Cómo hacer más rentable tu despacho profesional

Para sacar el máximo partido a tu despacho, es necesario modernizarse y renovarse. Atrás quedaron los despachos pequeños y grises. Ahora se necesita un toque de innovación para mejorar en posicionamiento, recursos humanos, especialización, procesos y marketing. Toma nota.

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Los despachos profesionales suelen nacer por iniciativa de una dos personas cuyos apellidos aparecen normalmente en el nombre de la compañía. Precisamente, esta es la vinculación personal que los diferencia de cualquier otra empresa pequeña.

“Acostumbran a ser profesionales, asesores, que han generado confianza, han tenido una cartera de clientes y deciden dar el salto de ofrecer directamente esos servicios. El gran déficit que suelen tener es que les falta carácter empresarial. A menudo crecen y van incorporando personas y les falta capacidad para gestionar los recursos humanos, los clientes y los procedimientos”, asegura Jordi Amado, director de Planificación Jurídica y de Jordi Amado Consultores Asociados.

A veces los fundadores de despachos profesionales olvidan que se trata de empresas con todas las de la ley. Por eso, hemos querido analizar cuáles son los principales problemas a los que se tienen que enfrentar para solventar cada paso con éxito. Lee a continuación unos buenos consejos nacidos de la experiencia.

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Divide las funciones

El gran obstáculo para el desarrollo de un despacho profesional radica en la figura de su promotor. “Normalmente es el titulado que, además de ser empresario, es el asesor de sus clientes. En un principio puede estar bien, pero con el paso del tiempo el director que ejerce de profesional se desentiende del desarrollo de su propio despacho, que es una empresa con sus necesidades corporativas, sus requerimientos técnicos, humanos, sus instalaciones…”, señala Javier Gómez, director del Grupo Asser Asesores.

Debes desvincularte de la parte técnica y volcarte en la comercial. Para poder hacerlo, es necesario seguir estos pasos:

- Abandona el lado profesional. Para crecer es necesario entender que para que el negocio funcione tu labor tiene que ser la de empresario.

- Crea equipo. Para poder realizar esa labor comercial, debes crear un equipo en el que apoyarte: no basta con contratar gente, has de contar con profesionales que te inspiren una total confianza, porque el prestigio del despacho es tu propio prestigio como profesional, y aquí te la juegas. Dedica tiempo a seleccionar a tu equipo.

- Delega. Una vez creado el grupo, recurre a él. Al cliente le da más tranquilidad saber que hay más de una persona en el despacho que le puede resolver el problema.

- Busca profesionales complementarios. Es decir, si tienes gente con un perfil más comercial, busca otros más técnicos y al revés.

- Cuenta con un buen soporte administrativo. Es importante que haya una o dos personas que se encarguen de toda la gestión de clientes y que utilicen las tecnologías de la información para poder desentenderte de las tareas más burocráticas.

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Gestiona con tacto los recursos humanos

Frente a una gran organización, el trabajo diario en un despacho profesional tiene una peculiaridad: el trato es mucho más cercano, los horarios suelen ser más extensos y la implicación resulta fundamental para la buena marcha del proyecto. Las claves para gestionar a tus recursos humanos pasarían por:

- Crea un plan de carrera que les motive a seguir junto a ti. El gran temor que tienen los empleados de los despachos profesionales es a tocar techo muy pronto, por eso resulta crucial establecer un proyecto que pase por diferentes fases (junior, senior, manager y socio), con unos plazos y unos objetivos marcados de antemano, de manera que el personal sepa a qué puede aspirar.

- Apoya su formación. Cuanto más cualificado esté tu personal, mayor calidad ofrecerá tu despacho profesional. El dinero que inviertas en formación puedes supeditarlo a un plazo mínimo de estancia en la empresa, para evitar que una vez que hayan realizado un máster o se hayan especializado, se vayan con el conocimiento a otra parte.

- Ofrece incentivos. Existen convenios de despachos y oficinas que permiten regular todos los aspectos laborales, pero es bueno introducir incentivos o retribución variable en función de resultados.

- Facilita la conciliación. Un empleado satisfecho es un empleado productivo. Es cierto que en este tipo de empresas los horarios a menudo son extensos, pero las nuevas tecnologías permiten más flexibilidad. Sé flexible con las condiciones familiares de los trabajadores y ellos serán flexibles contigo.

- Motívales. La mejor forma de motivarles es implicándoles en el proyecto y para eso conviene que escuches sus posibles aportaciones.

