Para poder realizar una actividad en un local, no basta con acondicionarlo. Las autoridades también vigilan los procesos de trabajo, para proteger a los consumidores.
1. La autorización de apertura es el documento por el que la administración competente confirma que la actividad económica se realiza de acuerdo con unos estándares mínimos de calidad en la fabricación de los productos o en la prestación de los servicios.
2. La inscripción en un registro es una medida obligatoria para las actividades que puedan tener una importante incidencia en la salud o en la seguridad ciudadana. Este registro es un listado de empresas dependiente del ministerio o de la consejería autonómica competente en la actividad que realicen. El objetivo es tener un mayor control sobre esos negocios, a efectos de inspección.
OBLIGATORIO PARA:
– Son muchas las actividades que requieren estos trámites, por lo que será necesario consultar cada caso particular. En general, todas las actividades clasificadas, y en concreto, destacan actividades sanitarias; las industriales; la instalación,mantenimiento y reparación de sistemas de gas; electricidad, fontanería, etc.
– Las empresas de venta a distancia (por correo, por teléfono o por Internet) deben inscribirse en un registro dependiente de la Dirección General de Política Comercial, del Ministerio de Economía. De esta forma, se pretende paliar la potencial indefensión del consumidor.
PROCEDIMIENTO:
– Por lo general, la autorización es competencia de la comunidad autónoma, si bien en determinados casos depende de un ministerio. Cuando la autorización es requisito indispensable para que el negocio obtenga la licencia de apertura municipal, suele ser el propio ayuntamiento el que da traslado del expediente a la dirección general.
– El plazo para obtener la autorización dependerá del volumen de trabajo que tenga la consejería, y de los trámites que se tengan que realizar. “Por ejemplo, las actividades clasificadas requieren que se lleve a cabo un trámite previo: publicarlo en el ayuntamiento, para que los vecinos lo sepan y puedan presentar sus alegaciones”, señala Carmen Domingo. “Lógicamente, eso alargará mucho los plazos”.
CONSEJOS:
– Las autorizaciones de apertura y la inscripción en los registros se gestionan en las consejerías o delegaciones ministeriales, según cada caso. Estos organismos suelen estar ubicados en las capitales de provincia. Si el emprendedor reside en un municipio alejado de la capital y no quiere desplazarse, “puede recurrir al correo administrativo: presentar la solicitud en su ayuntamiento para que desde ahí se envíe como valija interna hasta la consejería en la que se debe tramitar”, explica Carmen Domingo. Otra opción es hacerlo en Correos, solicitando el mismo procedimiento.
REQUISITOS HABITUALES:
La autorización de apertura está ligada al titular, al local y a la actividad. Los aspectos que contempla no se limitan a las condiciones del local: también tienen en cuenta la cuantificación del personal, el cumplimiento de protocolos de trabajo específicos, las buenas prácticas en el trato con el cliente, etcétera.
1.- Licencia de obras
Existen actividades en las que el trabajo cotidiano afecta a la seguridad del consumidor o a la integridad de sus bienes, por lo que se requiere una formación específica o la aceptación de las normas de conducta que establecen los colegios profesionales. Los más habituales son el carnet sanitario de manipuladores de alimentos (para negocios dedicados a la elaboración,manipulación, transporte y venta de alimentos, como bares, restaurantes, hoteles, transportistas, comercios…), el carnet de instalador, mantenedor u operador (sistemas de electricidad, fontanería, gas, calefacción y climatización, etc.) y la coligación obligatoria (abogados, personal médico, farmacéuticos, arquitectos, etcétera).
2.- Garantías económicas
Toda actividad económica puede incurrir en daños a terceras personas o bienes ajenos. Para las actividades económicas y profesiones en las que el riesgo es más alto de lo habitual, o bien el daño puede ser importante, es obligatorio guardar una cantidad de dinero para hacer frente a responsabilidades futuras. Los trámites más frecuentes son la contratación de un seguro de responsabilidad civil –conviene que preguntes en los colegios profesionales, ya que muchos ofrecen seguros específicos para sus miembros– y la constitución de una fianza para subsanar eventuales daños a terceros (el ingreso se puede hacer en efectivo en la Caja General de Depósitos, pero también se admiten avales bancarios, seguros de caución y títulos de emisión pública).
3.- Declaración de Impacto Ambiental
Obligatorio para grandes actividades agropecuarias, mineras o industriales, campamentos de turismo, imprentas y centros de reprografía, talleres de vehículos y maquinaria, tintorerías, centros sanitarios y veterinarios,manipulación y distribución de productos químicos o farmacéuticos, actividades contaminantes por ruido…
4.- Medidas de seguridad
Los establecimientos donde se guardan objetos de alto valor o grandes cantidades de dinero pueden ser objeto de asaltos, lo que pondría en peligro a los trabajadores y consumidores que se encuentren en ellos.
Según el Reglamento de la Seguridad Privada, deben contar con sistemas de vídeo-vigilancia, alarmas y otros sistemas. Para instalarlas, hay que solicitar autorización a la Delegación del Gobierno. Tras las obras, la delegación realizará una inspección y expedirá la autorización. Las medidas de seguridad se revisarán cada tres meses.
