Para que no te pille de sorpresa todo el ‘carajal’ de las notificaciones electrónicas

Certibox ofrece una solución para rastrear todos los buzones de las distintas sedes electrónicas de la Administración y de almacenar en la nube, de forma segura, los certificados digitales de toda tu cartera de clientes.

Para que no te pille de sorpresa todo el ‘carajal’ de las notificaciones electrónicas

Para entender la solución que ofrece Certibox conviene aclarar primero el problema que resuelven y es Daniel Camiroaga, director comercial de la compañía, quien se encarga de explicarlo. Hace años que la Unión Europea dictó una directiva que instaba a todos los Estados miembros a emprender el camino hacia la administración electrónica. La consecuencia inmediata era un cambio del procedimiento de las Administraciones Públicas en su comunicación con los administrados con los que, a partir de 2018, deberían regirse sólo por la vía telemática o electrónica en sustitución de la física.

Ello, según Camiroaga, obliga a todas las Administraciones a emitir sus notificaciones por esta vía y es obligación del administrado conocer si se ha emitido alguna notificación a su nombre. La forma de averiguarlo no es otra que entrar en los buzones de las distintas Administraciones y comprobarlo. Si no te enteras, es tu responsabilidad, porque, lo sepas o no, los plazos siguen corriendo con las posibles sanciones, recargos, multas…que ello conlleva. De esta forma “se invierte la carga de la prueba”, dice Camiroga. Es decir, que si hasta ahora era la Administración competente la encargada de avisar por correo de, por ejemplo, un impago o una sanción, ahora eres tú quien tiene la obligación de indagar, vía telemática, la existencia de alguna notificación a tu nombre recorriendo las distintas sedes electrónicas existentes.

Aunque no conocemos con exactitud la cifra de los organismos públicos en España, se calcula que existen alrededor de 15.000 administraciones (entre 12.000 y 17.000) sumando las de ámbito nacional, regional, provincial, municipal o de cualquier otro tipo. Por otro lado, este procedimiento que debería estar aplicándose desde octubre de 2018, al final hubo que aplazarlo dado que todavía, a día de hoy, solo 10.000 administraciones del total nacional se han digitalizado. Ello originó una moratoria por parte de la Unión Europea que finalizará el 2 de octubre de 2020. En esa fecha todas las Administraciones, del rango que sean, deberán estar digitalizadas.

El ‘barrido’ por tantos buzones de las distintas sedes electrónicas parece infinito para cualquiera. Pero, poniendo por caso, que hablemos de una gestoría, despacho de abogados o asesoría de empresas con centenares de clientes, el esfuerzo parece inmenso. “No es solo rastrear todos los buzones, sino también custodiar la firma electrónica de cada uno de los clientes para poder operar”, dice Camiroaga.

La solución

Para dar respuesta a este embrollo surge Certibox, una marca de la empresa DEH online, fundada por Rodrigo Fernández Gil y Manuel Flores, que ha lanzado un software para “dar solución a algo que parecía irresoluble”. En un modelo B2B, Certibox se orienta a despachos profesionales que, mediante el pago de una suscripción anual, les permite acceder a tres servicios:

1.- La vigilancia de las notificaciones electrónicas con tal convencimiento de acierto que, en caso de error, la empresa asume las responsabilidad y se compromete a pagar las consecuencias.

2.-Actualización de los certificados digitales de todos los clientes antes de que hayan caducado.

3.-Custodia de los certificados con un servicio en la nube que permite a las empresas tener los certificados de toda su cartera de clientes centralizados de forma segura y acceder a ellos cuando lo necesiten.

Certibox cuenta con dos divisiones. Una para la pequeña empresa y los autónomos y otra para el rango de las corporate o grandes cuentas. La empresa, que lanzó su solución en 2010, cuanta ya con 30 personas en plantilla y empezó a crecer de forma exponencial en el año 2018, cuando se aproximaba el cumplimiento de la normativa. Ello le permite contar ya con más de 70.000 clientes, pero ahora que la moratoria está próxima a su vencimiento, esperan crecer a un ritmo de “2.000 clientes nuevos cada mes porque lo que nosotros solucionamos es un problema real que tienen muchas empresas”, concluye.