¿Quién no ha sido empleado antes de hacerse emprendedor? La mayoría, por no decir todos. El cambio es tremendo y no sólo a nivel jurídico o fiscal: a nivel psicológico y social el ser emprendedor es una experiencia tan importante que acaba por convertirse en un estilo de vida.
Hacerse emprendedor es como abandonar la casa de los papás: ahora tienes que encargarte solito de todo. Antes recibías tu paga regular a final de mes; lo máximo que tenías que hacer era mirar tu cuenta.
Pero ahora eres emprendedor y el dinero no llega a tu cuenta por caridad ni arte de magia. Ahora has de salir a buscarlo. Y para eso inventaron la facturación.
Cómo controlar la facturación antes de que la facturación te controle a ti
Para emprender con éxito saber organizarse es imprescindible. Es una verdad de Perogrullo, pero que no aplicamos a todos los aspectos. La facturación es un ejemplo. Conviene no subestimarla, porque si hay algo donde los nuevos emprendedores cometen más errores y que les causa más horrores es la facturación.
En Debitoor, nuestro programa de facturación, acostumbramos a recibir consultas con la siguiente apostilla: “Perdona que haga tantas preguntas, pero es que soy nuevo en todo esto y voy un poco perdido”.
Está bien, le perdonamos. Pero para ahorrarnos las disculpas y que tú nos las tengas que pedir, apostaremos aquí por una facturación más racional. Y por más racional queremos decir que cumpla su función (gestión de ingresos y gastos) con el menor gasto de recursos (y el tiempo también es un recurso).
Así que lo mejor sería ir por partes, como ya nos enseñó Jack el Destripador:
1. Registra tu trabajo con precisión
No pierdas de vista el tiempo de trabajo y los recursos invertidos en el proyecto de un cliente y asegúrate de que facturas todo.
Puedes emplear programas especializados en la gestión del tiempo (como TimeStarter, por ejemplo) o simplemente hojas de Excel donde apuntes las horas y los días de trabajo. Tampoco olvides guardar los recibos de los gastos.
Y no lo dejes para el final, que es cuando la memoria más traiciona.
2. Define con qué regularidad vas a facturar
¿Mensual? ¿Semanal? Negocia bien con tu cliente cuándo le vas a facturar y con qué regularidad.
Recuerda que la base de toda buena organización es la regularidad; no la improvisación o la indefinición.
3. Define qué tipo y condiciones de pagos
Paypal existe. Y es una forma de pago rápida y eficaz a diferencia del clásico abono en cuenta o transferencia bancaria.
No se trata de hacer apología de una única forma de pago, sino de hacer hincapié en una verdad como un puño: cuanto más fácil se lo pongas a tu cliente para pagarte, más rápido lo hará.
Luego no olvides especificar bien las condiciones de pago. Y precisar no quiere decir únicamente “14 días desde la fecha de emisión de la factura”. Se lo pondrás más fácil a tu cliente si también precisas la fecha límite. Lo repetiré una vez más: cuanto más fácil se lo pongas, más rápido lo hará. Así que no pongas palos en las ruedas de tu caja.
4. Sé educado (pero firme)
Muchas veces hay que ir a buscar el pago. De lo contrario, los clientes no te pagan. Es incómodo, lo sé. Pero recuerda que tus clientes no te están haciendo ningún favor. Su deber contractual y moral es pagarte tal y como habíais acordado.
La educación es más efectiva que la bulla, que no hace más que viciar las relaciones. Pero lo cortés no quita lo valiente. Así que no seas tímido: sé firme, sin perder, claro está, las formas.
5. Factura cuando el trabajo esté hecho
“Gran persona debió de ser el primero que llamó pecado mortal a la pereza”, escribió Larra, quien popularizó el “Vuelva usted mañana” en un artículo inmortal.
A veces estamos poseídos por el espíritu del “mañana, mañana”. Pero no siempre es pereza: después de un trabajo queremos saltar al siguiente o a lo siguiente. Una vez más infravaloramos la facturación. Y la dejamos para mañana o para final de mes. La pereza pasa entonces a ser desidia.
¿Quieres cobrar a tiempo? Pues una vez acabado el trabajo, crea la factura y envíasela a tu cliente.
6. Usa facturas profesionales
Ya te lo explicaba en otro lugar. Pero tendré que repetirme, qué remedio: una factura profesional es una factura bien hecha, inteligible y atractiva cuya función principal no sólo es indicar una transacción comercial, sino potenciar tu marca.
No subestimes la importancia de una factura profesional. Es una forma de marcar diferencias con el resto de competidores.
El efecto en tus clientes cuando reciban tus facturas puede ser cabal sobre la imagen que se hagan de ti. No olvides que la primera impresión es lo que cuenta.