COMUNICACIÓN DE APERTURA
El empresario que cuente con empleados a su cargo es responsable directo de su seguridad y su salud en todo lo referente al trabajo que desarrollan durante su jornada laboral, y está obligado a cumplir todas las disposiciones relacionadas con la prevención de riesgos laborales. Las Administraciones públicas deben ejercer su función inspectora en todos los lugares en los que haya una relación laboral. La comunicación de apertura del centro de trabajo permite a las autoridades conocer la existencia de esa relación y establecer los controles necesarios.
OBLIGATORIO PARA:
Todos los empresarios que tengan empleados a su cargo. También es necesario completar este trámite al reanudar la actividad empresarial después de haber realizado ampliaciones o alteraciones del local de trabajo.
PROCEDIMIENTO:
Debe enviarse un comunicado de la apertura del negocio a la Dirección General de Trabajo del ministerio o de la consejería autonómica correspondientes (dependiendo de qué Administración tenga esta competencia) en el plazo de 30 días tras dicha apertura.
Los técnicos designados comprobarán que el centro de trabajo cumple todas las normas de seguridad y salud obligatorias en el trabajo y, si todo está en orden, sellarán el libro de visitas que debes tener en tu negocio, en el que deberán firmar cada vez que se realice una inspección.
PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES
Si el local tiene la licencia municipal es que reúne las condiciones de uso.Además, el centro de trabajo debe contar con un Plan de Prevención de Riesgos:
OBLIGATORIO PARA:
Todas las empresas que tengan empleados.
PROCEDIMIENTO:
El plan debe ser elaborado por un técnico de prevención, que evaluará los riesgos y tomará las medidas necesarias para minimizarlos. Puede hacerlo el propio empresario (si tiene el título), o bien puede delegar en un empleado o acudir a un servicio de prevención ajeno. Esta última opción “es la más efectiva para las micropymes y en particular las de reciente creación, ya que en general no pueden asumir el coste de tener personal propio para esa función”, afirma el presidente de la Asociación Nacional de Entidades Preventivas Acreditadas (ANEPA), Juan Carlos Bajo, quien añade que “más del 90% de las pequeñas empresas han optado por un servicio de prevención ajeno”. Para elegir la entidad más adecuada, lo mejor es solicitar varias ofertas y valorar sus condiciones: qué actividades incluyen, cuántas visitas harán al año y cuándo empezarán a realizarse. “Los precios son variables, pero por poner un ejemplo, para una empresa de cinco trabajadores cuesta de media 80 euros al mes, más unos 65 euros por trabajador/ año”, por las funciones de vigilancia de la salud, señala.
CONSEJOS:
1. “La normativa es amplia y dispersa. Lo mejor para un emprendedor es concertar un servicio de prevención al menos el primer año, para que le ayude a crear el sistema de trabajo”, sugiere Bajo.
2. “Desde ANEPA, recomendamos no firmar conciertos que hablen sólo de especialidades sin determinar actividades, ni conciertos en los que se fije un número de horas”: deben prestar el servicio independientemente del tiempo que suponga.
3. En la web del Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo (www.mtas.es/insht) se encuentra toda la normativa y una útil guía para la Gestión de la prevención de riesgos laborales en la pequeña y mediana empresa.
REGISTRO PATENTES
En algunos casos, la idea de poner en marcha un negocio surge al comprobar las posibilidades de un invento. Aquí es conveniente registrar una patente: un certificado por el que se reconoce la autoría del invento y se protege el derecho de su autor a explotarlo o comercializarlo. Este certificado lo concede el Estado.
PROCEDIMIENTO:
1. Los distintos tipos de patentes (nacional, europea, internacional, modelo de utilidad, certificado complementario de protección) se registran en la Oficina Española de Patentes y Marcas.
2. El primer paso consiste en rellenar la solicitud y abonar una tasa de 86,40 euros. El proceso se prolongará, como mínimo, durante 18 meses. Desde el momento de la solicitud, el titular tiene un plazo de 15 meses para solicitar el Informe de Estado de la Técnica. Para ello, tendrá que presentar toda la documentación necesaria para describir su invento: dibujos, explicaciones, planos, fórmulas, etc. La oficina estudiará el invento y redactará el citado informe exponiendo sus características técnicas. Si concluye que el invento no está ya registrado, otorgará la patente.
3. En el momento en que se resuelve el proceso, el inventor debe abonar los derechos de concesión (26,63 euros), que cubren las tasas de los dos primeros años. A partir de ahí, cada año deberá pagar un importe que va ascendiendo a medida que pasa el tiempo, hasta los 596,34 euros del vigésimo año. Existe una exención de tasas, que en realidad funciona como un aplazamiento para los cuatro primeros años.
4. El titular de la patente debe explotar el invento, por sí mismo o por medio de terceros, en un plazo de cuatro años desde la solicitud, o tres años desde la concesión.
