Expensya: el fin de la tortura con las notas de gasto

Expensya ofrece un software empresarial que permite la automatización de las notas de gasto.

Expensya: adiós a la tortura de las notas de gasto

Expensya es un desarrollador de software que se presenta como una solución B2B para la automatización de la gestión de las notas de gastos dirigida a cualquier sector y capaz de adaptarse a todo tipo de empresas, ya sean pymes, grandes corporaciones o autónomos. Funcionan con un modelo de suscripciones y un sistema de licencias. Los clientes son facturados, mensual o anualmente, en función del número de licencias utilizado.

Como solución, la empresa ha desarrollado una innovadora tecnología en el ámbito empresarial útil para agilizar los procesos de gestión de notas de gastos a empleados, managers y contables. Esta tecnología facilita la automatización de dichos gastos y su gestión en movilidad y a tiempo real. De este modo, responden a 3 grandes retos:

-Evitar la pérdida del tiempo que conlleva el proceso de entrada de datos y la gestión manual de las notas de gastos, gracias a funcionalidades tales como la entrada automática de datos a partir de una simple fotografía o el control automático de los gastos.

-La digitalización de todo el proceso, para así evitar los informes en papel y el archivo físico de facturas.

-Utilizar todos estos datos para enriquecer y facilitar el proceso de gestión, es decir: facilitar la contabilidad, el reembolso, la recuperación del IVA, la mejor comprensión de la asignación de la partida presupuestaria de gastos y la optimización de esta.

    Jihed Othmani y Karim Jouini son los fundadores de Expensya, ambos procedentes del sector TI. Othmani, con más de 10 años de experiencia en tecnologías web y cloud donde ha desarrollado soluciones que todavía se utilizan en la aeronáutica (Atos – Airbus), y Jouini, con muchos años de trayectoria profesional en compañías de la talla de Parrot, Musiwave o en Microsoft. Destaca también en Karim Jouini la faceta emprendedora, la que le llevó a detectar el problema de muchas empresas para gestionar las notas de gastos de las que dice: “conozco perfectamente la tortura que suponen, ¡y quiero verlas desaparecer!”.

    Este fue el motivo que les condujo a constituir la empresa y empezar el desarrollo en un banco del Instituto Nacional de Ciencias Aplicadas de Toulouse. A base de lanzamientos en distintas versiones y sucesivas implementaciones, al cabo de cinco años lograron disponer de un producto maduro y perfectamente adaptado a las necesidades del cliente. “Sin embargo, no por ello hemos dejado de lado la innovación: todo lo contrario, seguimos desarrollando el producto cada día a través de la metodología de desarrollo de software lean, es decir, optimizando los recursos, esfuerzos, talento y energía de nuestra organización para crear valor para nuestros clientes. Basándonos siempre en dos grandes pilares: la mejora continua y el respeto por la gente”, afirma Jouini.

    Expensya, surgida como startup en 2014, ha ido creciendo como la espuma. Actualmente supera el centenar de empleados, más de 5.000 empresas clientes de todos los sectores y más de 200.000 usuarios activos en 100 países diferentes. Cuenta con delegación en París, Túnez y Mainheim. “Estamos muy contentos con el crecimiento de Expensya. Nuestra facturación se ha multiplicado por tres cada año desde que lanzamos la aplicación”, afirman sin entrar en más detalles. A su impulso ha contribuido la inversión privada llegando a conseguir más de 7 millones de euros procedentes de distintos fondos para desarrollar la solución.

    El reto ahora lo tienen en abordar la internacionalización, un proceso que resulta complejo debido a la necesidad de adaptar el producto a la normativa legal de cada mercado de destino. En el caso de España disponen ya de la homologación de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, “lo que supone que, la copia digital de todos los tickets y facturas digitalizados a partir de la aplicación de Expensya, tienen el mismo valor legal que su copia original en caso de control por parte de las autoridades fiscales”, señalan.

    Mientras tanto, siguen concentrando sus esfuerzos en los mercados de Francia, España y Alemania. En nuestro país, Expensya entró a formar parte de los proveedores de confianza de la IBTA (Iberian Business Travel Association) y recibió el premio de innovación tecnológica mejor valorada para la gestión de notas de gastos de la parte de IBTA. También, el pasado año, la revista Comunicaciones Hoy, centrada en tecnología, les premió como mejor solución en la categoría de Software Empresarial. Formar parte de la red internacional de emprendedores Endeavor y JEF label; haber sido elegidos por la asociación Citizen Entrepreneurs para participar en el G20 Young Entrepreneurs Alliance; y estar situados en el “Top 10 Middle East Fintech 2020” de la revista Forbes Middle East, son otros de los muchos méritos acumulados en una vida de apenas seis años.