¿Quién puede negar las maravillas de Excel? ¿Quién no se ha visto seducido por su potencial para gestionar los números de una empresa?
Reconozcámoslo: Excel pone.
Pero también impone: ¿Quién no se ha visto a veces saturado por Excel? ¿Cuántas veces nos hemos encontrado con celdas con códigos ininteligibles como ”#¡VALOR! “, “#¡DIV/0!”, “#¿NOMBRE?”, “#¡NULO!” o “#####”?
Más de uno se habrá pasado horas dándole vueltas a un error sin saber cómo solucionarlo. ¿Y a quién no le han dado ganas de mandar la hoja de cálculo a la papelera, por decirlo con diplomacia?
Y es que Excel es un arma de doble filo. Para quien lo domina es un prodigio (tanto el programa como él). Para los iniciados, puede convertirse en una carrera de obstáculos y celdas indescifrables.
Por qué Excel puede hacerte la contabilidad más difícil
Excel. Probablemente se trate del programa más grande, poderoso e importante de todos los tiempos para las empresas. Y no lo decimos nosotros, lo dice James Kwak, reputado profesor de Economía de la Universidad de Connecticut y autor del reconocido blog de finanzas The Baseline Scenario.
Kwak, en un famoso blogpost, cuenta cómo el gran banco británico JPMorgan perdió miles de millones por un error de copia y pega en una hoja de Excel. Y advierte:
El gran problema de Excel es que cualquiera puede crear una hoja de Excel (pero mal). Ya que es tan fácil de usar, la creación de hojas de cálculo importantes no se limita a gente que entiende de programación y trabaja bien documentada y metódicamente.
Es decir, las empresas subestiman la importancia de Excel, pues cualquier hijo de vecino puede abrir una hoja de Excel y empezar a trabajar con ella, aunque no entienda nada.
¿Y cómo afecta esto a tu contabilidad? Como ya habrás intuido, “liarla” con Excel es relativamente fácil. Infravaloramos el poder de una celda y una hoja de cálculo. Y peor: sobrevaloramos nuestra pericia.
Los problemas concretos de Excel para tu contabilidad se pueden resumir en cuatro puntos:
• Configurar una hoja de cálculo requiere planificación. Has de organizar el registro de ingresos y gastos. Y eso lleva un tiempo y, en muchas ocasiones, contratiempos.
• Al hilo de lo anterior: una vez montado todo el tinglado, Excel no es lo suficientemente flexible para reconfigurarlo.
• Excel se sobrecarga cuando quieres trabajar con grandes cantidades de datos, combinar varias hojas de cálculo o incluir scripts. Y no se integra fácilmente con otras aplicaciones de pequeñas empresas destinadas a gestionar el negocio.
• Excel no incorpora ningún tipo de información relativa a la legislación fiscal y contable. Y así, obviamente, no puede estar al día de una información que no tiene.
Valga una aclaración: no se trata de echar pestes sobre Excel. No hay duda de que Excel es un gigante. Pero con pies de barro en términos contables.
Por qué un programa de contabilidad online es mejor para tu negocio
Puede que llegados a este punto, se te escape un “Sí, pero…” y ese “pero” sea el ahorro: en efecto, con Excel te ahorras más dinero, pues no tienes que comprar otro programa extra para tu contabilidad.
Y ahí tienes razón, pero sólo si te detienes a mirar el árbol. Si, por el contrario, alzas la cabeza para mirar el bosque entero, verás que lo (poco) que quieres ahorrar por un lado, lo pierdes (y mucho) por el otro: pues Excel te consume mucho tiempo. Y el tiempo vale más de lo que pretendes ahorrar.
Veamos por qué te sale más a cuenta un programa de contabilidad online:
• Todos los procesos están configurados previamente: no tienes que organizar ni planear nada antes de empezar a introducir la información. Un programa de contabilidad ya está adaptado.
• La contabilidad está automatizada: los informes contables y fiscales como la declaración de IVA, la cuenta de resultados o el balance de situación se generan con un solo clic.
• El margen de error es reducido y es más fácil de detectar.
• Es online, por lo que la información está segura “en la nube”. Tus datos se transmiten del ordenador a servidores seguros y cifrados, por lo que te ahorras las engorrosas copias de seguridad y te puedes ir tranquilo a la cama.
• Ya que seguimos en la nube: puedes aprovechar otras aplicaciones y sincronizarlas con tu información contable (control de gastos, inventario, facturas, etc.).
• No tienes que inquietarte por la legislación fiscal y contable. El programa la tiene en cuenta y la actualiza cuando hay cambios.
• Puedes acceder desde cualquier dispositivo, a cualquier hora y en cualquier lugar. Es otra de las ventajas de tener la información guardada en la nube.
• El servicio es inmediato. No tienes que instalar programas ni hacer actualizaciones. Accedes con una cuenta de e-mail, una contraseña y listos.
Un programa de facturación y contabilidad no es un lujo. Para un emprendedor resulta un socio y un aliado para las batallas más difíciles del emprendimiento.
Y como buen socio y aliado, te ayudará a crecer y a tener un mayor control de tu negocio.
