario, ese objetivo no puede conseguirse con información parcial, o la práctica es desaconsejada por las autoridades competentes, en particular las sanitarias, podría proporcionarse la información identificativa.
¿Se puede pedir a las personas trabajadoras y visitantes ajenos a la empresa datos sobre países que hayan visitado anteriormente, o si presentan sintomatología relacionada con el coronavirus? Con independencia de que las autoridades competentes, en particular las sanitarias, establezcan estas medidas por una cuestión de Salud Pública y que así lo comuniquen a los centros de trabajo, los empleadores tienen la obligación legal de proteger la salud de las personas trabajadoras y mantener el lugar de trabajo libre de riesgos sanitarios, por lo que estaría justificada la solicitud de información a los empleados y visitantes externos sobre síntomas o factores de riesgo sin necesidad de pedir su consentimiento explícito (RGPD y Ley de Prevención de Riesgos Laborales). La información a solicitar debería responder al principio de proporcionalidad y limitarse exclusivamente a preguntar por visitas a países de alta prevalencia del virus y en el marco temporal de incubación de la enfermedad, las últimas 2 semanas, o si se tiene alguno de los síntomas de la enfermedad. Resultaría contrario al principio de minimización de datos la utilización de cuestionarios de salud extensos y detallados, o que incluyan preguntas no relacionadas con la enfermedad.
¿Se pueden tratar los datos de salud de las personas trabajadoras relacionados con el coronavirus? Para cumplir las decisiones sobre la pandemia de coronavirus que adopten las autoridades competentes, en particular las sanitarias, la normativa de protección de datos no debería utilizarse para obstaculizar o limitar la efectividad de las medidas que adopten dichas autoridades en la lucha contra la pandemia. La normativa de protección de datos permite adoptar las medidas que sean necesarias para salvaguardar los intereses vitales de las personas físicas, el interés público esencial en el ámbito de la salud, la realización de diagnósticos médicos, o el cumplimiento de obligaciones legales en el ámbito laboral, incluido el tratamiento de datos de salud sin necesidad de contar con el consentimiento explícito del afectado.
En caso de cuarentena preventiva o estar afectado por el coronavirus, ¿el trabajador tiene obligación de informar a su empleador de esta circunstancia? Los trabajadores que, tras haber tenido contacto con un caso de coronavirus, pudieran estar afectados por dicha enfermedad y que, por aplicación de los protocolos establecidos por las Autoridades Sanitarias competentes, se ven sometidos al correspondiente aislamiento preventivo para evitar los riesgos de contagio derivados de dicha situación hasta tanto se disponga del correspondiente diagnóstico, deberán informar a su empleador y al servicio de prevención o, en su caso, a los delegados de prevención (Ley de Prevención de Riesgos Laborales).
La persona trabajadora en situación de baja por enfermedad no tiene obligación de informar sobre la razón de la baja a la empresa.
Sin embargo, este derecho individual puede ceder frente a la defensa de otros derechos como es el derecho a la protección de la salud del colectivo de trabajadores en situaciones de pandemia y, más en general, la defensa de la salud de toda la población.
¿El personal de seguridad puede tomar la temperatura a los trabajadores con el fin de detectar casos coronavirus? Verificar si el estado de salud de las personas trabajadoras puede constituir un peligro para ellas mismas, para el resto del personal, o para otras personas relacionadas con la empresa constituye una medida relacionada con la vigilancia de la salud de los trabajadores que, conforme a la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, resulta obligatoria para el empleador y debería ser realizada por personal sanitario. En todo caso, el tratamiento de los datos obtenidos a partir de las tomas de temperatura debe respetar la normativa de protección de datos y, por ello y entre otras obligaciones, debe obedecer a la finalidad específica de contener la propagación del coronavirus, limitarse a esa finalidad y no extenderse a otras distintas, y mantenidos no más del tiempo necesario para la finalidad para la que se recaban.
Cómo hacer frente a los impagos comerciales
La crisis económica a la que aboca la pandemia causada por la Covid-19 tiene como una de las consecuencias más inmediatas el aumento de los impagos y de los retrasos en los cobros comerciales.
Por ello, resulta esencial reforzar las medidas y protocolos de actuación para reducir dicho riesgo y que la empresa pueda estar preparada para afrontar el mayor riesgo comercial en sus operaciones de cobro. Entre otras medidas podemos destacar las siguientes:
1. Resulta esencial contar con procedimientos internos y medidas preventivas para la gestión de los impagos, debiendo actuarse de forma rápida para mitigar el impacto de la morosidad comercial.
2. Resulta preciso analizar o investigar el riesgo de crédito de nuevas operaciones o clientes y no fiarse inicialmente de las apariencias cuando se solicitan importantes volúmenes de ventas a crédito o cuando no se cuenta con experiencia contrastada de la fiabilidad comercial de los nuevos clientes.
3. Obtener información comercial de nuevos clientes: En el caso de ventas sobre nuevos clientes, es preciso con carácter previo a la concesión de crédito o aplazamiento en el pago solicitar información relativa a la solvencia, liquidez, capacidad financiera e historial de pago de dicho cliente. Una adecuada información previa puede permitir ahorrar impagos futuros y problemas en el cobro de las facturas comerciales.
4. Establecimiento de una política específica de crédito con procedimientos específicos para la concesión de aplazamientos de pago y crédito a clientes.