- Busca gente con experiencia. La fidelidad de tu gente es fundamental, pero también su calidad.

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Véndete bien

La promoción, el marketing y las acciones comerciales son fundamentales: hay que saber venderse y no es suficiente con el boca-oreja. La mayoría de los despachos profesionales funcionan mucho por este sistema y está bien para empezar, pero una vez que has arrancado debes seguir avanzando.

- Crea marca. “En los despachos profesionales, la marca suelen ser las personas fundadoras, por eso resulta tan importante encontrar aquellas claves que permitan desvincular el éxito del despacho de la persona física”, insiste Alejandro Martín, socio director de TDSYSTEM.

- Promociónate como experto. En este sector, especialmente en su sentido más estricto de despachos jurídicos, económicos y tributarios, hay ciertos obstáculos o restricciones a la promoción publicitaria. Pero siempre cabe la opción más sutil: colaboraciones con medios de comunicación especializados o generalistas, a lo mejor en forma de asesoramiento legal o económico o tributario o de la materia que te corresponda.

- Crea información. Otra forma de hacer marketing más sutil es elaborando informes y creando noticias que puedes remitir a la prensa en forma de notas de prensa o a través de desayunos o reuniones y date a conocer a través de agrupaciones de clientes o profesionales.

- Haz relaciones públicas. Se trata es de estar allí donde está tu cliente. “En Studio Banana hay muchos expertos de diferentes ámbitos que van dando a conocer la organización en todas las áreas en las que se mueven”, asegura Key Portilla, su fundador.

- Patrocina cursos. O conferencias, o actos que tengan que ver con lo tuyo o con temas muy generales.

- Da clases y escribe libros. Busca aquellas materias en las que más puedas diferenciarte y ofrécelas por Internet o en los foros y redes sociales donde mayoritariamente esté tu público objetivo.

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Cuida a tu cliente

Los clientes son fundamentales, pero no por ser pequeños podemos olvidar algunas premisas aplicables al modelo de negocio de un despacho profesional:

- Ojo con dejarse monopolizar. Es cierto que resulta muy tentador tener como cliente a una gran empresa, pero a menudo esta gran compañía puede acabar monopolizándote y en este caso corres el riesgo de que cuando se vaya te provoque una crisis muy grave.

- Diversifica riesgos. Si puedes, garantízate contratos anuales de asesoramiento, con los gastos de producción aparte, con empresas de diferentes sectores.

- Mímale. El cuidado del cliente resulta crucial en un despacho profesional donde la práctica totalidad de los trabajos llegan por referencias. El dueño tiene que hacer el esfuerzo de seguir suficientemente cerca del cliente para que siga siendo suyo. Llámale de vez en cuando para que vea que, aunque has delegado, tú sigues coordinándolo todo.

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Lo que no puedas abarcar, externalízalo

Por su propia naturaleza, un despacho tiende a no poder abarcar todos los terrenos, con lo cual es bueno hacer un análisis detallado sobre qué partes del negocio forman parte de tu proceso estratégico y cuáles no. “En principio todo aquello que esté fuera del proceso estratégico y que no lo vayas a hacer tú mejor o a un coste menor, es susceptible de externalizarse (informática, ofimática, gestión de nómicas, contabilidad, mantenimiento).

También se puede dar el caso de que haya elementos que aun formando parte de tu proceso estratégico, te resulte más eficiente y eficaz sacarlos fuera”, explica Jordi Vinaixa, profesor de Innovación y Emprendimiento en ESADE.

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No olvides crecer

Y con todos los consejos ofrecidos hasta aquí, afronta tu último gran reto: crece. Si hay una preocupación común a los despachos profesionales es precisamente su miedo a avanzar y a perder ese carácter personal. Para resolver este problema, te proponemos tres soluciones diferentes:

- Crecimiento orgánico. Es, posiblemente, el más difícil, porque implica ampliar cada vez más a tu red de clientes y tu volumen de trabajo y te exige cargar las tintas sobre la estructura.

- Crecimiento por absorción. Una de las fórmulas que más éxito está teniendo para crecer es la vía de la compra de carteras más pequeñas. “Hay despachos medianos que están absorbiendo a otros más pequeños o a despachos especializados”, puntualiza Jordi Amado. De esta manera, no pierdes tu entidad como despacho profesional, pero puedes abarcar más campos de actividad.

- Trabajo en red. Un mercado tan competitivo como el actual exige buscar alianzas y trabajar en red para asumir grandes proyectos.

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