Numerosas pymes y grandes empresas se ven obligadas a organizar eventos y reuniones tanto internas como con los clientes, proveedores o medios de comunicación. El coffee break es el servicio más recurrente pero dependerá del tipo de encuentro que quieras llevar a cabo. Estos son los principales aspectos que deberás tener en cuenta antes de contratar un servicio de catering:
Qué elegir y cómo
Vinos de empresa, desayunos, (coffee breaks), cócteles, bufés, comidas y cenas. Ése es el abanico de posibilidades. La elección depende del evento que quieras organizar. Para una presentación, rueda de prensa o similar, lo mejor es un coffee break, bufé o cóctel. Si se trata de un seminario, convención o visita de proveedores, deberás incluir un almuerzo. Y si no lo tienes claro, solicita un presupuesto de catering inverso: le indicas a la empresa de catering el tipo de evento que deseas, número lo más cercano posible de personas asistentes, el tiempo aproximado de duración y el presupuesto que estás dispuesto a gastar. A la hora de contratar el servicio, interésate por conocer su experiencia en el sector, calidad de menajes que utilizan (cristalería, cubertería, vajilla…) y si cuenta con el Nº de Registro Sanitario (obligatorio si ofrece comidas).
Asimismo, en opinión de Kubalu Events , un agregador online de espacios y servicios para eventos, “es importante leer opiniones o comentarios de la empresa que vamos a contratar. Asegurarnos de que es una empresa profesional que cumple con todos los requisitos alimenticios que son necesarios para prestar este servicio”. Una opinión que, sin embargo, no comparten en Sobejano Catering , donde apuestan más por el boca a oreja. “No fiarse tanto de las fotos de las redes sociales”, sostienen.
Menú degustación
Déjate asesorar a la hora de medir las cantidades o seleccionar un menú. Y si no te convence lo que ves en el catálogo del catering, solicita una prueba de menú degustación (gratuita). Por cierto, no te extrañe que en la prueba de menú te pidan un anticipo de la mitad del coste final. Es lo habitual.
Orden, señores, orden
La planificación es importante. El servicio de catering se contrata por un número fijo, por lo que si, por ejemplo, en lugar de 50 personas van 40, no da derecho a una reducción en la factura ni devolución. No obstante, las empresas de catering suelen dejar unos días antes del evento para definir ese fijo.
“Normalmente siempre se da una señal y se cierra en un mínimo de asistentes días antes del evento pues nosotros tenemos que partir de una base. Si luego son más, se suele añadir sin problema. Si hay que cambiarlo de fecha no suele haber problema siempre y cuando para dicha fecha tengamos disponibilidad. Siempre buscamos alternativas” afirman en Sobejano Catering.
Sin embargo, la experiencia de Kubalu Events es que “normalmente, se realiza el pago del 50% en el momento de contratación del catering sobre el importe que resulta de multiplicar el precio por persona por el número de comensales. El 50% restante se paga el mismo día del evento y es aquí, cuando se ajusta el número de asistentes final. Es verdad que, normalmente, se obliga a avisar del número exacto 3 días antes del evento y nunca se podrá reducir el número de asistentes al mínimo establecido por cada empresa para poder servir (normalmente, 10 ó 15 personas)”.
Cuánto dura
“Normalmente, un catering dura una hora y cuarto, o una hora y media. Puede llegar hasta dos horas por un precio superior”, afirman en Kubalu Events, aunque el tiempo de duración suele estar relacionad con el tipo de evento. Una copa (fino, cerveza, vino…) sin comida suele durar en torno a los 20 minutos. Un cóctel, entre 30 y 60 minutos. Las comidas y cenas, hasta tres horas como máximo. En cualquier caso, siempre serás tú el que determine el tiempo final. Superado el tiempo fijado por cada servicio, siempre que se incluya camarero, se pagará un extra.
Al margen están ya los servicios especiales, como los que ofrecen en Sobejano Catering con el denominado ‘chef a domicilio’ con el que dicen llevar “el restaurante a casa: montamos la mesa, cocinamos allí, servimos y dejamos todo recogido”.
Lo que cuesta
Los principales factores que determinan el precio final son: el menú, el servicio elegido (con o sin camareros), el número de comensales y la duración. En Kubalu Events sostienen que suele haber un precio base “que cubre el trabajo que supone al profesional el traslado, cocinado y servicio o disposición del producto. Sobre ese precio base el precio irá cambiando y lo hace principalmente en torno a dos variables: el número de comensales y la duración del servicio. En el caso de un precio ‘por comensal’ nos referimos a cócteles o comidas más copiosas. Cuando se establece un precio por ‘duración del servicio’ se hace para servicios más estáticos como mesas de desayunos, o servicios de coffee break, por ejemplo”.
Estos precios varían también en función de la necesidad de camareros, mobiliario o vajilla, que son considerados los extras típicos en este servicio.
En cuanto al coste final que facilitan las fuentes consultadas en Sobejano Catering dicen que, habitualmente, un servicio de cocktail estándar ronda los 24€ por persona. En cuanto a los precios que ofrecen en el agregador están: El precio medio de coffee break oscila entre los 10€ y15€, incluyendo cafés e infusiones. Sin embargo, un catering que sirve como comida o cena, se sitúa aproximadamente entre los 20€ y 25€ ya que incluye una barra libre soft (cerveza, vino, refrescos y agua) mientras dure el servicio. Existen también servicios Premium que pueden llegar incluso a los 70€ y 100€ por comensal, claro.
Tendencias
Otra cosa que ha evolucionado a lo largo de los últimos años es el tipo de menús que suelen servirse en un catering. Por un lado se han sofisticado los platos y, por otro, tienden a adaptarse a los nuevos estilos de vida. “Desde Kubalu Events hemos notado que la filosofía healthy del día a día del particular también se expande a la demanda que hace éste para los eventos: tanto de empresas, como los personales. El cliente se decanta por caterings eco-friendlies, basados en la oferta de productos saludables y ecológicos.
La oferta se adapta a esta tendencia y, por ello, ofrece un servicio más healthy y que a la vez cuida la estética. Una oferta que se inclina cada vez más por una variedad de producto que deja de lado los clásicos canapés y tiende a la innovación y a nuevos conceptos como los llamados “finger food”, un picoteo para el que no se necesita ni mesas ni cubiertos, acompañado siempre de una copa o refresco”.
En el caso de Sobejano Catering aprecian otro tipo de cambios. “Cada vez se solicitan más servicios por las empresas en los que los empleados se impliquen en el evento: bien a través de Showcookings, maridajes, teambuildings”.