5. Solicitar referencias comerciales a otros operadores del sector de actividad: dependiendo del sector económico en el que se opere, cabe solicitar con carácter previo a formalizar la venta, referencias del cliente a otros operadores que hayan tenido relaciones comerciales para tener conocimiento de su historial de pagos. Sii las referencias no son buenas, resulta imprescindible extremar las precauciones (por ejemplo, mediante el pago al contado), o simplemente rechazar el pedido en lugar de asumir un alto riesgo de impago con la pérdida que ello pueda suponer para la empresa vendedora.
6. Formalizar el pedido o la venta con las debidas garantías jurídicas: resulta preciso asimismo que se formalicen con el cliente los documentos contractuales que acrediten fehacientemente la venta efectuada (nota de pedido, presupuesto, contrato, factura, etc.) en el que consten los términos y condiciones principales, así como los plazos y la modalidad de pago convenida.
7. Adaptar los procesos de documentación a la digitalización de la empresa: una de las previsibles consecuencias de la crisis sanitaria de la COVID-19 va a suponer una creciente digitalización de las empresas, incluyendo las Pymes. Para ello, es preciso que se acrediten en formato digital (u otros canales como el registro telefónico) la aceptación de las condiciones y su contenido para el caso de una posible reclamación posterior.
8. Gestión activa del proceso de cobro y actuación temprana en caso de impago: resulta esencial contar con mecanismos para una gestión temprana y contundente de los impagados que se produzcan, estableciendo un contacto inmediato con el cliente moroso, contando con un protocolo de actuaciones graduales hasta lograr el cobro de las cantidades debidas.
9. Activación del procedimiento judicial adecuado para la reclamación de la deuda impagada: Se trata de una de las medidas que deben tomarse en último lugar, cuando han resultado fallidas otras medidas previas para solucionar el impago, pero debe actuarse a la mayor brevedad cuando resulta obvio que el cliente no va a pagar de manera voluntaria. Para ello, es preciso contar con una persona especializada en reclamaciones judiciales de pequeña cuantía (que asimismo se puede subcontratar), ya que en ocasiones el mero anuncio o ulteriormente la acción judicial efectiva suele provocar que el cliente moroso, pero que puede pagar, recapacite y acceda a efectuar el pago.
10. Utilización de instrumentos financieros o de seguro para la cobertura del riesgo de impago: en ocasiones y para paliar el riesgo de impago de un determinado porcentaje de las ventas, asumiendo un coste razonable por dicha cobertura, puede resultar asimismo conveniente utilizar instrumentos de cobertura que cubran el riesgo del impagado. En este sentido, cabe citar el servicio bancario de “factoring sin recurso”, mediante el que se ceden a una entidad de crédito las facturas o recibos de clientes que son abonadas (tras la deducción de una comisión por el servicio) por la entidad de crédito, asumiendo ésta el riesgo de impago. En el ámbito asegurador, el seguro de crédito cubre asimismo el riesgo de impago de los clientes por parte de una entidad aseguradora a cambio de una contraprestación o prima.
¿Cómo afecta el coronavirus en el funcionamiento de los órganos de las sociedades?
La crisis de la COVID-19 ha dado lugar a un cambio de era en el derecho societario, y en concreto en el funcionamiento de las sociedades mercantiles, con sus administradores, accionistas, contables, auditores y abogados, trabajando desde casa, y dando lugar a la posibilidad de celebrar juntas generales en sociedades limitadas, donde se aprobaran cuentas anuales, se cesaren o nombraren accionistas, de forma telemática.
Entre otras medidas aprobadas por el Gobierno como consecuencia de la pandemia, en el ámbito mercantil y societario, se extiende hasta el 31 de diciembre de 2020, aunque los estatutos no lo hubieran previsto, la posibilidad de que las sesiones de los órganos de gobierno y de administración se celebren por videoconferencia o por conferencia telefónica múltiple. Además, se acepta que sus acuerdos puedan celebrarse mediante votación por escrito y sin sesión, siempre que lo decida el presidente o cuando lo soliciten, al menos, dos de los miembros del órgano.
Por otro lado, el Colegio de Registradores de España y la Comisión Nacional del Mercado de Valores (CNMV) han emitido un comunicado conjunto complementario sobre las juntas generales de sociedades cotizadas con el fin de que recomendar que el órgano de administración tenga en cuenta en el propio anuncio las diferentes opciones (existencia o no de restricciones o recomendaciones) y el régimen de celebración aplicable en cada caso, y que se prevea, asimismo, la publicación de un anuncio complementario con una antelación mínima de cinco días a la reunión de la junta donde se concrete el régimen de celebración. Además, dada la movilidad de las personas o con respecto a reuniones de más de un cierto número de personas, que podrían limitar de facto el derecho de todos o parte de los accionistas a asistir, el consejo de administración, en aras a evitar situaciones discriminatorias, podría decidir que la junta se celebre por vía exclusivamente telemática.
A tener en cuenta:
–Responsabilidad del administrador por causa legal o estatutaria de disolución acaecida en el estado de alarma: Si la causa legal o estatutaria de disolución hubiera acaecido durante la vigencia del estado de alarma, los administradores no responderán de las deudas sociales contraídas en ese periodo.
A los solos efectos de determinar la concurrencia de la causa de disolución por pérdidas, no se tomarán en consideración las pérdidas del ejercicio 2020.
–Suspensión de la causa de disolución por pérdidas: Si en el resultado del ejercicio 2021 se apreciaran pérdidas que dejen reducido el patrimonio neto a una cantidad inferior a la mitad del capital social, deberá convocarse y celebrarse la junta para proceder a la disolución de la sociedad, a no ser que se aumente o reduzca el capital en la medida suficiente.
